Data Governance: cos’è e perché la gestione dei dati è così importante

Data Governance significa garantire che le informazioni strutturate e non strutturate, che arrivano da una molteplicità di processi e procedure, siano gestite al meglio.

Il paradosso di avere a disposizione enormi quantità di dati senza riuscire a trarne valore è abbastanza diffuso all’interno delle organizzazioni. I dati possono rappresentare, infatti, una sorta di costoso fastidio per l’organizzazione. Governarli non significa solo provvedere alla loro elaborazione e alla loro archiviazione. È fondamentale gestire sicurezza, compliance normativa e segregazione degli accessi, senza considerare la quotidiana rincorsa a risolvere problemi causati da una cattiva qualità dei dati. Una recente ricerca di Forrester ha stimato che le aziende mediamente spendono, ogni anno 5 milioni di dollari a causa della scarsa qualità dei dati, con picchi anche di 25 milioni di euro.

Il mercato globale delle soluzioni di Data Governance, secondo gli ultimi dati pubblicati dall’analista Grand View Research, ammontava a 3,35 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede crescerà del 21,7% dal qui al 2030. L’aumento del volume e della complessità dei dati generati dalle organizzazioni in vari settori, frutto della proliferazione delle tecnologie digitali, guida la crescita del mercato. Le aziende, infatti, raccolgono grandi quantità di record da fonti diverse, tra cui interazioni con i clienti, transazioni, Social Media e dispositivi IoT. Questa crescita esponenziale dei volumi pone enormi sfide legate alla qualità dei dati, alla privacy, alla sicurezza e alla conformità, spingendo verso l’implementazione di soluzioni ad hoc.

Data Governance: che cos’è

Secondo DAMA, l’associazione internazionale di Data management, la Data Governance è la definizione delle regole e il controllo sulla gestione dei dati, in termini di pianificazione, esecuzione e monitoraggio. Dietro l’operatività c’è la strategia. Rappresenta, infatti, la capacità di gestire i dati come un vero e proprio asset aziendale. In altre parole, come per la gestione di qualsiasi altro asset – si pensi ad esempio a un magazzino, a un macchinario, a un servizio innovativo, o più in generale a qualsiasi altro elemento che abbia valore per l’azienda – anche i dati necessitano di alcune regole di base affinché possano produrre un valore economico.

La governance dei dati prevede un presidio e una supervisione attenta di alcune dimensioni chiave quali l’accessibilità, l’usabilità, l’integrità e la sicurezza dei dati ed è guidata da standard e policy interne chiare, che definiscono gli ambiti e le modalità di utilizzo dei record.

Vantaggi di un buon governo dei dati

Una Data Governance di successo assicura affidabilità e coerenza dei dati, impedendone un uso improprio e garantendo altresì la qualità dell’output delle Business Analytics. La sua importanza cresce man mano che le aziende si rapportano con l’evoluzione in atto delle normative e si affidano alle analisi dei Big Data e all’intelligenza artificiale per semplificare le operazioni, ottenere l’accesso a preziosi insight e prendere decisioni strategiche informate.

Chi fa Data Governance oggi…

Fino a qualche anno fa, in Italia, come in buona parte del mondo, la Data Governance sembrava prerogativa di quei settori, come banche assicurazioni, che sono in qualche modo costretti ad attivare rigidi meccanismi di controllo, vuoi a causa di normative specifiche come la BCBS 239 per il settore bancario, vuoi per il fatto che il loro core business è storicamente legato alla gestione dei dati.

Per questi settori, fare Data Governance si traduce spesso nell’attivazione di nuove strutture organizzative, più o meno centralizzate, che definiscono delle policy per una buona gestione dei dati e verificano che tali procedure vengano rispettate.

Più di recente la data governance si sta diffondendo anche tra le utility, l’energy, le telco, e altri settori dotati di grandi quantità di dati, da cui l’organizzazione vuole trarre il massimo valore possibile. La data governance diventa in questi casi un abilitatore per garantire che i dati siano di qualità e pronti all’uso.

Un presidio completo della governance dei dati richiede solitamente l’attribuzione di ruoli e responsabilità. Potrebbe sostanziarsi nella creazione di un team di governance, di un comitato direttivo come autorità di supervisione e la nomina di un gruppo di data steward in grado di presidiare in modo puntuale i diversi aspetti operativi. Queste entità collaborano, stabiliscono le linee guida e i protocolli per la governance dei dati, oltre a progettare e implementare le strategie. Idealmente, questo sforzo coinvolge i dirigenti e gli altri stakeholder aziendali insieme alle Line of Business e ai team IT.

