Automatizzare tutto il processo di analisi e gestione delle forniture energetiche aziendali, grazie a un sistema che consente di estrarre tutti i dati contenuti all’interno di una fattura in PDF. L’ambito della gestione energetica è oggi centrale per tutte le realtà multi-sito che devono gestire un numero rilevante di immobili.
Sono diverse le esigenze da soddisfare in tale senso: dalla possibilità di controllare automaticamente la correttezza delle fatture energetiche al conoscere i costi e i consumi di energia per ogni singolo immobile, dal sapere quali sono gli immobili più inefficienti a trovare un modo per evitare di contabilizzare manualmente tutte le fatture energetiche che ricevo ogni mese, fino alla possibilità di generare dei forecast di spesa energetica per definire budget, revisioni al budget e assestamenti mensili in modo facile e puntuale.
Ad adottare una soluzione che risponde a tutte queste necessità è stata Poste Italiane, che ha introdotto la piattaforma SaaS Elyx (protagonista del progetto Elyx, la soluzione per l’automazione del processo di gestione delle forniture energetiche aziendali risultato finalista ai Digital360 Awards 2021 per la categoria Soluzioni B2b e di eSupply Chain), progettata e sviluppata da Bisy.
Gestione energetica: come avere tutto sotto controllo
Così come Poste Italiane sono diverse le realtà che si trovano a gestire un numero rilevante di immobili, e le relative utenze. In pratica, la piattaforma Elyx consente la digitalizzazione automatica di fatture energetiche (energia elettrica, gas, acqua, TLR, gasolio, gpl, …) a partire direttamente dal PDF del fornitore; il controllo automatico e puntuale di tutti gli aspetti contenuti all’interno di una fattura energetica (contratto + Arera) e il confronto dei consumi fatturati con quanto pubblicato dal distributore; la creazione di un modulo di analisi per la ripartizione mensile dei dati di costi e consumi, produzione report, generazione di KPI, creazione di anomalie in base alle configurazioni specificate dall’utente. Inoltre, chi adotta un sistema per la gestione energetica può contare su un motore di simulazione per la valutazione di costi energetici in periodi passati/futuri a supporto di attività di budget, revisioni ed assestamenti mensili,; sulla creazione di workflow amministrativo per la gestione del processo di approvazione al pagamento delle fatture energetiche e il conseguente invio dei dati al software di contabilità del cliente; sull’utilizzo di un’app mobile per automatizzare la raccolta dei valori di lettura dei contatori da parte del personale in campo (per esempio, i manutentori).
Nel caso di Poste Italiane, poi, la soluzione è stata integrata con diversi applicativi aziendali (gestione patrimonio, contabilità, BMS e EMS) per ottenere il massimo livello di automazione possibile delle procedure interne legate all’elaborazione dei dati energetici. I benefici riscontrati sono stati molteplici: tempo risparmiato nell’operatività quotidiana grazie alle funzioni di automazione (digitalizzazione, report, analisi, KPI, anomalie, app, …); saving attraverso un controllo automatico e puntuale di tutte le fatture energetiche; elevata disponibilità dei dati energetici in un’unica piattaforma interconnessa con gli applicativi aziendali (Property, Energy, Contabilità).
Le caratteristiche della piattaforma Elyx
Lo sviluppo della piattaforma Elyx ha visto diverse fasi, che hanno previsto upgrade e revisioni successive delle funzionalità. In tal senso lavora un team di sviluppatori, che supportano la continua evoluzione della piattaforma, un team di after-sales, che supportano il cliente nell’ottenere il massimo dei benefici dall’utilizzo della soluzione e un team di help-desk, che segue tutta l’attività di supporto di primo livello.
L’aspetto più sfidante che la squadra di Elyx si è trovata ad affrontare è stato la creazione di un motore di digitalizzazione in grado di estrarre in automatico tutti i dati contenuti all’interno di una fattura energetica in PDF, documento caratterizzato da una grande complessità e variabilità (in Italia il numero di fornitori è elevatissimo).
Nei prossimi due anni, la roadmap prevede l’introduzione di diversi verticali (telefonia, facility, rifiuti, imposte) in modo da fornire quante più informazioni possibili per un gestione sempre più efficiente e sostenibile degli immobili.
