L’Istituto Dermopatico dell’Immacolata (IDI) è una struttura ospedaliera specializzata in dermatologia a livello europeo con 2 sedi ospedaliere convenzionate: quella centrale di Roma e il distaccamento di Villa Paola a Capranica in provincia di Viterbo.
L’istituto è di proprietà della Provincia Italiana della Congregazione dei Figli dell’Immacolata Concezione (PFIC). Complessivamente, PFIC, attraverso le strutture che ha rilevato nel corso degli anni, è in grado di assistere circa 14.000 pazienti l’anno in regime di ricovero per le patologie mediche, chirurgiche, ortopediche, pediatriche, ginecologiche, oculistiche ed otorinolaringoiatriche. La struttura conta oggi un totale di circa 1.400 dipendenti. Agli Ospedali si aggiungono poi oltre 30 realtà distribuite in Italia che operano nel campo socio-assistenziale ed educativo.
La soluzione implementata
La proprietà si è trovata con l’esigenza di migliorare l’integrazione e il controllo sui processi interni, sia delle proprie complesse strutture ospedaliere, sia delle realtà operanti sull’intero territorio nazionale. Per questo, in collaborazione con Wolters Kluwer Italia, la struttura sanitaria ha deciso di implementare il software gestionale Arca Evolution. Grazie al nuovo sistema gestionale, PFIC. è in grado di gestire in maniera integrata le diverse aree dall’Amministrazione al Controllo di gestione, dagli Approvvigionamenti alla Logistica.
“La struttura ospedaliera – spiega Michele Ciotti, Direttore Sistemi Informatica e Controllo di Gestione di IDI – ha ora la possibilità di gestire ordini, bolle consegne merce, fatture e pagamenti, e di accedere, in qualsiasi momento, alle relative informazioni aggiornate in tempo reale, con la garanzia di un monitoraggio costante anche della situazione finanziaria dell’Ente”.
I benefici
In precedenza, la richiesta di approvvigionamenti da parte del singolo Reparto/Laboratorio prevedeva in un ospedale il contatto via fax con i fornitori, per ricevere depliant e offerte in base ai quali veniva effettuata la formulazione di una richiesta cartacea da inviare all’Ufficio Acquisti. Successivamente, dopo la contrattazione, l’Ufficio Acquisti procedeva a contattare telefonicamente i fornitori per formalizzare l’ordine inserendo su un apposito scadenziario informatico il termine del relativo pagamento.
Ora con il nuovo software gestionale tale procedimento è interamente automatizzato: ciascun reparto ha la possibilità di procedere con la pre-richiesta di acquisto informatica formulata in base alle reali esigenze del reparto indipendentemente dai fornitori. In parallelo, è possibile accedere alle liste di prodotti di riferimento integrate a sistema provenienti direttamente dai fornitori. Di seguito, in modo automatico, le richieste d’acquisto sono vagliate e raggruppate per fornitore, pronte per la fase di approvazione.
Le richieste approvate sono disponibili a sistema per l’Ufficio Acquisti che inizia la fase di trattativa con i fornitori concordando anche i termini di pagamento. Oggi è possibile, ad esempio, la gestione anticipata della Tesoreria con il monitoraggio costante del flusso di incassi e pagamenti e con la possibilità, in caso di necessità, di prorogare la scadenza di pagamento. Ed è anche possibile integrare la gestione delle fatture emesse giornalmente per i pazienti degli ambulatori, monitorare e gestire la merce di magazzino suddividendo le anagrafiche degli articoli con diversi livelli di allarmi per le scorte e le sotto scorte.
