Quando si parla di “acquisti” delle società calcistiche il pensiero corre subito ai calciatori. Ma non c’è solo il calciomercato, nell’agenda dei manager. Non bisogna dimenticare, infatti, che si tratta di vere e proprie aziende, con complessi processi da gestire, e che gli acquisti riguardano anche tutto ciò che è necessario all’organizzazione: beni, servizi, lavori. E che, di conseguenza, è necessaria una gestione contabile e documentale che movimenta decine di migliaia di fatture ogni anno, oltre che tutta la documentazione accessoria. Attività, queste, svolte con modalità parzialmente ancora cartacee.
Juventus FC, una delle più importanti società calcistiche italiane, oltre che in campo si distingue per l’approccio innovativo a questi temi: ha infatti deciso di digitalizzare i processi, introducendo modalità di lavoro più efficienti per riuscire a gestire al meglio il crescente numero di fornitori coinvolti nelle varie attività. Essendo una società quotata in Borsa, la società ha anche particolari esigenze di tracciabilità e trasparenza dei processi aziendali, soggetti periodicamente ad audit.
Utilizzando la tecnologia e la consulenza di BravoSolution, società italiana fra le più competenti al mondo in questo ambito, Juventus ha quindi sviluppato un progetto per razionalizzare la gestione degli acquisti, partendo dall’implementazione di un portale per la gestione dei fornitori e dei contratti, online dall’inizio del 2014. È ora in corso la “fase 2“ del progetto, per dematerializzare i processi di gara e di gestione documentale. L’ obiettivo finale è dunque la gestione paper-less ed integrata dell’intero ciclo source-to-pay.
La gestione degli acquisti attraverso il portale
Il volume di acquisti di Juventus in un anno è intorno a 70 milioni di euro; i fornitori sono circa 1000, con un turnover di circa 150 all’anno. Le categorie merceologiche sono quelle più comuni, dai computer alle pulizie, a cui si aggiungono alcune peculiarità, come le divise sportive e gli acquisti relativi allo stadio, che è di proprietà della società sportiva.
Spiega Massimiliano Moncalieri, Responsabile Ufficio Acquisti Juventus FC: «Dopo un’analisi delle soluzioni sul mercato e una selezione dei fornitori, abbiamo individuato in BravoSolution il partner ideale sia per l’esperienza in progetti analoghi, sia per le peculiarità del software “as a service”, in particolare sul fronte della sicurezza dei dati, garantita dalle certificazioni ISO 27001 e 20000-1. Abbiamo costruito una soluzione “tailor made” che ci consente di svolgere in modo strutturato i processi che prima gestivamo con fogli Excel. La soluzione include un Albo Fornitori, che è stato creato con caratteristiche sicuramente superiori a quelle minime necessarie per le tipiche attività di gestione dei fornitori: questo ci permette oggi di avere una conoscenza a 360 gradi della relazione con i nostri partner».
All’atto pratico, ogni fornitore è tenuto ad accreditarsi sul portale, inserendo la propria anagrafica e una serie di informazioni aggiuntive, che devono essere aggiornate in caso di cambiamenti. «Diventa molto più semplice per noi selezionare fornitori con le caratteristiche desiderate e valutarli anche su parametri che vanno al di là del solo prezzo negoziato, quali ad esempio le performance e la compliance contrattuale», spiega Moncalieri. Attraverso il sistema avviene anche lo scambio di ordini e di contratti e viene gestita la documentazione richiesta dalle normative per la sicurezza sul lavoro, quali il DL 81/08.
Per Juventus il tema della sicurezza è particolarmente complesso poiché si riferisce a ben quattro diversi luoghi di lavoro, tutti con peculiarità particolari: lo stadio, la sede, il museo, il campo allenamenti. I fornitori devono dunque produrre e sottoscrivere documenti specifici e sono sottoposti a processi di prequalifica diversificati per ogni ambito. Proprio per questa complessità il progetto Albo Fornitori è stato gestito in maniera coordinata tra Direzione Acquisti, Direzione Qualità, Responsabile Sicurezza e Direzione Legale.
Ciclo passivo paper-less, in integrazione con l’Albo Fornitori
Una volta implementato il portale fornitori, il passo successivo è stato di digitalizzare le attività amministrative a valle del processo. «Da un anno avevamo necessità di informatizzare il flusso del ciclo passivo, che ha casistiche e procedure piuttosto complesse», afferma Roberto Cristina, Accounting Manager di Juventus FC Spa. Anche in questo caso è stata scelta la tecnologia di BravoSolution: «Ci è sembrato naturale integrare la qualifica del fornitore con la gestione dei documenti», spiega il manager. Si è dunque deciso di avviare anche il progetto di digitalizzazione del ciclo attivo, con l’obiettivo di dematerializzare circa 110mila fatture l’anno, di cui 10 mila passive.
Il software risolverà, in particolare, tre criticità che erano emerse da tempo: automatizzare alcune procedure ancora gestite manualmente; velocizzare tutto il processo, ed eliminare il passaggio di fogli di carta fra le scrivanie. Il progetto è attualmente in fase di completamento. In particolare è in fase di creazione un archivio digitale, accessibile online con le opportune credenziali, di tutti i documenti in precedenza custoditi negli archivi cartacei: la società di revisione, i consulenti che certificano i processi, piuttosto che gli Enti preposti ai controlli possono ora reperire tutti i documenti più facilmente. Un altro focus di intervento riguarda il miglioramento del flusso di approvazione delle fatture. «Il ciclo approvativo è gestito tramite il sistema ERP, ma alcune fatture, per esigenze particolari o urgenze, necessitano di un visto manuale: una volta a regime, saremo in grado di apporre una sorta di visto elettronico, eliminando l’esigenza di fare fotocopie».
Inoltre, quando viene inviata una richiesta di approvazione, l’ufficio fornitori non dovrà più preoccuparsi di sollecitare i colleghi per ricordare che una fattura è in attesa di autorizzazione: il remind verrà gestito in automatico, fino a conclusione del ciclo approvativo. Analogamente ci sarà un efficientamento delle incombenze correlate ai contratti attivi (per esempio le scadenze pagamenti) grazie a “cruscotti” e sistemi di alert. L’integrazione fra il gestionale per la contabilità già utilizzato in azienda ed il nuovo sistema documentale consentirà di gestire il processo amministrativo senza soluzione di continuità: «Le fatture sono registrate nell’ERP, ma dal sistema sarà possibile richiamare i documenti, ad esempio le fatture in formato digitale e i file collegati contenuti nel gestionale, in un flusso di lavoro continuo», conclude Cristina.
