Entrate in vigore le prime regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici. Le regole sono quelle emanate il 3 dicembre 2013 con due decreti del Presidente del Consiglio dei ministri.
Ma «considerate le novità introdotte dalle nuove regole tecniche, l’Agenzia per l’Italia Digitale ha predisposto la circolare n. 65 (10 aprile 2014), per spiegare come fare il mestiere del “conservatore”», spiega Maria Pia Giovannini, che si occupa di questi aspetti presso l’Agenzia.
Per la precisione, la circolare “definisce le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici”. Entrerà in vigore alla data di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale; abroga e sostituisce la Circolare DigitPA n. 59 del 29 dicembre 2011.
I conservatori, per accreditarsi, dovranno dimostrare alcuni requisiti. Tra l’altro, dimostrare affidabilità tecnica, finanziaria e organizzativa; utilizzare personale adeguato; di applicare procedure e metodi conformi a tecniche consolidate; utilizzare sistemi affidabili e sicuri per la conservazione; adottare adeguate misure di protezione dei documenti. Se è un soggetto privato, deve anche essere una società di capitali (almeno 200 mila euro di capitale sociale).
Vale il silenzio-assenso: se l’Agenzia non respinge entro 90 giorni la domanda, il soggetto viene iscritto nell’elenco dei conservatori accreditati. Ci sono poi alcuni obblighi da rispettare. In sintesi: “a decorrere dal quadrimestre successivo alla data di iscrizione nell’elenco, il conservatore accreditato è obbligato a trasmettere all’Agenzia il rapporto quadrimestrale contenente i dati di riepilogo delle attività svolte”; “alla scadenza del certificato ISO/IEC 27001 il conservatore accreditato si obbliga a trasmettere all’Agenzia il nuovo certificato rilasciatogli e inoltre, nel corso di validità dello stesso, annualmente, le risultanze delle verifiche periodiche di mantenimento”.
“Almeno ogni 24 mesi, a partire dalla data comunicata dall’Agenzia, il conservatore accreditato deve presentare un certificato di conformità del sistema di conservazione ai requisiti tecnici organizzativi stabiliti dall’Agenzia, rilasciato da un ente di certificazione accreditato da ACCREDIA, o da altro ente di Accreditamento firmatario degli accordi di Mutuo riconoscimento nello schema specifico”.
Il conservatore è obbligato “alla massima collaborazione e a consentire l’accesso all’Agenzia, o a soggetti terzi dalla stessa incaricati, presso le strutture dedicate allo svolgimento del servizio di conservazione. L’Agenzia può disporre l’esecuzione delle verifiche ispettive, anche con breve preavviso, condotte secondo le modalità indicate in un apposito documento consultabile sul sito istituzionale dell’Agenzia”.
«Gli addetti ai lavori possono svolgere finalmente la funzione di conservatori di documenti informatici. Sono novità molto attese dal mercato e certo importanti, per due motivi», dice Giovannini. «La pubblica amministrazione è obbligata ad avvalersi di soggetti che rispondono a questi requisiti. Ma anche i privati sono interessati dalle novità: tutti coloro che faranno fatturazione elettronica conserveranno i documenti informatici, infatti. E visto l’obbligo a fare solo fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione, dal 9 giugno, sono certo destinate ad aumentare le aziende che si avvarranno dei nuovi soggetti “conservatori”», dice Giovannini.