… e chi non la fa

Dall’altro lato, sembra che la Data Governance non sia mestiere per molti altri settori, in cui le organizzazioni hanno il terrore di ingessarsi per colpa di nuovi ruoli e nuovi processi, percepiti come costo più che come elemento di vantaggio competitivo. Ma fare Data Governance non significa necessariamente un incremento di costi e di persone. Tutt’altro.

La gestione dei dati presuppone una strategia

Fare Data Governance significa utilizzare la leva organizzativa per assicurare che i dati siano gestiti adeguatamente. Questo significa creare degli overhead per le attività di gestione? Non necessariamente. Di sicuro significa assicurare che ci sia chiarezza:

• sul significato di ciascun dato;
• sulle responsabilità in carico al Business piuttosto che all’IT;
• sui criteri per definire un dato di qualità;
• sul garantire che tutto questo sia noto a tutta l’organizzazione.

È fondamentale intervenire sulla cultura del dato dell’intera organizzazione, sui comportamenti delle persone e sui processi di business. Ancor prima di definire nuovi processi ad hoc, si tratta dunque di verificare come nei processi esistenti debbano essere gestiti i dati, di dotarsi di un linguaggio comune e di assicurare che il personale che si occupa di dati abbia le giuste competenze.

Quali sono i benefici

I benefici dell’introduzione della Data Governance sono molteplici. La sfida, nonché il punto di partenza di un programma efficace, è individuare quelli più in linea con la propria organizzazione. Tra questi possiamo citare:

• Incremento del fatturato. La Data Governance rende solide le soluzioni a diretto supporto del business che mirano ad incrementare il market share, come algoritmi di pricing sofisticati o metodologie per personalizzare l’esperienza dell’utente.
• Fiducia. Un CEO e la sua prima linea possono essere sicuri dei dati che usano per prendere decisioni, aumentando così la reattività del business.
• Diminuzione del rischio. Ancora oggi buona parte dei programmi di Data Governance viene spinta da necessità legate alla sicurezza, alla privacy e alla compliance normativa. Gestire correttamente i dati significa riuscire a identificare, monitorare e anticipare i rischi.
• Efficienza. Evitare sprechi e attività a scarso valore aggiunto come verificare la bontà dei dati e correggere gli errori.
• Monetizzazione. Creare data product da vendere sul mercato ad altre organizzazioni (es. si pensi ai dati che le compagnie telefoniche mettono a disposizione per tracciare i flussi di persone in una data area geografica).
• Diffusione della conoscenza. Rendere la conoscenza esplicita riduce i problemi legati a interpretazioni diverse dello stesso dato, ma anche i costi legati al reverse engineering del codice software per ritrovare, ad esempio, come vengono calcolate le metriche che usa l’azienda.
• Supporto ai programmi di business. La Data Governance interviene indirettamente a supporto dei programmi strategici che sono in corso nell’organizzazione, assicurando una corretta gestione dei dati (a esempio programmi di Master Data Management, cambio di un ERP e via dicendo)

Non solo le Line of Business beneficiano della Data Governance. Le unità Sistemi Informativi, dal canto loro, possono beneficiare di:

• Chiarezza. Più chiara definizione delle richieste gestite, grazie all’introduzione di un dizionario dati che renda chiaro e univoco il significato delle informazioni.
• Ownership. Distinzione delle responsabilità e delle attività in capo all’IT piuttosto che alle Line of Business.
• Integrazione. Più facile integrazione tra sistemi informativi e tra fonti dati sempre diverse.
• Cultura. Sensibilizzazione dell’organizzazione su un corretto uso dei dati e diffusione di una cultura data-driven.

Come introdurre la DG in modo Agile in 5 mosse

Introdurre la Data Governance in azienda rischia di essere visto come un percorso costoso i cui benefici si manifestano solo dopo parecchio tempo. Per questo motivo oggi vengono preferiti approcci più Agili che permettano di affrontare questo percorso in modo graduale, mettendo al centro i principali bisogni dell’organizzazione e strutturando il percorso per sprint successivi. L’importante è mantenere un approccio enterprise già dall’inizio.

