Se si dovesse decidere come descrivere una transizione al digitale effettuata nel segno della tradizione sicuramente un valido esempio potrebbe essere l’esperienza de L’Erbolario. La nota società di prodotti cosmetici è infatti riuscita a unire due elementi apparentemente in grande contrapposizione: una tradizione molto forte, tipica dell’artigianalità e della piccola media impresa italiana, con l’innovazione portata dalle più recenti tecnologie digitali. E i risultati raggiunti sono davvero ragguardevoli.
Un totale cambio della cultura aziendale
«Quando è scoppiata l’emergenza per il Covid-19, stavamo già da tempo cercando l’occasione per ammodernare un po’ il modo di lavorare – afferma Fabrizio Dal Passo, IT Infrastructure Development e IT Security Manager di L’Erbolario –, perché si basava su un’infrastruttura che non era né la più moderna e nemmeno la più sicura. La pandemia ci ha catapultato da un momento all’altro in una situazione in cui dovevano essere fatte molte cose e in tempi rapidissimi. C’era una forza maggiore e questo per noi è stato estremamente funzionale. Ci ha permesso di forzare iniziative che in una condizione normale avrebbero richiesto tempi lunghi per essere concordate ed elaborate prima di poterle avviare».
Who's Who
Fabrizio Dal Passo
IT Infrastructure Development e IT Security Manager di L’Erbolario
Per L’Erbolario, la pandemia è stata un’occasione per portare in azienda dell’innovazione e ottenere importanti cambiamenti, qualcuno dei quali trasparente all’utente finale, «ma tutti hanno sicuramente contribuito a porre le basi per una modernizzazione dell’infrastruttura IT», precisa Dal Passo. Che aggiunge: «Prima della pandemia, all’interno de L’Erbolario il telelavoro non si poteva fare. Per noi cambiamento ha voluto dire avvicinarci alle altre aziende. Tuttavia, è stata una grossa evoluzione perché ha portato a modificare totalmente la cultura interna».
Lavoro da remoto in tempi record
L’affermazione di Fabrizio Dal Passo evidenzia solo un aspetto del processo di modernizzazione attuato nel periodo dell’emergenza Covid-19, il risultato finale. Quello che invece non è esplicitato è che l’azienda è riuscita a modificare la sua modalità operativa in un tempo record: solo sei giorni.
«Quando l’otto di marzo del 2020 è arrivato il lockdown, come tutti siamo stati obbligati a chiudere – ricorda Fabrizio Dal Passo –. Ci siamo subito rimboccati le maniche e, partendo da zero, in tre giorni abbiamo messo a punto una soluzione di accesso remoto. Un’ossatura minima indispensabile per consentire alle persone di lavorare da casa, che ha anche obbligato a trasformare molto rapidamente applicazioni pensate per l’uso on premise affinché consentissero l’accesso a distanza».
Il software era pronto, ma mancava l’hardware. «In azienda non avevamo neanche un computer portatile, usavamo solo desktop – sottolinea Dal Passo –. Abbiamo perciò impiegato i tre giorni seguenti a recuperare tutti i notebook che ci è stato possibile e li abbiamo configurati in modo che i dipendenti potessero collegarsi al sistema centrale da casa. Dalla settimana successiva abbiamo iniziato ad abilitare le prime persone al lavoro da remoto e gradualmente è ripartita l’attività».
Trasformazioni profonde
In una situazione di emergenza, Fabrizio Dal Passo e il suo team hanno sicuramente dimostrato un elevato livello di efficienza e di competenza, riuscendo ad abilitare in pochissimi giorni il lavoro da remoto in un’azienda dove l’infrastruttura IT e il software erano pensati solo per un uso on premise. «Un risultato che abbiamo raggiunto grazie anche al fondamentale supporto fornito dal nostro partner Insight – evidenzia Dal Passo –. Con Insight, L’Erbolario ha un rapporto attivo ormai da diversi anni e così, conoscendoci bene, ci hanno dato un importante aiuto nel definire al meglio le attività da svolgere e a raggiungere nel tempo più breve possibile gli obiettivi che ci eravamo prefissati».
