Parte integrante della trasformazione digitale delle imprese riguarda l’evoluzione dei sistemi di gestione documentale. Le parole d’ordine sono funzionalità integrate e processi sempre più automatizzati, da monitorare attraverso punti d’attenzione che consentano a qualsiasi tipologia di operatore di accedere in modo semplice e intuitivo a flussi di lavoro costantemente ottimizzati.
SAP S/4HANA si candida a essere uno degli ambienti più indicati per orchestrare questa complessità. L’ERP costituisce di per sé il cuore del business, e l’ambiente di ultima generazione proposto da SAP, opportunamente collegato con i vari strumenti di document management, può concorrere in maniera determinante all’introduzione di logiche RPA (Robotic Process Automation) rispetto ai temi della fatturazione elettronica e della gestione di ordini e DDT.
Il nuovo ruolo del gestionale SAP
Utilizzato come infrastruttura gestionale portante per controllare i dati legati alle transazioni, agli ordini di acquisto e alla fatturazione, SAP può in questo modo aiutare le imprese che hanno l’esigenza di gestire in modo integrato anche i documenti non strutturati, che costituiscono buona parte del patrimonio informativo aziendale. Occorre però, come detto, un elemento di raccordo. A questo ha pensato Top Consult, Software House specializzata nella realizzazione di soluzioni per la gestione elettronica dei documenti. Connect4SAP mette in relazione l’infrastruttura documentale con quella gestionale, consentendo di sprigionare tutto il valore dei documenti all’interno delle applicazioni di business SAP.
L’ERP abilita in questo modo un’orchestrazione congiunta dei dati e dei documenti associati, aumentando la sua efficienza complessiva e utilizzando le capacità avanzate della piattaforma documentale TopMedia Social NED per raccordarsi direttamente anche con la piattaforma di conservazione digitale dei documenti fiscali.
Per collegare le varie entità gestite di solito dall’ERP SAP – a partire da ordini, conferme, fatture, e DDT – ai documenti aziendali Top Consult ha creato un’interfaccia ad hoc: SAP ArchiveLink, una porta certificata che garantisce la perfetta sincronizzazione tra i due ambienti. TopMedia Social NED agisce invece come HTTP Content Server offrendo una user experience ottimale anche a cavallo di due ambienti complessi come gestionale e sistema documentale. Gli utenti possono visualizzare i documenti archiviati in TopMedia attraverso le familiari schermate SAP, ottenendo tutte le informazioni tipicamente non strutturate che SAP, da solo, non è in grado di estrarre.
L’archiviazione dei documenti SAP provenienti dai vari scenari previsti (outgoing, incoming, e via dicendo) viene poi presa in carico da SAP HTTP Content Server, che abilita inoltre la ricerca e la visualizzazione dei documenti dall’interfaccia SAP.
Con SAP Aligner, modulo gestito da Orchestrator, invece, tutti i metadati utili alla completa gestione del documento vengono catturati dal gestionale e trasferiti all’interno di TopMedia Social NED. Con i metadati allineati diventa quindi possibile ricercare i documenti, visualizzarli e navigare tra i documenti attraverso correlazioni, opportunamente definite tramite Surfer, il client RIA di TopMedia Social NED. È bene sottolineare che i documenti salvati sono automaticamente predisposti per la conservazione a norma.
Digitalizzazione del Ciclo Passivo
Ma come si traducono sul piano pratico le potenzialità offerte da questa architettura, e in che modo la condivisione dei dati favorisce l’automazione e l’ottimizzazione dei processi? Parlando per esempio del ciclo passivo, il flusso prende il via con la ricezione della fattura fornitori in formato XML sulla Piattaforma TopMedia Social NED. Il documento è inoltrato tramite il Sistema di Interscambio (SdI) secondo il canale di comunicazione prescelto ed è archiviato automaticamente con i metadati censiti. Proprio grazie a questi metadati, il sistema procede, ancora una volta in autonomia, ad avviare il flusso approvativo della fattura, a cui segue l’avanzamento fino alla registrazione. Durante l’iter, il sistema confronta le informazioni della fattura ricevuta con i dati contabili a disposizione. Se tutto risulta corretto, la piattaforma dà luce verde per la procedura di contabilizzazione automatica mentre, in caso di errore, viene attivato un workflow documentale che notifica l’anomalia all’ente aziendale di riferimento per richiedere azioni correttive direttamente al fornitore.
Terminata l’elaborazione delle fatture, nella piattaforma TopMedia Social NED viene generato, sempre in maniera automatica, l’elenco dei documenti approvati e correttamente verificati del sistema. I file vengono presi in carico dal connettore di Top Consult che trasferisce al sistema di contabilità SAP i dati alle procedure di contabilizzazione, evitando all’utente finale qualsiasi attività di data entry manuale, minimizzando così gli errori derivati dal tradizionale controllo a vista.
DDT e ordini gestiti in maniera automatizzata e sicura
Una logica simile caratterizza l’iter di gestione degli ordini e dei DDT. Il sistema estrae i dati di dettaglio della fattura tramite il modulo Deserialize, importa da SAP le righe Ordini e DDT tramite il modulo DataReader e quindi controlla l’esattezza del documento grazie al tool Verify, che consente una riconciliazione a più livelli. Lo strumento confronta le informazioni presenti sulla fattura fornitore XML con i dati degli ordini e dei DDT presenti sull’ERP SAP per validare i documenti commerciali provenienti dai partner.
Per poter effettuare la riconciliazione della fattura è necessario che nel file XML siano valorizzati i relativi tag, che abilitano di fatto i relativi controlli. Per ogni riga di fattura, Verify confronta il valore atteso sul gestionale con le informazioni estratte dalla fattura XML (si parla di valori come Numero Ordine, Data Ordine, Riga Ordine, Numero DDT, Data DDT). Nel caso il workflow di conformità dia esito positivo, il sistema procede alla registrazione contabile del documento nell’ERP.
Tutto questo si traduce non solo in una maggiore efficienza dei flussi approvativi, a tutto vantaggio dell’operatività, ma soprattutto nel potenziamento di un ecosistema, quello aziendale, che per snellire la supply chain e guadagnare vantaggio competitivo dovrà imparare a sprigionare il vero valore del proprio patrimonio informativo.
