Controllo di gestione, obiettivi convergenti e coerenza organizzativa: i principi chiave per migliorare le performance

Il processo dinamico e continuo di monitoraggio delle prestazioni e di fine tuning delle azioni per garantire i risultati aziendali desiderati prende il nome di controllo di gestione. Una pratica che l’entrata in vigore della legge 14/2019 (nota anche come CCII, Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza) ha reso obbligatoria per tutte le imprese, eccezion fatta per le ditte individuali.

Vediamo più in dettaglio in cosa consiste e come sia determinante per lo sviluppo delle imprese.

Controllo di gestione: definizione e obiettivi

Si può definire controllo di gestione quell’insieme di sistemi, processi, pratiche e strumenti che consentono ai manager di gestire l’azienda in modo efficace raggiungendo gli obiettivi prefissati nei tempi stabiliti. Rientrano tra questi i metodi e gli strumenti per la contabilità e per quelli per la misurazione delle prestazioni e dei KPI di business.

L’obiettivo primario del controllo di gestione è dunque quello di creare e sviluppare la coerenza organizzativa, l’uniformità del processo decisionale e la convergenza degli obiettivi delle diverse unità aziendali all’interno di un’organizzazione in modo economicamente fattibile. Nella pratica questo si concretizza in quattro azioni:

• Individuare le cause degli scostamenti (ossia le differenze tra i risultati effettivi dell’azienda e i piani stabiliti che possono essere sia positivi che negativi, ndr) e di eventuali settori in perdita per poter intervenire in maniera puntuale.
• Misurare le prestazioni delle singole aree aziendali valutando l’integrazione di collaboratori esterni, ove necessario, al fine di incrementare la capacità produttiva.
• Ottimizzare la gestione delle risorse produttive ed economiche dell’azienda.
• Fornire supporto alla direzione aziendale nella definizione degli obiettivi strategici.

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Controllo di gestione e gestione finanziaria dell’azienda

Il controllo di gestione e la gestione finanziaria dell’azienda sono due attività strettamente correlate tra loro nel senso che: il controllo finanziario riguarda le questioni che possono influire sull’attività dell’azienda in termini di valutazione, allocazione e utilizzo delle risorse economiche, mentre il controllo di gestione è un esercizio complessivo e include anche la parte di controllo finanziario.

Analisi storica dei bilanci, analisi dei flussi di cassa, valutazione delle opportunità di investimento, gestione delle fonti di finanziamento, gestione dei rischi finanziari, sono i principali strumenti e tecniche utilizzati in finanza aziendale che un responsabile del controllo di gestione (il controller) deve conoscere per aiutare l’azienda a raggiungere i propri obiettivi di prestazione e di crescita finanziaria.

Il controllo di gestione come driver di innovazione e crescita aziendale

La maggior parte delle aziende oggi riconosce l’importanza dell’innovazione come motore di crescita aziendale, e il controllo di gestione può essere un driver di innovazione e dunque supportare l’azienda nella sua crescita.

Questa attività supporta i manager in questa direzione in diversi modi:

• Individuando le aree di miglioramento o che necessitano di più corposi investimenti in termini di risorse economiche, umane e strumentali
• Incrociando i dati sui clienti con le tendenze di mercato di modo da individuare nuove aree di business da sviluppare
• Valutando l’impatto finanziario e sulla produzione delle nuove tecnologie e, sulla base dei risultati, indirizzare la transizione digitale dell’azienda
• Indicando le potenziali aree di rischio legate all’innovazione e definendo un piano d’azione per gestirle

In questo modo, il controllo di gestione può contribuire a favorire il processo di innovazione dell’azienda e a migliorarne il livello di competitività.

L’importanza del controllo di gestione per il successo aziendale

Il controllo di gestione fornisce indicazioni di come l’organizzazione sta operando in conformità dei suoi obiettivi consentendo di prendere decisioni informate e tempestive per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali e per favorire la crescita dell’impresa. Gli scostamenti negativi vengono immediatamente rilevati, consentendo di intraprendere le azioni correttive del caso. Pertanto, la differenza tra i risultati attesi e quelli effettivi è ridotta al minimo.

Il controllo di gestione permettono altresì di valutare l’apporto delle risorse umane al raggiungimento degli obiettivi, influenzando e indirizzando verso l’efficienza il comportamento dei team o delle singole persone.

Altro aspetto da rilevare è l’azione di facilitatore del coordinamento tra le diverse divisioni aziendali attuato dal controllo di gestione. Questa attività, infatti, permette di verificare per esempio se la produzione viene eseguita in conformità con gli ordini ricevuti o, in caso contrario, di individuare le cause dello scostamento e avviare un’azione correttiva, stabilendo il coordinamento tra i dipartimenti coinvolti.

Tutte queste azioni, e altre ancora, ne fanno un’attività rilevante per il raggiungimento del successo aziendale.

Il ruolo del controllo di gestione nella pianificazione strategica dell’azienda

La pianificazione strategica è il processo attraverso cui i leader di un’organizzazione definiscono la loro visione per il futuro e identificano gli scopi e gli obiettivi dell’organizzazione stabilendo altresì la sequenza in cui tali obiettivi dovrebbero essere realizzati in modo che l’organizzazione possa perseguire la propria visione dichiarata.

Il controllo di gestione svolge un ruolo fondamentale nella pianificazione strategica aziendale. Esso consente di monitorare gli obiettivi strategici e il loro raggiungimento nel tempo individuando eventuali criticità. In questo modo, la direzione aziendale può valutare l’efficacia delle proprie strategie e apportare eventuali modifiche per migliorare i risultati.

