Dopo molte polemiche, il Codice dell’amministrazione digitale (CAD) modificato dal d.lgs. 235/2010, introduce le definizioni di copie e duplicati informatici che sono utilizzate per disciplinare la complessa questione della copia di un documento su un medium differente da quello originale (copia informatica di documento cartaceo e copia cartacea di documento informatico), nonché quella della copia informatica di un documento informatico.
Va premesso fin d’ora che molto è riservato alle regole tecniche che dovranno essere emanate ai sensi dell’art. 71.
Si rinvia, inoltre, per i documenti analogici originali unici, ad un emanando decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri per l’individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico.
La “copia informatica di documento analogico” (art. 1, comma 1, lett. i-bis) è definita come il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto.
La “copia per immagine su supporto informatico di documento analogico” (art. 1, comma 1, lett. i-ter) è definita come il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto. Si tratta, per esempio, del documento .pdf che risulta dalla scansione di un documento analogico.
L’art. 22, comma 1, dispone che le copie informatiche di documenti analogici, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno la medesima efficacia probatoria degli originali se ad esse è apposta o associata, da parte di colui che le spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata.
L’art. 22, comma 2 e comma 3, dispone che le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la medesima efficacia probatoria degli originali se
- la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71, o ancora se
- sono formate nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 e se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.
La “copia informatica di documento informatico” (art. 1, comma 1, lett. i-quater) è definita come il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari. Si tratta, per esempio, del documento .pdf che risulta dalla effettuazione di una copia, cioè dalla registrazione in un diverso formato, di un documento .doc.
Il “duplicato informatico” (art. 1, comma 1, lett. i-quinquies) è definito come il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario. Si tratta, per esempio, della duplicazione di un documento .doc in un altro documento .doc.
L’art. 23-bis, relativo ai duplicati e copie informatiche di documenti informatici rimanda sostanzialmente alle regole tecniche, affermando che:
- i duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71 e che
- le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratti se la loro conformità all’originale, in tutti le componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta.
Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.
L’art. 23 si occupa delle copie analogiche di documenti informatici, quindi per esempio, delle stampe cartacee di un documento informatico.
Si dispone che:
- le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato;
- se manca la dichiarazione di conformità, le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.
Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.
