Da quando il ciclo di fatturazione è entrato nella dimensione digitale, anche all’interno delle PMI efficienza ed efficacia dei processi di procurement sono sempre più legate ai concetti di automazione e integrazione.
Non si tratta solo di snellire le procedure, diminuendo l’utilizzo dei supporti cartacei e abbattendo i classici errori di data entry e riconciliazione: in gioco c’è la capacità di sfruttare soluzioni avanzate di document management e data analytics per estrarre da ciascuna transazione valore utile a costruire una supply chain davvero resiliente.
Gli strumenti a supporto dell’innovazione di processo
Ma andiamo con ordine e cominciamo col definire più precisamente l’ambito di cui stiamo parlando.
A differenza di quanto si tende a immaginare, alla base del concetto di automazione non c’è la mera sostituzione dell’attività umana con la RPA (Robotic Process Automation), bensì una collaborazione profonda tra uomo e macchina. Una cooperazione complementare abilitata dalle moderne piattaforme di Digital Workplace, Digital Workflow e Intelligent Document Processing. Se è vero, come stima McKinsey, che nei prossimi anni circa un terzo delle attività del 60% delle professioni di oggi potrebbe essere automatizzato, si parla comunque di mansioni a basso valore come, per esempio, l’inserimento di dati, la gestione di e-mail ripetitive e il monitoraggio di processi approvativi. Tutte operazioni che non richiedono il giudizio e le competenze avanzate di un professionista, ma che comunque drenano risorse che invece potrebbero essere devolute verso attività più strategiche.
Abbracciare il tema dell’automazione e dell’intelligenza fornita dagli strumenti digitali oggi vuol dire trasformare le potenzialità della fatturazione elettronica e della gestione documentale in risorse al servizio delle persone, aumentando l’efficienza, potenziando la produttività e soprattutto migliorando la qualità del lavoro. In quest’ottica la RPA e l’IDP (Intelligent Document Processing) diventano due facce della stessa medaglia.
I vantaggi offerti dalla RPA
La RPA, attraverso l’adozione di bot deputati alla gestione dei flussi documentali, si rivela essenziale per la divisione procurement nel limitare l’intervento umano sui computer rispetto a operazioni semplici, ripetitive o basate su procedure standard che richiedono comunque tempo per essere completate manualmente.
Cosa può fare, nella pratica, un software di RPA implementato correttamente? È innanzitutto in grado di inserire, a partire da input di dati strutturati, ciascuna categoria di informazione estrapolata dalle fatture all’interno di sistemi informativi come ERP, CRM, BPM. Allo stesso modo, la soluzione riesce a lavorare in senso opposto, estraendo elementi dai medesimi sistemi e instradandoli verso le query degli utenti. Opportunamente addestrata, una piattaforma RPA può inoltre riconciliare pagamenti, transazioni e dati contabili, e autenticarsi su SdI, portali fornitori, ambienti ecommerce e marketplace, controllando i database relativi ad anagrafiche, Iban, Cassetto fiscale, Corrispettivi telematici e fatture elettroniche e redigendo report accurati a partire dalla correlazione di dati provenienti da più sistemi. Eliminare queste attività dalla “lista dei compiti” non sostituisce le competenze del collaboratore, tutt’altro: le valorizza. E consente al contempo di aumentare gli FTE (Full Time Equivalent) a disposizione dell’organizzazione.
Il ruolo dell’IDP nella strutturazione dei dati
Nel descrivere le peculiarità dei sistemi RPA si è parlato non a caso di informazioni strutturate, o quanto meno digitalizzate, perché sono quelli, tendenzialmente, gli input che riesce a orchestrare un bot. Come tutti sanno, però, il dato strutturato non rappresenta la totalità del patrimonio informativo aziendale: per quanto i flussi digitali siano in costante aumento, rimane sempre un’enorme quantità di documenti – cartacei e non – in entrata (oltre a quelli storici, contenuti negli archivi) che devono passare da un processo di dematerializzazione e classificazione prima di poter essere “digeriti” dalla RPA.
È in questo vuoto di automazione che si inserisce l’Intelligent Document Processing, fondamentale per fluidificare i flussi informativi e i processi approvativi che vengono innescati da dati che risiedono su documenti non strutturati. Dai DDT su carta ai PDF passando per le e-mail e le PEC, la combinazione di tecnologie OCR (Optical Character Recognition), NLP (Natural Language Processing), RPA, AI e ML consente ai sistemi IPD di estrarre le informazioni da qualsiasi tipo di formato – fisico o digitale – non strutturato, riconoscendo la natura e il significato dei dati estratti, posizionandoli nei sistemi e negli applicativi opportuni e veicolandoli verso i destinatari – individui o repository – designati.
L’approccio integrato di Honu (Archiva Group) a RPA e IDP
Integrando in modo sartoriale le soluzioni RPA e IDP anche attraverso l’impiego di interfacce No-Code (che garantiscono rapidità di sviluppo, facilità nella manutenzione e agilità nelle evoluzioni future) diventa possibile dare vita a una soluzione di processo end-to-end in grado di dialogare senza frizioni con i sistemi in uso all’interno dell’azienda.
Tutto ciò consente non solo di sistematizzare i flussi di dati legati ai processi di fatturazione, razionalizzandoli pure in funzione dello sviluppo di nuovi modelli di business, ma anche di creare meccanismi agili per accedere a informazioni e insight che possono valorizzare in modo incrementale le attività di procurement.
Ed è ciò a cui punta Honu, società della galassia Archiva Group che ha sviluppato una proposition completa dedicata alle soluzioni per l’automazione. Con un approccio rapido, scalare e determinato all’implementazione tecnologica, l’esecuzione è guidata dall’esperienza di un team di consulenti che ambiscono a una comprensione ampia e profonda delle reali esigenze aziendali, accompagnando il cliente verso quello che è – o dovrebbe essere – il vero obiettivo della digitalizzazione: l’eccellenza di processo.
Honu sfrutta il Business Process Management per analizzare i processi in modo da efficientarli, ricreandoli digitalmente, per costruire luoghi collaborativi virtuali. È così che si identificano non solo i passaggi e i ruoli, ma anche e soprattutto le singole azioni compiute e assegnate ai collaboratori che possono essere rese più fluide o automatizzate in toto, con bot in grado di replicare il comportamento umano sulle macchine. L’inserimento e l’estrazione dei dati da più sistemi, il controllo e la quadratura degli input sulle varie strutture informatiche, insieme alla creazione di report accurati in real time sono garantiti da due categorie di soluzioni: BPM Digital Workplace, costruita su piattaforme No/Low-Code unificate di Business Project Management & Workflow Management, digitalizza i flussi di lavoro tra persone, mentre l’RPA Digital Workforce aumenta virtualmente gli FTE dell’organizzazione, moltiplicando in modo esponenziale l’efficacia di ciascuno dei task che compongono la catena del valore aziendale.