Le principali tecniche di controllo di gestione

Contabilità analitica, budgeting e reporting fanno parte delle principali tecniche di controllo di gestione. In generale sono tutti strumenti che permettono di individuare eventuali scostamenti con gli obiettivi fissati e prendere decisioni tempestive per raddrizzare il tiro ove necessario. Nello specifico:

• La contabilità analitica serve a tenere traccia dei costi e dei ricavi, nonché ad analizzare la redditività di un progetto o servizio misurando il rapporto tra le risorse impiegate (input) e i risultati ottenuti (output);
• La pianificazione e il controllo del budget consentono di definire i piani finanziari dell’azienda e di monitorare l’andamento economico-finanziario nel tempo;
• Il report aziendale è un documento che ha la funzione di trasmettere, all’interno e all’esterno dell’impresa, i risultati conseguiti, e analizzare gli eventuali delta rispetto agli obiettivi fissati in sede di programmazione.

Analisi dei costi e degli indicatori di performance

Altre due tecniche fondamentali del controllo di gestione sono l’analisi dei costi e degli indicatori di performance.

L’analisi dei costi consente di individuare le voci di spesa dell’azienda e di valutare l’efficienza dei processi aziendali. In tal modo, è possibile individuare eventuali aree di miglioramento e proporre soluzioni per ridurre i costi.

La definizione degli indicatori di performance (KPI) permette di valutare le performance delle singole aree aziendali in riferimento a dei valori predeterminati individuando i disallineamenti.

Come il controllo di gestione aiuta a prendere decisioni migliori in azienda

Grazie al monitoraggio continuo dell’andamento economico-finanziario, e alla capacità che offre di individuare eventuali scostamenti rispetto ai piani stabiliti, la direzione aziendale può prendere decisioni rapide sulla base di informazioni certe favorendo la crescita dell’impresa.

Il controllo di gestione come strumento per il miglioramento continuo dell’azienda

Grazie al management control è possibile ottenere una visione chiara di dove l’azienda è e dove essa sta andando. Sulla base di informazioni certe, il controller garantisce che le prestazioni e i risultati effettivi siano correlati agli obiettivi principali dell’impresa. In questo modo migliora la capacità dell’organizzazione di pianificare azioni future, si facilita il coordinamento tra le divisioni e si supporta anche il decentramento organizzativo, creando un ambiente di conoscenza e comprensione degli obiettivi diffuso in tutta l’azienda. Tutto ciò consente di disegnare un percorso di miglioramento continuo che guarda al futuro.

Come implementare un sistema di controllo di gestione efficace nella propria impresa

Per implementare un sistema di controllo di gestione efficace è necessario definire obiettivi chiari e misurabili, monitorare costantemente i risultati e adattarsi rapidamente alle situazioni in continua evoluzione.

È possibile dividere questo processo in quattro fasi:

Stabilire standard e metodi per misurare le prestazioni

Si definiscono “standard” i criteri di prestazione sui quali vengono misurate le performance di modo che i manager possano ricevere segnali su come stanno andando le cose.

Misurare le prestazioni

Esistono diversi metodi per misurare le prestazioni. In generale, però, più gli standard sono definiti in modo appropriato, più la valutazione delle prestazioni effettive o previste è semplice.

Determinare se le prestazioni corrispondono allo standard

Si tratta di confrontare i risultati misurati con gli standard già fissati. Se le prestazioni corrispondono allo standard significa che tutto sta procedendo regolarmente, viceversa i dirigenti dovranno intervenire apportando dei correttivi.

Intraprendere azioni correttive

Se le prestazioni non sono all’altezza degli standard è necessario attuare un’azione correttiva, che potrebbe comportare un cambiamento in una o più attività e operazioni dell’organizzazione.

Fondamentale coinvolgere nel processotutti i dipendenti dell’azienda e fornire loro le informazioni necessarie per comprendere l’andamento dell’attività e il proprio ruolo nel raggiungimento degli obiettivi.

Questo è possibile seguendo alcune buone regole quali: comunicare gli obiettivi dell’azienda e come il loro lavoro contribuisce a raggiungerli; coinvolgere i dipendenti nella definizione degli obiettivi e dei KPI; fornire feedback regolari sui risultati raggiunti; riconoscere e premiare i dipendenti che raggiungono gli obiettivi.

Controllo di gestione, chi lo fa

Il responsabile del controllo di gestione, o Controller, è una figura solitamente inserita all’interno del team AFC (Amministrazione, Finanza e Controllo), anche se in molte aziende questa attività è affidata a professionisti esterni. Il suo compito principale è monitorare il corretto impiego delle risorse finanziarie in relazione al raggiungimento degli obiettivi di business prefissati, garantendo un’attenta valutazione di tutte le attività.

Il Controller analizza la contabilità aziendale, le relazioni e tutti i documenti utili a comprendere l’andamento economico e finanziario dell’azienda avvalendosi del supporto prezioso di strumenti software gestionali e soluzioni di Business Intelligence, monitora le performance aziendali e riporta periodicamente al management i risultati della sua attività, suggerendo anche le strategie correttive nel caso in cui si prospettino problemi o criticità.

Competenze di un controller

Il responsabile del controllo di gestione solitamente è in possesso di una laurea a indirizzo economico o statistico. Si tratta di una persona con ottime capacità di sintesi e analitiche, che ha dimestichezza con la materia della contabilità e dell’analisi di bilancio, del budgeting e del reporting. Fondamentali, nello svolgimento delle sue attività, sono una buona conoscenza dei programmi ERP, SEM (Structural Equation Model) e BI, la padronanza della lingua inglese e quella delle norme fiscali e civilistiche, nazionali e non.

Articolo originariamente pubblicato il 02 Mag 2023