In un’epoca in cui demand planning e approccio on time alla produzione diventano veri e propri fattori di vantaggio competitivo, il Project Management software è un moltiplicatore di forze dei team aziendali.
Questo tipo di soluzione aiuta infatti a organizzare la gestione del tempo e delle risorse e a implementare report sempre più accurati sulle prestazioni dell’organizzazione, evidenziando con precisi KPI cosa funziona a livello di processo e cosa invece andrebbe migliorato.
Ma la prerogativa principale di un software di gestione dei progetti evoluto è quella di offrire strumenti e metodologie in grado di rendere la collaborazione tra i team più semplice e continua, a prescindere da dove si trovino fisicamente le diverse professionalità che prendono parte a un progetto.
Cosa fa un Project Management software
Il Project Management software, di fatto, comprende tutte le piattaforme e i tool che aiutano i manager e i team a pianificare, coordinare ed eseguire ogni aspetto del lavoro.
Esiste una varietà incredibilmente ampia di funzionalità per la gestione dei progetti, dagli elenchi personali di cose da fare agli ambienti di collaboration stratificati, che facilitano la condivisione delle attività nelle aziende di qualsiasi forma e dimensione.
Il segreto delle soluzioni più avanzate del mercato? Riuscire a integrare tutte queste funzioni all’interno di un’esperienza seamless e gradevole. In effetti, queste piattaforme sono – o dovrebbero essere – implementate per essere facili da usare, semplificando il lavoro all’interno di scenari sempre più complessi e impredicibili e garantendo la resilienza operativa anche in caso di imprevisti.
Project Manager: identikit di una delle figure più ricercate dalle aziende
Semplificare la gestione di processi e flussi
Per massimizzare la loro pervasività anche in ottica di lavoro agile, questi tool sono di solito erogati in modalità as-a-service. Funzionando online, quindi, l’altra caratteristica fondamentale è la salvaguardia della sicurezza di dati e processi.
La soluzione ideale dovrebbe permettere agli amministratori di sistema di stabilire quali utenti hanno accesso a quali parti della piattaforma e con quale frequenza aggiornare le password e i protocolli di sicurezza, abilitando di fatto un meccanismo di Identity & Access Management in grado di semplificare la gestione dei processi aziendali pure sul fronte della cybersecurity e della Data Protection.
Le funzionalità essenziali
Come detto, una delle principali prerogative di un buon software di gestione dei progetti è la sua capacità di fungere da strumento all-in-one per un’ampia gamma di funzionalità. In particolare, una suite evoluta deve abilitare:
- Collaborazione di gruppo senza soluzione di continuità
- Elenchi di attività condivisi
- Comunicazione in tempo reale
- Monitoraggio del budget
- Tracciamento del tempo per migliorare la produttività
- Archiviazione centralizzata dei file
- Delega delle attività, con tag, file, date di scadenza e descrizioni della fase del progetto
- Organizzazione smart basata sul Cloud
I vantaggi del software di gestione dei progetti per le aziende
Sempre più organizzazioni si affidano ai project management software perché offrono una serie di vantaggi trasversali, immediatamente riscontrabili, e soprattutto misurabili. Tra questi, i principali e comuni a tutti i segmenti di business, sono:
- Maggiore produttività
- Accesso centralizzato a file e dati
- Gestione semplificata delle attività
- Trasparenza sulle attività in corso tra i membri del team
- Definizione degli obiettivi e monitoraggio dei progressi in tempo reale
- Gestione accurata delle risorse
- Migliore collaborazione e comunicazione
Come scegliere la soluzione adatta alle proprie esigenze
Quando si valuta una applicazione di questo tipo, è necessario analizzare l’offerta disponibile sul mercato prendendo le mosse da una serie di criteri.
I fattori di scelta più comuni sono (ovviamente) quelli che riguardano il budget a disposizione e le dimensioni del team, ma un numero sempre maggiore di imprese valuta anche il potenziale delle soluzioni in termini di scalabilità, le opzioni di autorizzazione e sicurezza, la capacità di archiviazione dei file e le funzionalità di integrazione.
Le altre considerazioni dovrebbero riguardare aspetti già citati, come la facilità d’uso, soprattutto in relazione alle sfide che il team dovrà affrontare.
Il costo dipende principalmente dal numero di utenti e dal numero di funzioni desiderate. Per i piani più semplici, la fee media si aggira intorno ai 5 euro euro al mese per utente, ma se si opta per versioni più avanzate della soluzione, tipicamente progettate per rispondere alle esigenze di organizzazioni di classe Enterprise, il prezzo per utente può anche quadruplicare.
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Panoramica dei principali software di Project Management disponibili sul mercato
Vediamo ora quali sono alcune delle soluzioni disponibili in Italia, evidenziando le caratteristiche di ciascun prodotto in base al tipo di necessità che può esprimere un’impresa, in funzione sia della sua struttura organizzativa sia del settore di business a cui appartiene.
