Si chiama iPratiche l’ultima soluzione lanciata da HB Informatica per l’automazione dei processi aziendali e la gestione documentale.
Si tratta del primo e unico sistema orientato ai clienti pensato per rispondere alle rinnovate esigenze di tutti coloro che si trovano a produrre grande quantità di documenti e gestire vari tipi di pratiche, dagli studi professionali alle aziende.
Guardando al mondo dei professionisti, ad esempio, solo un terzo degli avvocati usa un Document Management System (DMS). A rivelarlo è lo studio “Covid-19, dall’emergenza insegnamenti per il futuro delle professioni” realizzato dall’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale della School of Management del Politecnico di Milano analizzando un campione di oltre 3.300 studi professionali multidisciplinari, legali, commercialisti e consulenti del lavoro (di grandi, medie, piccole e micro dimensioni) per indagare la diffusione di Smart Working e Knowledge Management nelle professioni giuridico-economiche. In generale la ricerca evidenzia come l’emergenza sanitaria abbia scatenato la necessità di investire in tecnologie collaborative che consentano anche di gestire la documentazione, modelli di integrazione interna ed esterna e formazione del personale per garantire continuità, trasparenza ed efficienza ai clienti.
È proprio a queste esigenze che risponde perfettamente il software per la gestione pratiche e acquisizione documenti iPratiche. Con l’adozione dei sistemi innovativi come quello sviluppato da HB Informatica la produttività negli studi migliora, con ricadute positive sull’attività e risparmio di tempi, costi e risorse, con benefici anche per l’ambiente in termini di consumo di carta.
iPratiche, il software per la gestione pratiche su misura del cliente
iPratiche è un software in cloud unico nel suo genere. Non è infatti semplicemente un Document Management System con cui organizzare e gestire i documenti internamente allo studio professionale: ciò che distingue iPratiche è un approccio operativo che coinvolge il cliente stesso e gli utenti terzi interessati nel disbrigo di una pratica. Dall’interfaccia semplice e intuitiva pensata per ottenere la migliore User Experience (UX) a un sistema di lavoro per task, mutuato dalle più efficaci piattaforme di project management con attività ben identificate, tempi e scadenze e sistemi di allerta, tutto in iPratiche è pensato per facilitare e sveltire la gestione pratiche.
Se, per esempio, si deve effettuare la vendita di un immobile, le parti coinvolte per portare a compimento la pratica possono essere diverse così come i documenti necessari per finalizzare l’operazione. Attraverso la piattaforma di HB Informatica il proprietario del bene potrà rapidamente condividere con lo studio in modalità digitale i documenti inerenti all’immobile, stessa cosa potrà fare l’agenzia immobiliare eventualmente incaricata della vendita. Notifiche via email o SMS ricordano ai partecipanti al task le attività in sospeso necessarie al completamento della pratica e i termini ultimi per la consegna dei documenti di modo da arrivare pronti alla stipula dell’atto.
Il servizio è erogato in Cloud con il modello abbonamento mensile SaaS (Software as a Service), con piani pre-configurati o customizzati in base alle richieste specifiche del cliente. La piattaforma è ospitata nei server di HB Informatica, e si appoggia a Data Center italiani.
I vantaggi di iPratiche, il sistema di gestione documentale evoluto
iPratiche raggruppa varie metodologie come il PMS (Project Management System), BPM (Business Process Management), DMS (Documentation Management Systems), DTM (Digital Transaction Management), BPI (Business Process Improvement), WMS (Workflow Management System), CRM (Customer Relationship Management). Ciò consente agli studi professionali di ottenere numerosi vantaggi nella gestione pratiche sin dal primo contatto col cliente:
- ottimizzare i processi di lavoro consentendo di creare e gestire attività di qualsiasi natura all’interno della pratica: gestione colloqui, contatti, preventivi, archiviazione, recupero e condivisione file, creazione e assegnazione dei compiti a clienti specifici, risoluzioni delle problematiche nel processo di acquisizione documenti occorrenti;
- risparmiare denaro, tempo e risorse. Con iPratiche è possibile semplificare l’attività lavorativa, ridurre costi e tempi nel life cycle aziendale dell’80% circa, migliorando la qualità e l’efficienza produttiva di oltre il 40%;
- garantire la sicurezza dei fascicoli che, in formato digitale, non rischiano di perdersi o deteriorarsi. In iPratiche, la business continuity e il disaster recovery sono by default. Inoltre, lo studio professionale o azienda cliente può avere copie di backup del proprio archivio da custodire personalmente nei dispositivi personali. Per altro, le copie digitali sono sicuramente meno ingombranti dell’archivio cartaceo;
- procedere spediti verso la dematerializzazione documentale, ciò significa drastico calo dell’utilizzo di carta e inchiostro con un evidente risparmio in termini di costi e spazi necessari per l’archiviazione.
iPratiche e AppNotarius: i sistemi HB Informatica per gli studi professionali
Come anticipato, iPratiche nasce dalla fucina di HB Informatica, la realtà tecnologica fondata e guidata da Mhd Bilal Hwasli (che è stato anche il primo programmatore dell’azienda, ndr.) che da oltre 10 anni aiuta le aziende e i professionisti a percorrere la strada della riqualificazione informatica e dell’ottimizzazione dei sistemi informativi aziendali, cucendo su misura le soluzioni adeguate alle loro esigenze.
L’azienda realizza software e sistemi Cloud dedicati anche con l’integrazione dei modelli SaaS. Negli anni si è specializzata nei servizi e nella fornitura di soluzioni Web Hosting e Cloud, di Hosting managed (gestione completa dei siti web), di servizi sistemistici, e nella progettazione e sviluppo di siti web e sistemi SaaS per aziende e privati.
iPratiche segue di poco il successo dei sistemi AppNotarius Gestione/Condivisione Documenti e Calcolo Automatico Preventivi Atti Notarili.
AppNotarius Documenti On-Line è un sistema self-hosted dedicato (installato nel proprio server o nel web Hosting condiviso, oppure in cloud SaaS) che consente di archiviare file, caricarli per categorie e assegnarli a clienti specifici migliorando notevolmente il flusso di lavoro e la comunicazione tra le parti coinvolte nell’attività.
«Questa piattaforma – dice Mhd Bilal Hwasli – è stata pensata per migliorare il flusso di lavoro e la comunicazione perché permette di gestire in sicurezza i documenti, assegnare i file caricati a clienti o gruppi di clienti, che possono a loro volta caricare sul proprio account e assegnare alle cartelle preconfigurate, e soprattutto di avere costantemente tutto sotto controllo attraverso un pannello riassuntivo dettagliato, che riporta le azioni fatte da ciascun utente. E tutto questo a prescindere dalla tipologia di professionista che lo usi, che si tratti di un fotografo, un web designer, un video editor o un freelance».
Il sistema AppNotarius Calcolo Preventivi Notarili, invece, è stato pensato per agevolare il calcolo di preventivi degli atti notarili. In particolare, la valutazione è possibile grazie a un software cross-platform (multipiattaforma): è un sistema diviso in moduli, che comprende oltre 120 tipologie di atti più frequenti (ma c’è la possibilità su richiesta di aggiungerne gratuitamente altri), con cui si possono calcolare i costi degli atti immobiliari, societari, di donazione, di mutuo e surroga, di famiglia. Inoltre, permette anche il calcolo delle quote ereditarie con o senza testamento, il calcolo dell’usufrutto e della nuda proprietà (vitalizio / a termine), il calcolo del credito d’imposta e la rivalutazione rendite catastali.
