Digitalizzare i documenti e automatizzare i workflow collegati è uno degli assi portanti della trasformazione digitale delle imprese. Nella sua offerta di soluzioni innovative per i clienti Konica Minolta ha deciso di focalizzarsi esattamente su questo aspetto, racchiudendola nel brand Digital Easy, che riassume la filosofia del provider: semplicità di implementazione e utilizzo in una soluzione che copre a trecentosessanta gradi la digitalizzazione documentale, come spiega Marco Scuri, Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta.
Who's Who
Marco Scuri
«I processi interni sono centrali per il successo dell’azienda, si collegano alla qualità dei suoi prodotti e servizi e anche alla soddisfazione dei suoi dipendenti, che ogni giorno si occupano dei workflow», afferma Scuri. «I processi sono l’area in cui la Digital Transformation può avere l’impatto più significativo e i documenti, in particolare, rappresentano un modo eccellente per capire i processi aziendali. Spesso, infatti, le diverse fasi del processo sono determinate dallo scambio di documenti. Pensiamo alla gestione dei contratti, dalla bozza alla condivisione, prima interna e poi con il cliente, fino ad arrivare alla firma e all’archiviazione. Ogni passaggio si può gestire in modo digitale e strutturato guadagnando in velocità e trasparenza e riducendo al minimo gli errori».
Non strumenti ma soluzioni: focus sul processo
Per digitalizzare un’azienda non basta comprare degli strumenti tecnologici. Oggi software come quelli per la Robotic Process Automation (RPA) e l’Intelligenza Artificiale attraggono l’attenzione di molte imprese, ma per usarli efficacemente occorre partire da un’analisi di processo e integrare le tecnologie con i sistemi aziendali, osserva Scuri. «Focalizzandosi sul processo – afferma il manager – Konica Minolta riesce a implementare una soluzione specifica e adatta al contesto aziendale di riferimento. Per soluzione intendiamo quindi il risultato di un’unione intelligente tra software, RPA e AI sulla base del processo da automatizzare».
Della complessità di integrazione tra questi strumenti si occupa Konica Minolta. «Il software è un ottimo ingrediente, ma va utilizzato alla luce del processo da automatizzare», sottolinea Scuri. «Con Digital Easy rendiamo facile la Digital Transformation».
Il cliente finale ottiene infatti semplificazione e, al tempo stesso, una soluzione specifica per la sua azienda e il processo da digitalizzare. «Serviamo le grandi imprese come le PMI, in segmenti industriali che vanno dal finance alle telecomunicazioni», puntualizza il manager.
Approccio agile e soluzioni bottom-up per accompagnare il cambiamento
Digital Easy copre l’intero percorso di digitalizzazione dei documenti. Si compone di diverse soluzioni implementabili rapidamente e customizzabili sulla base delle esigenze del cliente: Expense per la gestione della nota spese, delle carte di credito e della contabilizzazione delle fatture; Contract per la gestione digitale e la firma elettronica dei contratti; Sign Book per la semplificazione del libro firma; Archive per l’automazione della conservazione digitale a norma; Procure To Pay per l’automazione di tutto il ciclo passivo, dalla creazione di richieste d’acquisto fino al pagamento delle fatture ai fornitori.
L’approccio di Konica Minolta verso un’implementazione agile e bottom-up garantisce la rapidità della realizzazione dei progetti – in media nell’arco di una settimana un modulo di Digital Easy è già operativo – e lascia al dipendente il pieno controllo sul processo.
«Le nostre soluzioni sono plug & play», evidenzia Scuri. «Il percorso bottom-up agevola l’adozione tecnologica e il cambio di mentalità in azienda, visto che andiamo a rispondere precisamente alle esigenze di chi lavora sui processi. Alla base del cambiamento ci deve ovviamente essere l’impegno del top management ad abbracciare la digitalizzazione, ma è alle necessità di chi si occupa quotidianamente dei workflow che ci rivolgiamo».
Digital Easy: l’RPA al cuore della trasformazione digitale
Queste caratteristiche di integrazione si fondano sull’RPA, vero “cuore” di Digital Easy. «La nostra soluzione è un framework standard all’interno del quale introduciamo le personalizzazioni per il cliente», spiega Scuri. «Questa architettura rende veloce l’implementazione e il dialogo con soluzioni esistenti grazie al nostro software proprietario Connetto, che è un tool di RPA. La Robotic Process Automation è fondamentale, quindi, perché automatizza perfettamente tutte le attività ripetitive e standardizzabili che sono a scarso valore aggiunto, ma fortemente soggette a errore umano e permette ai vari elementi della soluzione di integrarsi efficacemente», afferma il manager.
La differenza sul mercato Konica Minolta intende farla proprio così: semplicità dell’implementazione e dell’offerta (con un modello pay-per-user su base mensile e tre livelli di sottoscrizione) per portare nelle aziende una “vera digitalizzazione” dell’intero ciclo documentale. «Grazie all’RPA, che incorpora l’automazione in ogni software, e all’approccio basato sul processo, non portiamo ai clienti solo degli strumenti digitali, ma una strategia per la Digital Transformation», conclude Scuri.
Il cliente viene affiancato dagli specialisti di Konica Minolta al fine di individuare le aree prioritarie per la digitalizzazione documentale. Da lì si parte intervenendo con progetti “su misura” per imprese grandi e piccole accomunate dall’obiettivo di accrescere la loro competitività.
