Farsi la soluzione in casa, ritagliata sulle proprie esigenze, oppure scegliere una soluzione esterna, più “industriale” ma delegando alcune attività fuori dall’azienda?
L’annosa scelta fra Make or Buy si applica anche nella decisioni che riguardano le soluzioni di dematerializzazione e digitalizzazione.
Vediamo alcuni elementi sui quali soffermarsi prima di scegliere.
- Focalizzazione sul core business – Focalizzarsi sul core business significa concentrare tempo e risorse su progetti a elevata valenza strategica, esternalizzando i processi non direttamente attinenti.
- Trasferimento a terzi di informazioni rilevanti – Il ricorso a un outsourcer comporta il trasferimento di informazioni che possono essere ritenute strategicamente rilevanti per l’azienda.
- Velocità nel reperire tecnologia, competenze e know-how – I progetti caratterizzati da un forte contenuto tecnologico e normativo possono richiedere conoscenze e competenze che, se sviluppate internamente, comportano un impegno di tempo non compatibile con le esigenze.
- Necessità di aggiornamento tecnologico e normativo – I progetti legati all’evoluzione tecnologica e normativa richiedono un costante aggiornamento relativo a tali tematiche; è necessario, quindi, investire tempo e risorse in questa attività.
- Gestione della relazione con l’outsourcer – L’outsourcer è a tutti gli effetti un fornitore di servizi e, in quanto tale, l’azienda che sceglie di rivolgersi a un provider deve predisporre e gestire un sistema di monitoraggio e controllo delle sue prestazioni.
- Sviluppo interno di competenze – Lo sviluppo di competenze specifiche interne può costituire un valore per l’azienda oppure anche uno spreco di risorse non core-business, che può essere trasferito in altri ambiti.
- Assegnazione di responsabilità – Un progetto sviluppato in house richiede l’assegnazione delle responsabilità a una figura interna all’azienda.
- Gestione delle infrastrutture IT – Lo sviluppo interno di un progetto permette all’azienda di utilizzare l’infrastruttura esistente, di converso un progetto in outsourcing demanda al fornitore gli oneri di gestione delle infrastrutture tecnologiche.
- Gestione delle interfacce fra le infrastrutture IT – Lo sviluppo interno del progetto permette di sviluppare un’architettura organica a quelle in essere, mentre una realizzazione in outsourcing richiede adattamenti fra le infrastrutture IT interne e quelle del provider.
I costi da sostenere
La spesa per la digitalizzazione dei processi va vista in chiave strategica come investimento per il miglioramento dell’efficienza d’impresa e la sua migliore collocazione in contesti di mercato più competitivi.
l costo per portare a regime componenti base per processi digitali, quali la Conservazione Sostitutiva, la Fatturazione Elettronica o l’Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento (con particolare riferimento allo scambio dati in formato elettronico strutturato via EDI) non è particolarmente elevato.
Le principali voci di spesa (alcune relative a costi correnti annui, altre a investimenti “una tantum”) sono riportate di seguito, nella tabella riepilogativa.
Questi progetti – in particolare quelli che impattano sullo scambio delle informazioni del Ciclo dell’Ordine – necessitano di agganciarsi ai “morsetti” di un’efficace architettura informatica interna: sistemi allineati e integrati, che dialogano agevolmente tra loro.
I costi da sostenere per ogni singolo documento sono indicativamente i seguenti e tengono conto dell’investimento iniziale e dei costi correnti annui (per volumi limitati di documenti):
- Conservazione sostitutiva dell’attivo: 0,5 euro a documento
- Conservazione sostitutiva del passivo (con scansione del cartaceo ricevuto): 1,2 euro a documento
- Fatturazione elettronica (comprensiva del servizio di Conservazione sostitutiva): meno di 1,5 euro a fattura
- Invio di dati in formato EDI sui quali è applicata una traduzione di formato: circa 1,3 euro a documento
Questi valori, frutto di un’analisi dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, possono scendere anche significativamente se i volumi di documenti gestiti all’anno raggiungono le centinaia di migliaia di documenti.
Accanto alla spesa per l’adozione della soluzione vanno considerati gli investimenti e i costi correnti di matrice prettamente organizzativa:
- costi di cambiamento interno (costi di gestione del progetto e delle risorse interne all’azienda impegnate nel progetto, costo di formazione del personale ecc.)
- costi di cambiamento esterno (costo per instaurare relazioni, scegliere standard di comunicazione e di processo in caso di integrazione con clienti e/o fornitori, stimolare l’adozione, eccetera).
