Mettere le diverse aziende del Gruppo e i loro manager nelle condizioni di prendere decisioni puntuali grazie a un unico strumento condiviso, in grado di rendere i dati disponibili e fruibili in tempo reale, organizzandoli e strutturandoli a monte. Era qui che puntava ad arrivare Dedagroup quando ha deciso di intraprendere il suo percorso di adozione di PowerBI di Microsoft. Oggi, a disposizione di circa mille persone (il Gruppo nel mondo ne conta oltre 2mila dislocate tra Italia, Regno Unito, Stati Uniti e Messico) ci sono cinquanta tipologie di report che integrano le informazioni delle diverse piattaforme utilizzate, dal CRM all’ERP passando per le applicazioni custom sviluppate ad hoc.
Una vista unica che abilita la governance di Gruppo, elemento fondamentale per Dedagroup, polo di aggregazione delle eccellenze italiane del Software e delle Soluzioni As a Service, e protagonista nell’innovazione digitale di Aziende, Enti pubblici e Istituti finanziari.
È Manuel Vivaldelli, l’IT Manager di Dedagroup, a raccontarci il progetto e i suoi nodi cruciali: «Si tratta di un percorso di cui sicuramente beneficia il Gruppo, ma che ha ripercussioni importanti anche sulle persone che adesso lavorano in modo più efficace e che hanno la possibilità di concentrarsi su attività strategiche: quello che prima richiedeva giornate di lavoro oggi si fa in pochi minuti, penso in particolare all’area Finance e al controllo di gestione».
Who's Who
Manuel Vivaldelli,
IT Manager di Dedagroup
Com’è nato il progetto di democratizzazione del dato di Dedagroup
Il progetto, partito circa nove anni fa, nasce dall’esigenza strategica di individuare uno strumento che fornisse una visione di insieme omogenea sui diversi dati a disposizione del Gruppo, al fine di renderli più facilmente disponibili e fruibili per gli utilizzatori finali.
«Siamo partiti da un assunto: il dato doveva essere centralizzato e gestito da un unico punto di accesso – ci ha raccontato Vivaldelli -. Abbiamo quindi scelto di adottare PowerBI di Microsoft, di cui utilizzavamo già Office 365. Tecnicamente abbiamo subito apprezzato la facilità d’uso e le potenzialità dello strumento e così abbiamo iniziato a realizzare alcune reportistiche molto semplici partendo dall’integrazione con una piattaforma che faceva parte dello stesso ambiente, Microsoft Dynamics 365. Le persone di business hanno velocemente percepito il valore aggiunto di una piattaforma di self-service Business Intelligence. Lo strumento consentiva loro non solo di avere immediatamente delle viste aggregate sui dati che servivano, ma anche di poter ragionare in ottica predittiva, con la possibilità di fare, cioè, delle valutazioni su cosa potrebbe succedere se si verificasse un evento piuttosto che un altro. Inoltre, i nostri colleghi hanno trovato convincente la possibilità di accedere al dato non solo in maniera autonoma, ma anche profilata e quindi sicura».
Dati che comunque Dedagroup ha scelto di validare e certificare prima di metterli a disposizione.
«PowerBI aiuta a prendere decisioni consapevoli basandosi su una singola fonte di verità: i dati – sottolinea Luba Manolova, Direttore della Divisione Microsoft 365 -. Nasce come soluzione che può essere facilmente utilizzata sia dall’utente finale, sia dall’IT. Dedagroup è la testimonianza perfetta di come sia possibile coniugare la self-service e l’enterprise BI, facendo leva sull’integrazione nativa con Microsoft Dynamics e Teams, in un ambiente sicuro, attraverso un percorso di democratizzazione del dato che porta gli utenti a prendere decisioni migliori».
Who's Who
Luba Manolova
Direttore della Divisione Microsoft 365 di Microsoft Italia
Un sistema che supporta le decisioni di diverse aree di business
Nel tempo il percorso di adozione ha preso forma e sono state portate avanti progettualità con diverse aree aziendali, questo anche grazie alla scalabilità della soluzione che Dedagroup ha scelto. Negli ultimi due anni, il progetto è entrato in una fase più avanzata. «Abbiamo eliminato tantissime estrazioni dati e l’utilizzo di fogli Excel condivisi tramite mail – ha sottolineato Vivaldelli – e quotidianamente i colleghi ci chiedono di creare nuove reportistiche: questo accade perché siamo riusciti a collegare PowerBI con tutti i nostri applicativi, rendendolo un sistema aperto che consente di lavorare su molteplici fronti. Oggi, quando ci arriva una richiesta il processo è semplice. Il team IT la valuta e la valida, poi viene costituito un tavolo di lavoro congiunto tra i tecnici che si occuperanno dello sviluppo dell’applicazione e i colleghi del business. Questo passaggio è fondamentale per capire le reali esigenze e aspettative che hanno gli utilizzatori: di cosa hanno bisogno per lavorare meglio. Il nostro compito è soprattutto quello di creare una soluzione che sia utile per tutto il Gruppo, tendenzialmente quello che cerchiamo di evitare, salvo casi particolari, è sviluppare una reportistica che risponda solo alle esigenze di una determinata azienda».
