La tradizionale visione del Project Management intesa come disciplina e metodi per ottimizzare la gestione del progetto, non è oggi più sufficiente.
L’azienda ha l’esigenza di un approccio gestionale per progetti che sia completo ed efficace, in cui il singolo progetto rappresenta il mezzo per contribuire al raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali.
C’è quindi la necessità di una proposta che elabori un processo completo a partire dalla definizione di una strategia e dei suoi obiettivi a livello aziendale, che definisca controlli e mantenga un Portfolio di progetti bilanciato ed efficace agli scopi strategici (Portfolio Management), che delinei regole e procedure univoche per gestire progetti, valorizzandone le potenzialità in una visione coesa.
Una cultura diffusa di project management
L’introduzione del PMO (Project Management Office) nelle aziende richiede quindi la definizione di nuovi processi e anche la creazione di una cultura diffusa di Project Management.
Il forte commitment interno diventa cruciale poiché il nuovo strumento a disposizione del top management garantisce la corretta visione del portafoglio progetti valorizzando i processi di pianificazione, il supporto nell’allocazione e gestione delle risorse e soprattutto il monitoraggio e controllo dei risultati. L’uniformità delle informazioni rende così più efficiente l’allineamento alla strategia aziendale.
La funzione di PMO determina quindi le regole, scandisce e supervisiona il lavoro globale di tutte le entità aziendali coinvolte. E’ infatti evidente la necessità di mantenere una uniformità nella gestione dei progetti anche all’interno delle diverse direzioni di linea con una chiara comunicazione della strategia di business a tutti i livelli dell’azienda e con un coordinamento integrato del portafoglio dei progetti e dei servizi.
Le soluzioni di PPM
Il mercato del Project Portfolio Management (PPM) in Italia non è oggi ancora così ampio ma queste soluzioni sono di particolare interesse per aziende di medio o grandi dimensioni perché diventano un supporto fondamentale nella gestione strategica oltre che operativa del loro portafoglio progetti. Il settore più interessato all’introduzione di strumenti di PPM è certamente quello dell’information technology anche se tutti i dipartimenti IT delle aziende stanno facendo valutazioni in tal senso.
L’approccio al Project Portfolio Management deve essere basato sull’esperienza e sulla proposizione di un progetto implementativo completo di analisi organizzativa, impostazione della soluzione, formazione sia metodologica sia tecnica e l’affiancamento alla funzione di PMO delle aziende e ai Project Manager che ne fanno parte.
Il fine è la razionalizzazione dei processi, il miglioramento dell’efficienza e lo sviluppo della comunicazione di “tutte” le aziende e le organizzazioni indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di riferimento, superando le diverse complessità.
Data quindi la trasversalità delle iniziative di Project Portfolio Management è possibile estendere il campo di azione a molti altri ambiti, oggi ancora troppo circoscritti, facendo leva sulla conoscenza dei cambiamenti organizzativi e operativi in atto per competere.
Tutto ciò impone di dotarsi di adeguate metodologie e strumenti di supporto che favoriscano il miglioramento dei processi, della comunicazione e dell’organizzazione aziendale e che supportino le decisioni strategiche al fine di realizzare, in modo efficiente ed efficace, i progetti che hanno il maggior impatto sul business.
In tal senso, si rende necessario promuovere soluzioni che offrono un insieme di solide funzionalità capaci di supportare la Governance del portafoglio progetti. Tali soluzioni devono saper indirizzare i temi correlati alla gestione dei progetti, a partire dalla gestione del budget e delle richieste (Demand Management) per arrivare alla gestione operativa dei progetti e alla creazione di dashboard direzionali, per fornire valore a qualsiasi organizzazione con la piena consapevolezza della necessità di una gestione coordinata e monitorata, in linea con le esigenze strategiche.
*Manager BU Project Porftolio Management di GFT Italia
