Un componente indispensabile per migliorare le performance dell’ecosistema aziendale e i risultati di business è costituito dal Document Management System (DMS), un sistema in grado di semplificare ed efficientare la gestione, l’archiviazione e la condivisione delle informazioni di un’impresa. Oltre a ciò, garantisce elevati standard di sicurezza e conformità in materia di conservazione dei documenti e tutela dei dati sensibili.
Inoltre, facilita la collaborazione permettendo l’accesso simultaneo ai documenti e la gestione delle versioni, particolarmente utile in un contesto lavorativo sempre più orientato al remote working e alla mobilità. Adottando una piattaforma che si appoggia al cloud, è possibile poi garantire che i documenti e le informazioni arrivino alle persone giuste al momento giusto, migliorando notevolmente produttività e sostenibilità.
Perché scegliere un Document Management System
Un Document Management System o DMS è una piattaforma software che non si limita a digitalizzare la documentazione per renderla disponibile – tramite una piattaforma sicura e centralizzata – alla popolazione aziendale, bensì consente di orchestrare e automatizzare il workflow documentale lungo tutta la catena del valore guadagnando in efficienza e trasparenza.
Dopo aver digitalizzato i documenti dell’archivio e assegnato le keyword per individuare le cartelle senza conoscerne il nome o la posizione, è sufficiente una query per accedere in pochi istanti a tutti i file coerenti con la chiave di ricerca. Naturalmente, essendo “content-aware” più lo si utilizza, più l’intelligenza del software migliora le prestazioni in termini di velocità e qualità nel fornire risposte e collegamenti.
Maggiore agilità e collaborazione semplificata nel cloud
Uno dei principali vantaggi dei Document Management System è l’accessibilità. I documenti possono essere consultati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento anche tramite dispositivi mobile, purché si disponga di una connessione Internet. Inoltre, più persone possono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente, riducendo il rischio di versioni multiple e conflitti. Ciò semplifica la collaborazione tra colleghi soprattutto nel caso di modelli di lavoro ibridi e da remoto.
Grazie a strumenti di analisi e reportistica, è poi possibile monitorare il modo in cui i documenti vengono fruiti, modificati e condivisi, identificare colli di bottiglia nei processi di business e prendere scelte strategiche basate sui dati per renderli sempre più fluidi e orientati alla soddisfazione del cliente.
«Con Brother Web Connect si può accedere direttamente al cloud senza un computer per caricare i documenti scansionati o per stampare i documenti da servizi di archiviazione online come Google Drive, Dropbox e OneDrive – spiega Maurizio Basile, Senior Manager Private LA & SH-SPS Channel – Brother Cloud Apps è invece una suite gratuita di applicazioni innovative basate su cloud a cui si accede da dispositivi Brother compatibili e connessi a Internet che consentono di acquisire e convertire le informazioni direttamente dalla macchina».
Sicurezza dei dati nei sistemi di gestione documentale in cloud
I moderni sistemi di gestione documentale nel cloud offrono avanzate funzionalità di sicurezza, come crittografia dei dati, autenticazione a due fattori e controlli di accesso basati sui ruoli. Le organizzazioni possono configurare i permessi di accesso ai documenti, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzarli o modificarli. Inoltre, funzionalità di audit trail permettono di tracciare chi ha visualizzato o modificato un documento, aumentando ulteriormente la sicurezza e la conformità alle normative vigenti, come il GDPR.
Il cloud storage offre poi robusti meccanismi di backup e recupero dei dati, assicurando che le informazioni critiche siano sempre protette e recuperabili in caso di perdita dati, guasti hardware o attacchi informatici. Questo garantisce la continuità operativa e riduce al minimo i tempi di inattività.
Scalabilità e automazione: i vantaggi del Document Management System
La scalabilità è un’altra caratteristica dei Document Management System nel cloud: le organizzazioni possono adattare lo spazio di archiviazione in base alle esigenze senza investire in costose infrastrutture IT e sostenere i costi solo per le risorse effettivamente utilizzate.
La flessibilità del cloud consente inoltre di integrare facilmente nuove funzionalità e servizi, come l’automazione dei processi aziendali che può ridurre significativamente il tempo e gli errori associati alle attività manuali e ripetitive come l’inserimento di dati nel sistema, l’approvazione dei documenti e la gestione delle scadenze.
Funzionalità come il versioning e il tracciamento delle modifiche consentono invece di mantenere un registro accurato delle attività sui documenti, migliorando la trasparenza e la responsabilità.
«I servizi Brother Value offrono un’ampia gamma di opzioni di personalizzazione, sicurezza e workflow per soddisfare le esigenze di aziende di medie e grandi dimensioni – osserva Basile – Per esempio, è possibile separare automaticamente i lotti di documenti utilizzando la tecnologia di lettura dei codici a barre e inviare i documenti alle cartelle corrette. Un’altra funzionalità garantisce che i documenti riservati o sensibili non vengano stampati fino a quando l’utente non si autentica inserendo un PIN o tramite una scheda NFC sul lettore integrato nella macchina».
Document Management System nel cloud: una scelta sostenibile e responsabile
Oltre a contribuire allo snellimento e alla semplificazione dei processi, l’adozione di un Document Management System può avere un impatto significativo sulla sostenibilità. Anzitutto a partire dall’abbattimento della spesa in materiali consumabili (e fisici) come carta, inchiostro per stampanti e schedari, insieme allo spazio e alle risorse umane necessarie a gestirli, e ai costi per lo smaltimento.
La digitalizzazione dei documenti elimina la necessità di spazi fisici per l’archiviazione, riducendo i consumi energetici e le emissioni legate alla costruzione e manutenzione dei grandi archivi fisici. In più, la possibilità attingere da remoto ai documenti contribuisce a ridurre le emissioni di gas serra legate ai trasporti.
«Brother è stata recentemente riconosciuta come ‘Leader’ nel report IDC MarketScape for Worldwide Sustainability Programs and Services Hardcopy 2023 Vendor Assessment per la capacità di fornire prodotti che aiutano le aziende a ridurre l’impatto ambientale grazie a numerose funzioni eco-compatibili e per gli investimenti nella promozione della sostenibilità e nella conservazione della biodiversità. Un riconoscimento che conferma le nostre iniziative all’interno della più ampia ‘Brother Group Environmental Vision 2050’ volte a ridurre le emissioni di CO₂ e favorire il riciclo delle risorse come le cartucce e toner, l’uso di materiali riconvertiti e l’installazione di pannelli solari nei nostri stabilimenti» afferma Basile.
