Negli ultimi anni Mapei è stata certamente tra le “multinazionali familiari” italiane più presenti sui media, sia per la presidenza di Confindustria del suo numero uno Giorgio Squinzi (figlio di Rodolfo, che ha fondato la società nel 1937), sia per la storica qualificazione all’Europa League del Sassuolo Calcio, che fa parte del gruppo e che gioca non a caso in uno stadio (a Reggio Emilia) che si chiama Mapei.
Tutto questo però non deve mettere in secondo piano il fatto che Mapei – che produce adesivi e prodotti chimici per l’edilizia – sia un gruppo in piena espansione internazionale, oggi presente in 35 paesi con 72 stabilimenti e circa 150 tra uffici vendita, filiali, centri ricerca e laboratori, con circa 9000 dipendenti (di cui 2000 in Italia) e un fatturato 2015 di 2,6 miliardi di euro. Espansione che a un certo punto ha richiesto, come ci racconta Lorenzo Anzola, Corporate IT Director di Mapei, l’adozione di un sistema software ERP per governare in modo ottimale attività estese in tutto il mondo.
Un prodotto “a chilometri zero”
«La caratteristica principale del nostro prodotto è che è “a chilometri zero”, nel senso che si deve produrre dove c’è il mercato di vendita: non può essere trasportato oltre una certa distanza, per cui non abbiamo, per esempio, produzioni delocalizzate nel Far East, dove siamo presenti, ma per produrre per il mercato locale – ci spiega Anzola -. L’espansione all’estero è stata quindi naturale, con un modello che prevede per ogni nuovo mercato un primo presidio con una struttura di vendita, seguita poi dall’apertura di uno stabilimento appena il business lo giustifica».
Una volta raggiunta una certa dimensione ed estensione territoriale, è nata l’esigenza di avere un sistema gestionale unico in tutte le decine di società del gruppo, «per facilitare consolidamenti, verifiche e controlli, e anche trasmettere la cultura, l’organizzazione, e il “nostro” modo di gestire i processi: in poche parole avevamo bisogno di supportare l’internazionalizzazione senza perdere la natura di Mapei».
Quattro anni fa, dopo il classico iter di software selection che ha portato alla scelta di Microsoft Dynamics AX, il progetto ERP è così iniziato dalla Norvegia («che aveva un problema particolare di sostituzione un vecchio sistema»), poi è proseguito in Far East con Corea, India, Cina, Vietnam, e poi con Turchia, Egitto, «e infine, quest’anno, con l’avviamento più corposo di tutti, cioè la capogruppo Mapei SpA, partita con il nuovo sistema in gennaio a copertura di tutti i principali processi: oggi contiamo circa 750 utenti in totale, di cui 450 di Mapei SpA».
AX è andato a sostituire sistemi locali, e nella maggior parte dei casi un sistema costruito in casa, un legacy su AS/400, «ancora oggi in funzione in circa 60 società del gruppo, che nel tempo contiamo di portare tutte sul nuovo ERP».
Training nel weekend per gli stabilimenti con tre turni
I passaggi chiave del progetto, precisa Anzola, sono stati diversi. «Prima di tutto abbiamo fatto attenzione a impostare, definire e dettagliare il modello di controllo dal punto di vista del cost accounting, implementando un processo di contabilità industriale personalizzato in base alle nostre esigenze».
Inoltre Mapei si è concentrata particolarmente sulla migrazione dei dati, e sulla preparazione di questa fase, quindi setup della base dati iniziale, e standardizzazione e automatizzazione del passaggio dei dati. «Le strutture dati di AS/400 e AX sono molto diverse: abbiamo dedicato circa 6 mesi a prepararci, e questo ha dato i suoi frutti, perché non abbiamo avuto problemi di incomunicabilità tra i due sistemi».
La terza cosa su cui Mapei ha insistito tantissimo è stato il training: «Un processo di formazione completo, esteso a tutti, persino agli stabilimenti con tre turni, dove abbiamo tenuto i corsi nel weekend: questa credo sia stata una grande chiave di successo del progetto».
Tesoreria, logistica, qualità, documentale: tutti integrati all’ERP via web service
Un quarto elemento chiave è stato l’integrazione. «Intorno all’ERP abbiamo tutta una serie di sistemi che comunicano con esso – per esempio la tesoreria centrale, la logistica, il controllo qualità, l’archiviazione documentale – e dall’ERP sono tutti disponibili come servizi. Siamo riusciti a integrarli tutti, usando i web service come canale principale di comunicazione e cercando di stare negli standard il più possibile».
A questo punto, continua Anzola, l’accento è sulla performance del sistema, cioè sul fine tuning di elementi che emergono solo quando si va live con tutti gli utenti. «Avevamo messo in programma che nei primi 6 mesi dopo il “go live” ci saremmo dedicati appunto alla “taratura” del sistema e a migliorare dove necessario: alcune aree sono più problematiche di altre, per esempio la parte amministrativa, si sa che l’Italia è un paese particolare per questi aspetti, non è automatico che il sistema copra esattamente tutte le nostre esigenze, per cui stiamo ancora lavorando per metterlo a punto in quest’area».
Un salto di qualità notevole ottenuto con l’avviamento di AX inoltre è la definizione di una business intelligence più dettagliata, a tre livelli. «Prima avevamo solo un consolidamento generale di tutti i dati di bilancio; ora invece abbiamo una business intelligence a livello di singola company, a livello region dove abbiamo dei management regionali (per esempio in America e nel Far East), e infine anche a livello corporate».
La prima esperienza di Cloud
Per concludere, al di là del “fine tuning” dell’ERP, in questo momento l’IT di Mapei sta lavorando anche su un paio di altri fronti, spiega Anzola.
«In Nord America stiamo facendo un progetto pilota di Office 365 che è la nostra prima esperienza di Cloud, e che nei piani poi dovrebbe essere gradualmente esteso in tutto il mondo». Invece per quanto riguarda l’architettura della comunicazione dati, «oggi per chi come noi ha stabilimenti dappertutto, anche in regioni con scarse infrastrutture di comunicazione, quello della connettività e della latenza è un problema rilevante, e quindi stiamo cercando soluzioni alternative a quelle classiche, MPLS, VPN, eccetera, dove è sostenibile economicamente, in modo da scambiare i dati con più efficacia e velocità».