Come muovere i primi passi in questo percorso?

• Identificare i principali bisogni dell’organizzazione e inquadrare come la Data Governance li può sostenere, direttamente o indirettamente. Il punto d’arrivo deve essere continuamente comunicato e sostenuto durante il programma.
• Creare un business case. Troppo spesso la Data Governance è vista come un mero costo: questo è dovuto al fatto che non ci si è soffermati abbastanza a misurare l’impatto di una simile iniziativa per l’azienda. Anche se non è strettamente richiesto, fare questo esercizio permetterà di portare a bordo molto più facilmente le diverse strutture dell’organizzazione e ottenere la sponsorship dal management.
• Formare un team di lavoro multidisciplinare, che coinvolga le diverse anime dell’azienda. Uno degli errori più frequenti è pensare che sia l’IT in autonomia a dover guidare e realizzare l’iniziativa. Tra queste, il supporto di HR è fondamentale per sostenere il cambiamento dei comportamenti.
• Partire dalle basi: definire un business glossary, ovvero un vocabolario con le definizioni di alcuni dei dati più rilevanti per il business, identificando alcuni processi chiave che utilizzano questi dati. Sarà poi più facile muoversi a livello organizzativo, definendo ruoli e responsabilità circa la definizione e la gestione dei dati. L’IT in questa fase gioca un ruolo fondamentale, sia per l’implementazione dei necessari strumenti a supporto che per la propria conoscenza a livello funzionale.
• Misurare. Impostare una scorecard che consenta di misurare fin dall’inizio e per tutta la durata del programma l’avanzamento e l’ottenimento dei benefici.

Quanto costa la Data Governance

La domanda più corretta da porsi è “quanto mi fa risparmiare?”. Introdurre buone pratiche di gestione dei dati, infatti, non deve trasformarsi in overhead per due motivi.

• La data governance va applicata ai domini dati più importanti: quelli che permettono all’organizzazione di far crescere il proprio business e quelli in cui sicurezza e compliance assumono particolare rilevanza.
• La data governance non si traduce in nuove attività o nuovi processi: al contrario, nella maggior parte dei casi si tratta di “mettere in ordine” attività che già vengono fatte nell’organizzazione in modo disordinato, parcellizzato, inefficiente e senza una chiara ownership. Non si tratta di aggiungere nuovi processi, ma di modificare i processi esistenti affinchè sia garantito il rispetto di buone prassi di gestione del dato. Queste prassi vengono generalmente descritte nelle policy di data governance.

Il suggerimento è quindi di prendere bene la mira, scegliendo le sole aree dove governare i dati crea valore. A quel punto, lo sforzo iniziale per introdurre le buone pratiche sarà limitato ad energie spese una tantum, per cominciare a generare ritorni dal giorno successivo.

Data Governance e sostenibilità

L’introduzione di alcune buone pratiche di Data Governance nell’organizzazione non è procrastinabile, considerando la sempre crescente importanza dei dati per il business. La buona notizia è che è possibile farlo in modo sostenibile, partendo dai bisogni dell’organizzazione.

Governare i dati, anziché reagire in modo puntuale davanti ai problemi, è un passo essenziale per migliorare la propria efficacia e trarre valore economico dai dati.

Data Governance Act europeo

Con l’adozione del Data Governance Act (DGA), l’Unione Europea ha compiuto un passo significativo verso la regolamentazione del presidio dei dati, definendo dei criteri utili a facilitare lo scambio di dati tra i settori e garantire che il Vecchio Continente rimanga al passo con le innovazioni digitali, rispettando contemporaneamente elevati standard di protezione dei dati personali.

Il DGA stabilisce un quadro giuridico per il controllo, il trattamento e la trasferibilità dei dati non personali, incentivando così la creazione di spazi comuni europei di dati in settori strategici come la salute, l’ambiente e l’energia.

L’applicazione di questa normativa in Italia si presenta come una sfida ma anche come un’opportunità significativa per le imprese italiane. Le aziende sono chiamate a integrare queste nuove norme nel loro operato quotidiano, investendo in tecnologie e competenze che permettano una gestione dei dati conforme alle direttive europee. Questo processo non solo eleva il livello di fiducia nei confronti dell’economia digitale ma apre anche nuove possibilità di collaborazione e innovazione in uno spazio economico europeo più integrato e sicuro.