In generale, quindi, si tratta di un sistema che oggi è utilizzato da diverse aree aziendali: dal mondo finance, dal controllo di gestione, dalle vendite, dal marketing e dal facility. Ma non mancano anche altri progetti che seguono dei filoni ad hoc, alcuni molto articolati. «All’interno del mondo del credito, ad esempio – ci ha raccontato il manager -, siamo riusciti a realizzare un modello di controllo del calcolo del DSO (Days Sales Outstanding, ovvero il calcolo del numero medio di giorni necessari per incassare un credito) che consente di capire cosa succede se si sposta, anticipa o ritarda, e quali ripercussioni ci sono sul business. I CEO delle diverse società che fanno parte di Dedagroup, adesso, hanno la possibilità di decidere di attivare o meno delle politiche di incentivazione sulla forza vendita, potendo anche definire obiettivi misurabili e verificabili. Altro esempio, i report di cross selling, che si sono rivelati essere uno strumento prezioso per un gruppo come il nostro composto da molte società: poter avere una vista che dice che cosa succede su un cliente comune, su quali leve si può agire e quali possono essere gli incentivi è strategico».
Ma in Dedagroup, il ruolo di PowerBI è centrale anche per i project manager che adesso sono totalmente autonomi nel controllare gli stati di avanzamento di ogni singolo progetto (in termini economici, ma anche di chi ci ha lavorato e quante ore ha speso) e collaborare con gli altri attori che lavorano sul progetto. Altro esempio è quello che riguarda l’area del facility: per ogni sede è possibile tenere sotto controllo i costi degli affitti, del riscaldamento, dell’energia. «Prima in entrambi i casi – ha sottolineato l’IT Manager – si doveva passare da qualcuno per avere tutte queste informazioni».
Quello che colpisce del racconto di Vivaldelli è quanto adesso sia davvero semplice e immediato accedere ai dati aziendali in autonomia. «In tal senso, le aree che chiaramente ne hanno beneficiato di più sono il finance e il controllo di gestione, che riesce a confrontare e discutere il budget e il forecast dentro PowerBI».
Prendere decisioni consapevoli e condivise: ecco perché serve mettere a fattor comune il dato
Se si guarda al progetto nella sua complessità, secondo Vivaldelli, una delle conquiste più importanti è stata portare la Business Intelligence dentro al CRM, che non significa costruire banalmente delle semplici dashboard, ma creare e implementare dei report all’interno di forum specifici, già filtrati per alcuni campi, dentro al CRM stesso: adesso dalla scheda del cliente è possibile aprire PowerBI e consultare tutto il suo storico attraverso grafici e viste dedicate.
«Non voglio però tralasciare un altro aspetto che per noi è altrettanto importante: l’integrazione con Teams. Si tratta di una funzionalità nativa che ha agevolato la collaborazione e la discussione tra i gruppi di lavoro che possono accedere e commentare le reportistiche in modo semplice, cosa che sicuramente agevola il prendere decisioni condivise». In pratica, questo passaggio ha favorito lo scambio delle informazioni e i confronti.
Per avere dati “puliti” si devono ordinare anche i processi
Il progetto intrapreso da Dedagroup ha avuto un impatto anche su aspetti che in apparenza sembravano fuori dal suo raggio di azione. «Mettere a disposizione delle aziende una vista unica sul dato per prendere le decisioni di business ha richiesto di fare ordine anche nei processi e sul modo di lavorare: abbiamo dovuto accompagnare diversi team per fare in modo che i dati raccolti fossero “puliti” e intelligibili. Questo perché, non dimentichiamocelo, Dedagroup nasce dall’unione di diverse società (sono 24, ndr), e conta oggi 34 sedi in Italia e 9 nel mondo. Quello che serviva, per rendere la Business Intelligence a portata di tutti, era uniformare anche la lingua (e quindi la terminologia) usata nelle varie realtà e le logiche con cui si lavora sui dati. Portare avanti questa parte del progetto è stato impregnativo, ma oggi in Dedagroup le persone sanno quello che devono fare, come lo devono fare, perché sono consapevoli che l’obiettivo è avere un certo tipo di informazione che deve essere visualizzata in un determinato modo».
Change Management e attenzione alla User Experience: perché ha funzionato il progetto di Dedagroup
Con Vivaldelli abbiamo cercato di capire quali elementi hanno decretato il successo dell’iniziativa che ha portato avanti con il suo team.
«Forti del commitment della direzione, abbiamo favorito il percorso di Change Management affiancando gli utilizzatori con dei percorsi formativi continuativi, che prevedono sessioni in aula ma anche la possibilità di fruire di video pillole. L’obiettivo è stimolare la curiosità e far capire concretamente quali sono i vantaggi che ha guardare i risultati di un report, in termini di informazioni che acquisisco e di ricadute sul mio lavoro. Siamo convinti che solo mantenendo vivo l’interesse, lo strumento possa evolvere».
Poi c’è un elemento collegato strettamente a PowerBI: «La piattaforma consente di progettare dei cruscotti che attraverso rappresentazioni grafiche colorate e intuitive fanno emergere le informazioni importanti da tenere sotto controllo, come i KPI che aiutano a capire quanto siano buone o meno le performance. Io, ad esempio, per tenere monitorato il mio team utilizzo un cruscotto con 5 indicatori che possono diventare gialli, verdi, rossi: ogni mattina li guardo, e istantaneamente so se funziona tutto oppure, se così non fosse, cosa devo controllare. Tutto questo è possibile grazie alla User Experience della piattaforma, che consente di avere delle viste che si traducono in dei veri e propri “colpi d’occhio”. Ma la cosa che è davvero vincente è la possibilità di personalizzare i report in base alle esigenze degli interlocutori, non è detto che per tutti sia utile avere la medesima rappresentazione dei dati, anzi. Quello che abbiamo fatto, grazie alla piattaforma, è giocare con le immagini, i grafici e le viste particolari per aiutare gli utilizzatori a trarre il massimo vantaggio da questo strumento», ha concluso il Manager.