Asana
Asana è un Project Management software molto apprezzato per la sua capacità di integrare gli strumenti di collaborazione. Il prodotto, inoltre, si è guadagnato la reputazione di ambiente affidabile e facile da utilizzare.
Grazie all’accesso semplificato al calendario, i membri del team possono visualizzare tutte le scadenze più importanti in un unico repository dedicato, mentre la struttura agile del software abilita un approccio iterativo e a tempo per i flussi di lavoro di sviluppo del prodotto.
Con uno strumento ad hoc, gli stakeholder del progetto possono effettuare inoltre richieste di modifica e gestione dei casi, tenendo traccia in modo efficiente delle variazioni con priorità e tempistiche.
Basecamp
Basecamp è uno strumento Cloud based di gestione dei progetti che aiuta i team a rimanere organizzati, a collaborare in modo efficiente e a completare i lavori nei tempi previsti. Accessibile tramite browser web, desktop o applicazione mobile, Basecamp utilizza esclusive hill charts per fornire una panoramica dell’avanzamento del progetto.
Con un meccanismo di check-in automatico, è possibile creare promemoria di routine per i membri del team e fornire aggiornamenti in tempo reale sulle attività svolte.
Il sistema di archiviazione dei file consente di mantenere i documenti e le risorse del progetto organizzati nello stesso luogo in cui sono pianificate le operazioni.
Monday.com
Particolarmente adatto alle startup con budget limitato, Monday.com è concepito per aiutare i team a lavorare senza limiti fisici e logici quando si tratta di gestione condivisa di progetti e attività.
Il sistema offre un’interfaccia intuitiva e facile da usare, con una serie di funzioni personalizzabili che soddisfano le esigenze specifiche di collaborazione e comunicazione di qualsiasi team, in tutti i settori.
Il diagramma di Gantt incorporato nella soluzione consente di creare relazioni tra le attività e di aggiornare i vari owner sulle date di scadenza con facilità. È possibile, inoltre, scegliere tra un centinaio di opzioni di automazione già pronte o crearne di personalizzate per creare flussi di lavoro che sincronizzano processi, task e persone.
A differenza della maggior parte degli altri software di gestione dei progetti, Monday.com dispone inoltre di una colonna nativa per il monitoraggio delle ore.
Netsuite
Il software Cloud based di Oracle consente ai team di collaborare e mantiene i manager aggiornati sullo stato dei progetti utilizzando dati in tempo reale, in modo che le aziende possano identificare e prevenire in modo proattivo i potenziali problemi. Allo stesso modo, gli stakeholder ottengono visibilità e controllo completi, potendo monitorare e riferire sullo stato del progetto in qualsiasi momento e ovunque.
Diventa così possibile gestire contemporaneamente diverse tipologie di progetti monitorando tutte le metriche finanziarie rilevanti, compresi i budget di progetto, le stime, le prenotazioni, i lavori in corso e la percentuale di completamento, le fatture, le tappe di fatturazione, i costi effettivi e altro ancora.
Trello
Trello è uno strumento di gestione dei progetti basato sul web che utilizza un sistema a schede per aiutare gli individui e i team a organizzare le attività. È uno strumento facile da usare che consente agli utenti di tenere traccia dei propri progressi, di collaborare con i membri del team e di visualizzare il flusso di lavoro in modo semplice e intuitivo.
Trello in particolare utilizza le schede Kanban per aiutare a monitorare i progressi delle attività e dei progetti, con la facoltà di creare liste di controllo e di suddividere le schede in attività più semplici.
Il sistema integrato di feed permette di visualizzare tutte le modifiche e le attività recenti sulla lavagna del progetto, a partira dagli aggiornamenti delle schede e dai commenti gli utenti.
Wrike
Anche Wrike è un project management software Cloud based, capace di integrarsi con una serie di piattaforme impredicibile per ottimizzare la gestione dei progetti, come Google Drive, Zendesk, WordPress, Zapier, Slack e altri ancora. Il software ha una funzione dedicata per rendere più fluido il processo di revisione del lavoro svolto, e consente anche la la gestione semplificate del budget e delle spese, con la possibilità di personalizzare le preferenze di valuta e creare tariffe orarie e ruoli lavorativi predefiniti per ciascun progetto.
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Le altre soluzioni da tenere sott’occhio
Oltre alle soluzioni fin qui descritte, è utile citare una serie di soluzioni che possono tornare estremamente utili a organizzazioni che hanno esigenze specifiche o verticali. ClickUp, per esempio, è considerato tra le migliori piattaforme da affidare ai team di sviluppo Agile, mentre Zoho Projects è riconosciuto dal mercato per la sua capacità di integrare una grande varietà di strumenti.
Se Smartsheet si segnala per l’efficacia nell’automazione del flusso di lavoro, Notion è particolarmente adatto ai team di creatori di contenuti. Airtable è formidabile per le aziende che hanno sviluppato un approccio data-driven, così come Teamwork viene consigliato a i fornitori di servizi rivolti al cliente. Jira, infine, è particolarmente indicato per i team di sviluppo prodotto.
