Il Comune di Chieri, ai piedi della collina di Superga in provincia di Torino, con circa trentaseimila abitanti, ha adottato una soluzione hardware e software per la gestione e l’archiviazione delle Pratiche ICI in collaborazione con Molteco, Accredited Partner Canon. Dopo una fase iniziale di analisi del processo si è proceduto all’installazione – lato server – della nuova piattaforma di gestione documentale che ha consentito l’archiviazione intelligente delle pratiche e – lato client – si è proceduto alla distribuzione del software su tutti i PC comunali, per consentire l’acquisizione e la memorizzazione del contenuto dei documenti. A partire dal 2009, presso il Centro Stampa e Documentazione del Comune, è stato installato lo scanner principale: ad oggi il sistema ha acquisito 1.592 pratiche pari a 8 GB di dati del DataBase. Altri due scanner – configurati per alimentare il sistema documentale centrale – sono invece utilizzati presso le aree amministrative dedicate al contatto con il pubblico.
Il nuovo sistema ha permesso l’automazione del flusso di acquisizione delle pratiche ICI attraverso l’adozione della tecnologia basata su codici a barre. Gli operatori ora non devono digitare manualmente alcun dato, eliminando così l’errore umano e mantenendo la coerenza delle informazioni contenute nel database comunale. Oggi sia il processo di inserimento delle pratiche, che la relativa ricerca si è decisamente snellito grazie al software installato nel Centro Stampa e Documentazione e nell’Ufficio ICI per la visualizzazione a PC dei documenti elettronici. Grazie alla nuova piattaforma hardware e software il Comune di Chieri ha quindi ottimizzato il flusso di lavoro conseguendo una maggior efficienza nei processi di front-office.