Alle parole di Dal Passo fanno eco quelle di Diego Nobili, Regional Marketing Manager di Insight:
«C’è stata un’emergenza e si è fermato tutto. Perciò, è stato necessario trovare in tempi brevissimi una soluzione per consentire di riprendere l’attività. Questa necessità ha obbligato a fare nel giro di una settimana cose che in tempi normali si sarebbero fatte nel giro di diversi mesi».
Who's Who
Diego Nobili
Regional Marketing Manager di Insight
Questa accelerazione ha però innescato un processo che non si è più fermato. «È stata un’iniziativa che ha portato a trasformazioni profonde – prosegue Nobili –, come il trasferimento in cloud di gran parte dell’infrastruttura aziendale, e la messa in sicurezza degli utenti e del loro modo di accedere ai server da remoto, indipendentemente da dove si trovano e da quale device usano».
Si parlava di cambio di cultura. In questo senso Dal Passo cita per esempio l’uso del calendario di Outlook per organizzare le riunioni, e di Teams per tenere tali riunioni e, più in generale, quale strumento per la comunicazione e la condivisione di documenti, e di OneDrive e Sharepoint per lo storage condiviso. Prima del Covid-19, erano tutti strumenti pressoché sconosciuti per i dipendenti de L’Erbolario.
Una modernizzazione trasparente per gli utenti
Oggi, che è passata la pandemia e che software e hardware sono stati modernizzati, il remote working è una pratica abituale all’interno di L’Erbolario: è possibile lavorare da casa un giorno alla settimana. «Ma l’infrastruttura IT che stiamo implementando guarda al domani – puntualizza Dal Passo – e ci stiamo preparando per essere pronti a consentire alle persone di lavorare da casa cinque giorni su cinque, anche senza che ci arrivi alcun preavviso. Alcuni uffici, per il tipo di attività che svolgono, potrebbero realmente farlo. E l’IT deve poterlo consentire. Il processo però non è completato. Ci sono ancora alcuni passi importanti da compiere e non tutte le applicazioni interne dell’azienda sono pronte per essere trasformate facilmente in modo da consentire l’uso in un modern workplace».
Va però sottolineato che quanto successo durante la pandemia non ha solo permesso a L’Erbolario di avviare un efficace modernizzazione dell’infrastruttura ma è stato un ottimo banco di prova per verificare il grado di accettazione delle persone rispetto alla nuova modalità di lavoro da casa. E i riscontri sono stati molto positivi.
Un aspetto di cui va orgoglioso Dal Passo è che l’IT sia riuscita a ottenere che una persona non noti alcuna differenza in termini operativi quando lavora in azienda rispetto a quando lavora da remoto: l’esperienza che ha è la medesima. E il fatto che il dipendente sia sempre a suo agio non comporta quei crolli nella produttività tanto temuti dai manager quando si parla di Smart Working.
«L’unica cosa di cui si sono accorti gli utenti – chiarisce Dal Passo – è che per l’autenticazione non basta più la password ma serve un doppio fattore, fornibile tramite telefono oppure con delle chiavette USB che distribuiamo noi. Tuttavia, entro sei mesi dovremmo togliere definitivamente anche le password».
Progetto ancora in evoluzione
Il progetto di modernizzazione de L’Erbolario ha raggiunto ottimi risultati, ma per arrivare all’obiettivo finale bisogna ancora lavorare. «Sinora in questa avventura abbiamo avuto due sostegni fondamentali: uno è arrivato da Microsoft e l’altro da Insight – conclude Dal Passo –. Microsoft ci ha aiutato con gli strumenti necessari al cambiamento, mentre assieme a Insight abbiamo definito la strategia da seguire. Ed è stato un compito particolarmente impegnativo, dato il punto di partenza. Visti i risultati ottenuti sinora, non possono che essere ancora questi i partner che ci affiancheranno nel nostro percorso futuro verso il modern workplace».
