Nel panorama produttivo ed economico odierno le Virtual data room (letteralmente “Stanze dati virtuali”) acquisiscono un’importanza sempre maggiore. Le aziende, infatti, producono quotidianamente una grande quantità di dati. Conservare e organizzare queste informazioni in un luogo sicuro e in modo che siano facilmente consultabili è di conseguenza diventato fondamentale per ogni azienda, indipendentemente dal settore della loro attività. Ed è a questo punto che entra in gioco una “stanza dei dati” virtuale.
Virtual data room: che cosa è
Per capire che cos’è una Virtual data room è necessario, prima di tutto, conoscere che cosa sia una data room. Come vedremo in dettaglio, si tratta infatti di due entità “affini”, nate per fornire le stesse funzionalità e dare risposte alle stesse esigenze. Una data room “tradizionalmente intesa” è una stanza fisica, sorvegliata e ad accesso limitato, all’interno della quale si trovano documenti e dati riservati e di grande importanza.
Che cos’è, quindi, una Virtual data room (VDR)? Come dice il nome, una Data Room virtuale. Ossia, un portale web ad accesso controllato, all’interno del quale si trovano archiviati dati e documenti riservati in formato digitale. Gli utenti che hanno i privilegi per accedere alla VDR potranno consultare i documenti, fare domande e confrontarsi, mentre i download dei documenti potranno avvenire solo in maniera sicura e con la certezza che i file non potranno essere in seguito “contraffatti”.
A che cosa serve una Virtual data room
Le Virtual data room sono necessarie in caso di due diligence e in tutte quelle occasioni nelle quali due o più aziende ed enti devono scambiare tra loro dati, informazioni e documenti in maniera riservata e sicura. Le data room, ad esempio, rivestono un ruolo fondamentale nelle operazioni di acquisizione e cessione di un’azienda (o di un ramo d’azienda), in quelle di fusione tra due entità o in altre tipologie di accordi che richiedono un’analisi attenta di tutti i dati a disposizione per individuare i possibili rischi e problematiche a essi connessi.
Questo, però, è solo uno dei tanti utilizzi che una “stanza dei dati” può avere oggi. Un’azienda con sedi sparse in tutto il mondo, ad esempio, può decidere di utilizzare una VDR per mettere a disposizione di tutti i dipendenti documenti riservati in maniera assolutamente sicura.
In un ambiente lavorativo che diventa sempre più globalizzato e virtuale, si tratta di un asset di primaria importanza.
Come funziona: ambiente cloud ultra-sicuro
Alla base del funzionamento di una Virtual data room troviamo un ambiente cloud accessibile da qualunque dispositivo dotato di una connessione a Internet. Come ogni altro servizio sulla nuvola, dunque, una VDR può essere utilizzata indifferentemente da computer (desktop e laptop), da tablet o smartphone e in qualunque luogo ci si trovi. Il funzionamento di questo ambiente cloud, però, differisce rispetto da quello degli altri applicativi che siamo soliti utilizzare.
Rispetto agli strumenti di cloud storage, con i quali le Virtual data room hanno diversi punti di contatto, le “stanze dei dati” si contraddistinguono per gli elevati standard di sicurezza, sia “in ingresso” sia all’interno dell’ambiente operativo della piattaforma. Il creatore della VDR, infatti, avrà la possibilità di gestire gli accessi attraverso un tool simile a un Network Access Control, che permette di assegnare a ogni singolo utente un ruolo differente e privilegi specifici.
Questo, però, è solo uno degli aspetti legati alla protezione degli utenti e alla protezione dei dati ospitati nella stanza dati virtuale. Chi crea la stanza ha infatti la facoltà di controllare le azioni compiute dagli utenti, analizzare i documenti che hanno visualizzato e quelli scaricati (sempre se possibile, ovviamente) e monitorare la permanenza all’interno della VDR. In caso di comportamenti anomali sarà possibile revocare immediatamente i privilegi ed evitare, così, che un utente (o un gruppo di utenti) possano continuare a visualizzare i dati.
La possibilità di gestire i privilegi di ogni singolo utente in maniera granulare consente ai creatori della Virtual data room di scegliere chi può vedere che cosa.
Le differenze con la data room fisica
La differenza tra una data room “tradizionalmente intesa” e una data room virtuale sta tutta in quest’ultima parola. Come abbiamo visto, fino all’avvento del web e degli applicativi cloud, le data room erano delle stanze fisiche, sorvegliate 24 ore su 24 e rese così accessibili solamente alle persone con adeguati permessi. Esattamente ciò che accade oggi con le virtual data room, solo che in questo caso tutto si svolge in un ambiente cloud.
Le misure di sicurezza per garantire l’inaccessibilità dei dati, però, sono le stesse: chi crea la “stanza sulla nuvola” deve fare in modo che le informazioni possano essere consultate solamente da chi ne ha i privilegi e deve essere in grado di tracciare ogni singola azione che accade all’interno. Al posto della sorveglianza “in carne e ossa”, dunque, troveremo algoritmi di crittografia e di sicurezza informatica che vigileranno sull’accesso alla stanza virtuale, sui file aperti e consultati e sul tempo di permanenza al suo interno.
Come scegliere e integrare la VDR in azienda
Ma come scegliere la Virtual data room più adatta alle esigenze aziendali? E come si integra all’interno dell’infrastruttura informatica aziendale già esistente? Scopriamolo insieme.
- Strumenti e misure di sicurezza. L’aspetto più importante da considerare quando si sceglie una VDR è quello della sicurezza. Ci si dovrà accertare che la soluzione garantisca un valido strumento per la gestione degli accessi e degli account e che permetta di controllare in maniera granulare privilegi e l’attività di ognuna delle persone collegate alla data room. Un aspetto da non sottovalutare, poi, è il possesso di certificazioni, che attestino il rispetto di standard di sicurezza riconosciuti a livello mondiale
- Gestione dei file. Una Virtual data room di buona qualità si riconosce anche dal sistema di gestione dei file. Ovviamente, la “stanza dei dati” deve essere in grado di supportare qualunque tipologia di file, dai documenti di testo ai rendering grafici di progetti, passando per foto, video e cartelle compresse. Inoltre, il tool di gestione dei file deve essere dotato di un motore di indicizzazione estremamente potente, in modo che la ricerca tra i file ospitati nella Virtual data room sia semplice e immediato
- Facilità d’utilizzo. La Virtual data room, inoltre, deve essere facile da utilizzare. Non tutti gli utenti, infatti, potrebbero avere competenze informatiche avanzate e un’interfaccia utente troppo complessa da “digerire” potrebbe rendere difficile la ricerca e la consultazione dei file presenti nel cloud. Per questo, dunque, è necessario scegliere una VDR con interfaccia utente ottimizzata.
L’integrazione di una Virtual data room nell’infrastruttura aziendale non è complessa: si tratta di un nuovo “modulo” da aggiungere alla propria infrastruttura cloud e che non comporta problemi di incompatibilità con altre soluzioni già utilizzate. Come si può immaginare, però, creare una Virtual data room da zero richiede competenze che non tutte le aziende possono avere. Per questo è consigliabile rivolgersi a software house che offrano data room virtuali “as-a-service”, personalizzabili in base alle esigenze e necessità dell’azienda.
