Elaborare, verificare e rimborsare i rendiconti in tempi rapidi, dando vita a procedure sempre più snelle e riducendo errori e omissioni nella documentazione condivisa con le imprese designate. È questo ciò che consente di fare l’approccio al Document Management che Consap, Concessionaria Servizi Assicurativi Pubblici, ha scelto di adottare rispetto al tema dell’indennizzo diretto nell’ambito del Fondo di Garanzia Vittime della Strada.
Il ruolo della Virtual Data Room nel processo di digitalizzazione di Consap
Al centro della trasformazione – metodologica ancor più che tecnologica – abilitata dal digitale c’è la recente realizzazione di una Virtual Data Room, prima fase di un progetto informatico più ampio che ha l’obiettivo di ottimizzare nel tempo la comunicazione tra il Fondo e, per l’appunto, le imprese designate.
La Virtual Data Room, in questo senso, supera il concetto di mero archivio condiviso per la conservazione a norma delle informazioni da consultare, e diventa uno strumento di organizzazione del lavoro che, in prima battuta, semplifica le comunicazioni fornite dagli Uffici del Fondo in relazione ai vari sinistri. Insieme al nuovo gestionale di Consap, FGVSNew, la Virtual Data Room costituirà un tassello essenziale nella realizzazione del programma evolutivo di digitalizzazione dell’ente, che si svilupperà ulteriormente nei prossimi anni con l’adozione di processi automatizzati, la creazione di un sistema di reportistica evoluta, l’implementazione del fascicolo digitale del sinistro e la realizzazione di servizi web in grado di interfacciare i sistemi informativi delle imprese con il gestionale del Fondo.
Il complesso processo di trasformazione è stato voluto dall’Amministratore Delegato di Consap Vincenzo Sanasi d’Arpe che conferma: «Quanto fatto finora non è nient’altro che il primo step di una strategia di lungo termine. L’obiettivo è quello di arrivare a una digitalizzazione completa dell’intero patrimonio informativo del Fondo, che risulterà disponibile attraverso archivi unici condivisi a ciascuno degli attori coinvolti nei flussi di interscambio. La Virtual Data Room ci ha innanzitutto permesso di sostituire binari obsoleti, poco praticabili dalle varie tipologie di utenti, che oggi sono chiamati a gestire una mole di informazioni sempre più consistente».
Who's Who
Vincenzo Sanasi d’Arpe
Amministratore Delegato di Consap
Prima dell’introduzione della Virtual data room, la documentazione veniva infatti verificata prevalentemente attraverso l’e-mail. La valutazione dell’esaustività delle informazioni contenute all’interno delle cartelle relative ai sinistri richiede un procedimento a dir poco laborioso. E nel momento in cui si riscontra la mancanza di un elemento indispensabile per dare il via libera alla pratica, insorge l’esigenza di acquisire ulteriore documentazione. «L’email, come si può immaginare, non solo rendeva estremamente macchinosa la procedura di validazione, ma comportava maggiore complessità anche nelle operazioni di archiviazione, collocazione e soprattutto ricerca dei documenti», precisa Carlo D’Andrea, dalla scorsa estate Dirigente dell’area Funzioni Assicurative di Consap. «Grazie alla Virtual data room oggi siamo in grado di conferire un ordine rigoroso a tutte le attività: per ogni procedura di benestare su un determinato sinistro c’è una cartella corrispondente, all’interno della quale può essere fatta confluire eventuale documentazione aggiuntiva, tenendo traccia dei vari interventi e dando visibilità completa sul risultato finale».
Perché Consap ha scelto (di nuovo) Multipartner
La Virtual data room del Fondo di Garanzia Vittime della Strada è stata creata per Consap da Multipartner, società specializzata nella progettazione e nella realizzazione di soluzioni di data & document management avanzate. Dalle Virtual Data Room, per l’appunto, al Workspace Data Room, passando per i Workflow e VDR integrati.
«Siamo in realtà partiti da un’esperienza pregressa», racconta D’Andrea. «Multipartner aveva già realizzato per Consap, nel 2017, una Virtual Data Room che forniva accesso documentale a banche e stakeholder nell’ambito di un progetto di cessione crediti in sofferenza da parte dello Stato. Un’operazione molto estesa, che ha coinvolto oltre alla nostra organizzazione e alle banche interessate anche il Mef, una serie di uffici legali che hanno prestato la necessaria assistenza sul piano normativo, le agenzie di rating e, non ultimo, un gruppo di lavoro focalizzato sull’individuazione di possibili default. L’iniziativa si è rivelata un successo, con la cessione di 60 miliardi di euro di crediti in sofferenza nel bilancio delle banche e l’emissione di 26 miliardi di euro di titoli, dei quali 21 garantiti dallo Stato. Quell’esperienza ci ha fatto comprendere che esisteva la concreta possibilità di declinare per tutt’altro utilizzo una soluzione che si era dimostrata estremamente affidabile in una serie di attività tanto delicate».
La scelta di puntare di nuovo su Multipartner si è rivelata vincente anche rispetto al fattore tempo: «Ho assunto il mio incarico il primo luglio», ricorda D’Andrea, «e Multipartner ci ha permesso di affrontare e risolvere il problema in brevissimo tempo, avviando l’implementazione della Virtual data room già dopo un paio di settimane – praticamente a ridosso della pausa estiva – e chiudendolo il progetto nella prima metà di ottobre. Portare a termine un lavoro del genere nel giro di due mesi non è per niente semplice: il coinvolgimento di interlocutori di natura diversa, la creazione di strumenti affidabili per lo scambio di dati sensibili e l’ideazione di sistemi conformi ai meccanismi antifrode impongono grande cautela nell’organizzazione dei dati e nell’identificazione dei criteri di archiviazione. Multipartner ci ha supportato con una infrastruttura cloud certificata, una Virtual data room qualificata Agid e un capitale umano altamente professionale. Il fatto di aver già collaborato in passato, inoltre, ha accelerato i processi di comprensione degli step e dei workflow della piattaforma. In un certo senso, sono state riutilizzate metodologie che erano già familiari in Consap, anche se penso che non ci sarebbe stato alcun tipo di frizione nell’adozione della piattaforma, nemmeno se si fosse trattato di uno strumento completamente nuovo: la necessità di avere un’inversione di tendenza rispetto alla user experience precedente era talmente forte che gli utenti non avrebbero opposto la minima resistenza al cambiamento».
Le prospettive per il futuro
Il processo di digital transformation di Consap, come detto, è appena iniziato. Le prossime tappe prevedono lo sviluppo di strumenti di verifica per i sinistri già liquidati, con la possibilità di valutare la correttezza delle compagnie assicurative nella gestione degli stessi. «Strumenti che insisteranno sulla Virtual data room, che costituisce il fulcro per il raggiungimento del risultato finale che abbiamo in mente», chiosa Sanasi d’Arpe. «Tra gli obiettivi strategici c’è anche quello di virtualizzare il nostro importante archivio cartaceo, il che ci permetterà di potenziare le attività antifrode con enormi quantità di dati attualmente inutilizzati nei faldoni. Tutto questo richiederà un assessment rigoroso su ciascuna attività, e un periodo di tempo per pianificare correttamente gli interventi. Ma il risultato finale sarà decisamente premiante».
