Digitalizzazione e compliance vanno a braccetto: l’una chiama l’altra in un rimando continuo e indissolubile, come due facce della stessa medaglia.
L’onda inarrestabile del digitale sta investendo tutti i processi organizzativi e amministrativi delle aziende, indipendentemente dal settore. Le dinamiche operative seguono nuovi modelli e le procedure analogiche si rivelano totalmente inadeguate nel supportare la nuova realtà.
Anche il contesto normativo spinge verso la digitalizzazione delle imprese. Alcuni processi finora eseguiti manualmente dovranno essere digitalizzati e automatizzati, con ricadute significative sull’operatività aziendale.
Come affrontare le nuove sfide dal punto di vista tecnologico, normativo e organizzativo? Come gestire il connubio tra digitalizzazione e compliance? Loris Marchiori, Corporate Communication Director di Archiva, racconta il cambiamento in atto e le mosse per favorire la trasformazione digitale nel rispetto della conformità. Tutti i temi saranno approfonditi durante ChangeUp, l’evento organizzato da Archiva che si terrà a Verona in data 10 ottobre, con tanti esperti del mondo legale, accademico e IT.
Digitalizzazione e compliance, un binomio indissolubile
«Normativa e tecnologia – esordisce Marchiori – oggi procedono di pari passo. Da un lato, l’evoluzione tecnologica, poiché deve essere regolamentata, richiede un progressivo adattamento legislativo. Dall’altro, poiché abilita la possibilità di processi alternativi, spinge verso l’emanazione di nuove norme. In Italia e negli altri Stati UE, le leggi figlie dell’innovazione digitale fanno soprattutto riferimento alle direttive europee. Tra le novità più impattanti, ricordiamo ad esempio il processo di re-ingegnerizzazione del sistema informativo AIDA 2.0 (Automazione Integrata Dogana Accise), che introduce cambiamenti significativi per le operazioni di import / export; oppure il Decreto (DM n. 59/2023) entrato in vigore lo scorso giugno che rivoluziona il sistema di tracciabilità dei rifiuti, il cui ingresso progressivo interesserà in primis le aziende di produzione industriale e artigianale con oltre 50 dipendenti e che diventerà applicabile nel nostro Paese dai primi mesi del 2025».
Who's Who
Loris Marchiori
Come segnala Marchiori, un altro cambiamento decisamente significativo riguarda nei prossimi tre anni il passaggio alla fatturazione elettronica obbligatoria per diversi Stati europei (in particolare Francia, Spagna, Slovacchia, Polonia, Bulgaria, Finlandia, Romania, Serbia, Danimarca e Belgio). Inoltre, è al tavolo di discussione il progetto ViDA ovvero VAT in Digital Age che intende armonizzare le dichiarazioni IVA a livello intercomunitario e prevede lo sviluppo di un sistema unico per la rendicontazione fiscale basato su fatturazione elettronica.
Compliance by-default e il supporto degli esperti
Digitalizzazione e compliance, insomma, procedono sullo stesso binario, anche se non sempre alla stessa velocità. Tuttavia, nel contesto di continua trasformazione tecnologica e legislativa, le aziende sono chiamate a tenere il passo. L’upgrade tecnologico è necessario per soddisfare i requisiti normativi. Ma come procedere e con quali strumenti?
«Innanzitutto – afferma Marchiori – le imprese devono attuare un cambio di mentalità. Come nel caso del tanto inviso GDPR, ovvero il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, le normative vengono spesso viste come l’ennesima burocrazia che va a bloccare il business. In realtà, possono rappresentare un’opportunità per ottimizzare i processi, migliorare l’organizzazione ed essere percepiti come un’azienda di maggior valore. Ad esempio, oggi uno dei pillar comunicativi è l’equità: pertanto, l’adesione al GDPR trasmette un’immagine molto positiva nei confronti dei clienti».
Insomma, cambiando prospettiva, gli obblighi di refresh tecnologico e compliance diventano un vantaggio competitivo. Tuttavia, lo sforzo di essere open-minded può non bastare e serve il supporto degli specialisti.
«Archiva – sottolinea Marchiori – nasce al servizio delle imprese per risolvere i problemi quotidiani. Quando siamo partiti, diversi anni fa, ci occupavamo di questioni esclusivamente burocratiche, legate alla gestione documentale. Quindi abbiamo deciso di compiere un passo in avanti, mettendo a disposizione dei clienti la tecnologia per ottimizzare i processi aziendali, dalle soluzioni di Business Process Management ai sistemi di Robotic Process Automation fino ai Web Services. Il punto cruciale però è consentire il miglioramento dell’efficienza operativa garantendo la sicurezza dei sistemi e il rispetto della compliance by-default. Ad esempio, un aggiornamento tecnologico della piattaforma di Customer Relationship Management, che tratta dati sensibili, deve necessariamente tenere conto delle normative in materia di data protection».
L’innovazione come meta, la compliance come bussola
L’obiettivo di Archiva diventa allora responsabilizzare chiunque, all’interno dell’azienda cliente, verso il binomio digitalizzazione e compliance. Ognuno deve sentirsi coinvolto nel processo di innovazione tecnologica, ma essere anche consapevole dei rischi e avere gli strumenti per superare le sfide.
«Dobbiamo portare tutti a bordo – afferma Marchiori – e stimolare l’accountability personale. La digitalizzazione sembra averci trascinati in un grande deserto: sappiamo che dobbiamo uscirne, che dobbiamo attraversarlo e arrivare dall’altra parte, ma non capiamo come fare e dove passare. Le aziende devono essere in grado di mettersi in gioco, sperimentare e fallire velocemente. Bisogna insomma avere il coraggio di sbagliare, perché dopotutto ci troviamo in un terreno inesplorato».
In questo senso, le normative e gli obblighi di compliance possono servire da bussola (o da binari) per mantenere la rotta. L’innovazione tecnologica resta comunque la meta obbligata perché permette non solo di essere competitivi e conformi, ma anche di «creare un luogo di lavoro migliore e più attrattivo per le risorse», come sottolinea Marchiori in chiusura.
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