Le persone amano sentirsi parte di qualcosa: di un’azienda, di una community, della società stessa. Amano avere voce in capitolo ma anche ascoltare persone che sappiano motivare, spingere ad agire in modo attivo, convinto, positivo. In particolare, la comunicazione interna può essere una forte arma di engagement e i dipendenti di un’organizzazione dovrebbero agire perché ispirati dalle parole dei propri superiori – e non per imposizione. Ma come possono leader e manager essere una fonte d’ispirazione attraverso l’arte della comunicazione?
Chiarezza: il fulcro di una comunicazione efficace
Un messaggio chiaro è sempre essenziale. Forse non è sufficiente per spingere all’azione ma ne è la conditio sine qua non. Infatti, messaggi cosiddetti “esecutivi”, cioè volti a far compiere un’azione, secondo una ricerca di Gartner spingono in media solo il 53% dei membri di un “pubblico” a fare qualcosa di positivo con le informazioni fornite.
Fortunatamente, lo stesso studio rivela anche modi semplici per spingere all’azione. Ottimizzare il contesto in cui i dirigenti trasmettono il loro messaggio, l’argomento del messaggio e la tecnica di trasmissione possono aumentare la percentuale di membri del pubblico che agiscono in un range compreso tra i 30 e i 65 punti percentuali.
Comunicazione efficace: 4 consigli per formulare dei veri Actionable Executive Messages
Che si stia parlando alle proprie risorse durante una convention aziendale oppure ad un pubblico di potenziali clienti durante una conferenza, ci sono 4 guideline da tenere a mente per essere efficaci.
- I membri del pubblico vogliono confrontarsi direttamente con i relatori. Inoltre, preferiscono messaggi strutturati in modo formale ed emozionale piuttosto che messaggi ad hoc e impersonali. Questo significa che la comunicazione non deve essere unilaterale, calata dall’alto. Il buon manager sa che condividere meriti e risultati con il proprio team fa sentire tutti partecipi, coinvolgendo altre voci nel dialogo e portando così, indirettamente, tutti a voler fare di più.
- Fornire più prospettive è sempre la carta vincente. Il pubblico vuole ascoltare più relatori, che portino prospettive autentiche e punti di vista di stakeholder diversi come dipendenti e clienti. Durante un evento aziendale, ad esempio, la presenza di un case study concreto con un testimonial riuscirà a far passare meglio i concetti chiave rispetto a una semplice trattazione teorica.
- Il “perché” è più importante del cosa. I membri del pubblico agiscono quando il messaggio esecutivo spiega perché viene presa una certa decisione, non solo quale sia la decisione. Sembra la proverbiale scoperta dell’acqua calda a livello di leadership, ma il classico “si fa così perché lo dico io che sono l’AD” o “perché si è sempre fatto così” non produrrà altro che malcontento. Al contrario, motivare le scelte prese e far sentire le risorse partecipi, spiegando anche perché è importante che siano più coinvolti nel mondo aziendale, è un ottimo approccio.
- Gli eventi dal vivo, come le riunioni che coinvolgono più reparti, le convention e i meeting di brainstorming, producono il più alto livello di coinvolgimento del pubblico. I messaggi trasmessi tramite e-mail producono i tassi di risposta più bassi, a testimonianza del fatto che la comunicazione scritta – sebbene possa risultare più esaustiva e articolata – viene battuta da quella orale, che comprende anche linguaggio non verbale, postura, gestualità, interpretazione. Questo non significa che mandare una Newsletter aziendale o un’e-mail personale da parte del team leader sia sbagliato o necessariamente inefficace: molto fanno il tono, i contenuti, il rapporto che si è riusciti a instaurare nel tempo.
Uno use case di comunicazione che spinge all’azione in azienda
C’è, quindi, una serie di domande che bisogna porsi nel momento in cui si vuole coinvolgere il pubblico in un’attività senza ordinarlo né chiederlo in modo troppo esplicito.
Facciamo un esempio pratico: per il lancio di un nuovissimo prodotto in fase di test c’è bisogno di portare quanti più dipendenti possibile a ricondividere la notizia del lancio sui propri profili social, invitando amici e conoscenti a creare buzz “spontaneo”.
Basterà una semplice Newsletter, preimpostata e impersonale, inviata dall’account MailChimp aziendale, che invita a promuovere il nuovo prodotto? Molto probabilmente no, un messaggio del genere verrà ignorato o, anche se letto, spingerà solo i più affezionati e “aziendalisti” a contribuire alla causa.
Al contrario, una serie di azioni che accompagnino il lancio, coinvolgendo i dipendenti, potrà portare al successo dell’iniziativa. Innanzitutto, una riunione plenaria per c9municare la notizia del nuovo prodotto a tutti i reparti, così che non si creino gap di informazioni tra le varie funzioni aziendali. A questo speech dovrebbero partecipare non solo il “big boss” e i manager, ma anche i responsabili di prodotto e tutti coloro che hanno contribuito a crearlo, così da generare un racconto corale.
Andrebbe poi chiesto a tutti di provare il prodotto in anteprima per raccogliere i loro feedback: l’idea che la propria opinione possa essere considerata preziosa spinge le persone a metterci più attenzione e impegno.
Infine, sì: il giorno del lancio si può certamente inviare una Newsletter di remind per ricordare a tutti di dare il proprio contributo e fare quanto più hype possibile intorno al tema, ma si starà parlando a persone già consapevoli, “calde”, portate ad agire. E questo renderà più efficace anche l’e-mail.
