Dallo scorso 1° ottobre, imprese e professionisti devono avere un proprio Domicilio Digitale, come prevede il Decreto semplificazioni. Ma cosa s’intende esattamente con Domicilio Digitale? È corretto equipararlo alla Posta Elettronica Certificata (PEC)? Quali sono le sanzioni previste per chi non ce l’ha? E, viceversa, quali sono i benefici per chi lo attiva?
Innanzitutto una precisazione: Domicilio Digitale e PEC non sono la stessa cosa, anche se di fatto vengono equiparate.
Perché?
In teoria, il Domicilio Digitale può essere adottato tramite, appunto, una casella PEC oppure mediante l’analogo Servizio Elettronico di Recapito Certificato (SERC) Qualificato. L’assenza di normativa esecutiva a livello comunitario sui SERC impone, però, di fatto l’utilizzo unicamente della PEC senza la quale, quindi, non può esserci un Domicilio Digitale. E se l’obbligo di Domicilio Digitale è appena scattato (Legge 11 settembre 2020 n. 120, art.37), il dovere della PEC, per imprese e professionisti, risale addirittura al 2012 (Legge 221/2012).
Come mai, allora, sono 1,7 milioni le imprese che ancora oggi non se ne sono dotate? Peraltro – sebbene l’adozione della PEC da parte di categorie quali fiscalisti, avvocati, consulenti del lavoro e notai sia cresciuta sensibilmente negli ultimi 5 anni – mancano all’appello anche molti professionisti: ben 500 mila sul totale di 2,3 milioni…
Con il Domicilio Digitale scattano le sanzioni per chi non ha la PEC
Probabilmente, l’assenza di sanzioni per chi non ha potuto o voluto attivare una PEC non ha “incentivato” l’adeguamento: ecco perché, dal primo ottobre, sono entrate in vigore nuove sanzioni amministrative e addirittura – in caso di mancata comunicazione del proprio indirizzo PEC al Registro Imprese o all’Ordine di appartenenza – la sospensione dell’inadempiente dall’attività imprenditoriale o professionale.
Ma non basta solo avere l’indirizzo: deve essere anche attivo.
Ad esempio, se la PEC di una società risultasse inattiva o cancellata dal Registro Imprese, l’azienda avrà l’obbligo di indicare entro 30 giorni il nuovo Domicilio Digitale e, in casi di inadempimento, non solo sarà confermata la cancellazione dell’indirizzo inattivo, ma sarà anche avviata la procedura sanzionatoria, con possibile comminazione di multe da 206 a 2.064 euro per le società e da 30 a 1.548 euro per le imprese individuali. Al contempo, la Camera di Commercio di competenza assegnerà una PEC d’ufficio che potrà essere utilizzata esclusivamente per la ricezione dei documenti e non per l’invio e a cui accedere attraverso il Cassetto Digitale dell’Imprenditore mediante Identità Digitale SPID, Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o Token wireless di Firma.
I vantaggi del Domicilio Digitale
Affrettarsi dunque conviene: non soltanto per mettersi in regola ma, soprattutto, per beneficiare dei tantissimi vantaggi garantiti dalla PEC. Che sia uno strumento in grado davvero di generare reale valore non solo per il business, lo testimoniano i dati di una ricerca condotta da IDC: secondo lo studio, i benefici netti complessivi della PEC si attestano su una media di circa 2,2 miliardi di euro per il mercato italiano nel periodo 2008-2019, e sono destinati a crescere di ulteriori 1,8 miliardi nella proiezione 2020- 2022. Peraltro, la PEC ha risparmiato al Pianeta la produzione di 78mila tonnellate di CO2 nel 2019 – in proiezione, 120mila nel 2022 – e parallelamente ha permesso di liberare oltre 1,3 milioni di m2 di spazi di archiviazione nell’ultimo anno che, nelle previsioni, saliranno a 1,6 milioni nel 2022.
Se i vantaggi generali sono resi evidenti dalle cifre, quelli soggettivi sono stati confermati dall’esperienza personale di ciascuno di noi. Quanto la PEC possa essere utile, se non indispensabile, in ambito lavorativo è stato sperimentato da molti durante i mesi di lockdown per il COVID-19: gli strumenti digitali con valore legale – come appunto la PEC – sono stati, infatti, determinanti per mantenere la più completa operatività anche lontani dal proprio ufficio o studio. Basti pensare che la PEC non solo conferisce – com’è ben noto – a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, ma può offrire tutta una serie di funzionalità aggiuntive.
Ad esempio, Legalmail, la PEC di InfoCert, integra direttamente sia il servizio di Fatturazione Elettronica Passiva sia quello di Conservazione digitale dei messaggi, in modo da rispettare la normativa che impone gli obblighi di conservazione decennale della corrispondenza rilevante per il business, quali i messaggi con contenuti di natura giuridica e commerciale. Un valore in più per uno strumento irrinunciabile. Scopri la promozione “gratis per 6 mesi” sul sito Legalmail.
