Con le tecnologie oggi disponibili sul mercato si fa presto a parlare di dematerializzazione dei processi approvativi e di contratti digitali. I continui progressi nell’ambito delle soluzioni di gestione documentale permettono ormai a qualsiasi tipo di impresa di trasformare operazioni manuali estremamente onerose in procedure semiautomatizzate, fruibili anche in mobilità da qualsiasi tipo di dispositivo e soprattutto tracciabili. Ma questo approccio garantisce la compliance normativa sul piano del trattamento delle informazioni, della conservazione digitale e, aspetto ancora più importante, dell’efficacia e dell’opponibilità dei contratti siglati con strumenti elettronici?
L’importanza di governance e compliance nella gestione dei contratti digitali
La risposta è sì, a patto che si abbia l’accortezza di procedere alla dematerializzazione dell’intero ciclo di vita del contratto, integrando in una piattaforma centralizzata tutti gli strumenti necessari a garantire produttività, efficienza e sicurezza nello svolgimento di ciascun task.
Servono ambienti evoluti, che consentano non solo di abilitare la smart collaboration, all’occorrenza con utenti esterni all’Organizzazione, seguendo regole stabilite, ma anche di svolgere i controlli e le revisioni richieste dai framework normativi del settore di business a cui si appartiene.
«Oggi che l’aspetto tecnologico è dato più per scontato rispetto a qualche anno fa, le aziende vogliono poter fare affidamento su soluzioni che prevedano un approccio globale alla gestione dei contratti digitali. L’esperienza ci ha insegnato che per ottenere un risultato all’altezza delle aspettative del mercato bisogna riuscire a dominare le tematiche della compliance normativa, i cui meccanismi sono completamente diversi da quelli del mondo analogico, e più di ogni altra cosa aiutare le imprese a gestire in modo corretto il coinvolgimento degli stakeholder interni ed esterni». A parlare è Davide Natalini, Private Market Manager di Siav, società specializzata nello sviluppo di soluzioni per la gestione elettronica dei documenti, il workflow management, la fatturazione elettronica e la conservazione digitale.
Who's Who
Davide Natalini
Secondo Natalini, una consulenza specialistica sulla validità del processo implementato, sulla tipologia di firma da adottare e sulla procedura di conservazione digitale dei documenti deve accompagnarsi alla creazione di strumenti multi-interfaccia e multi-piattaforma, in altre parole pensati per essere user friendly.
«Anche quando si tratta di elaborare processi approvativi relativi a contratti che devono essere redatti, siglati e conservati a norma, l’utente deve poter operare con qualsiasi device e vivere un’esperienza semplice e intuitiva. Ecco perché Siav investe una fetta importante della Ricerca e Sviluppo per un miglioramento continuo della user experience delle proprie applicazioni software e, contestualmente, offre ai suoi Clienti servizi di supporto formativo, funzionale e integrativo, che li mettano in grado di implementare con successo tutti questi aspetti all’interno delle specificità dei loro ecosistemi».
Contratti digitali, un framework normativo esteso da approcciare in modo olistico
La compliance, d’altra parte, è così fondamentale in questo ambito che Siav ha istituito un vero e proprio Osservatorio Normativo che si occupa di monitorare leggi, regole tecniche, circolari e, più in generale, tutta la normativa in materia di gestione documentale e dei processi digitali.
«Molti pensano che dal punto di vista legale la firma sia l’unico momento cruciale dei contratti digitali», afferma Daniela Perrone, Business Consultant Manager di Siav e membro dell’Osservatorio Normativo, «ma la verità è che la firma, pur essendo sostanziale, è solo uno dei numerosi passaggi che compongono un processo che deve risultare compliant nella sua interezza».
Who's Who
Daniela Perrone
Efficienza e governance
Efficienza e governance sono quindi le parole chiave sin dalla formazione del documento, e non possono perdere efficacia lungo i vari passaggi approvativi, a prescindere dai modelli aziendali in uso per la conversione dei formati, né tanto meno durante le sessioni di collaboration e al momento della conservazione.
«La conservazione digitale a norma è infatti imprescindibile per mantenere la rilevanza probatoria dei contratti nel tempo», sottolinea Daniela Perrone, ricordando i pilastri su cui si regge il framework dedicato al tema. Iniziando dai Regolamenti Europei, che, come noto, prevalgono sulle norme nazionali: eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), che dal 2016 rappresenta la base dell’ammissibilità della prova documentale digitale a livello comunitario e che individua i principi per identificare le persone fisiche e giuridiche in contesto elettronico e che sarà presto sostituito da eIDAS 2, e il GDPR (General Data Protection Regulation), che invece disciplina il trattamento dei dati dei cittadini europei.
«Sul piano nazionale, è il Codice Civile a fornire la definizione di contratto e a introdurre il principio di libera forma, da cui discendono le valutazioni su come formalizzare il documento in modalità digitale», aggiunge Perrone, «mentre la norma cardine sia per l’ambito pubblico che per quello privato è il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).
Entrando nello specifico della gestione del ciclo di vita del contratto, dalla formazione alla conservazione, bisogna invece prendere in considerazione le Linee guida AgID, esecutive da gennaio 2022, a cui si affianca, rispetto alla tematica della firma digitale, il DPCM del 22 febbraio 2013.
Si tratta di un corpus complesso ed esteso. Nell’ottica di rendere i processi documentali compliant, risulta dunque evidente l’assoluta necessità di un approccio olistico e unitario».
Una gestione semplificata del ciclo di vita dei contratti digitali: come funziona Archiflow
Per approccio olistico e unitario, Siav intende l’esatto contrario di una pratica ormai universalmente diffusa, quella del “pensare per email”. Così la chiama Emanuel Sette, Business Consultant di Siav, alludendo all’abitudine di condividere i documenti tramite posta elettronica, per assegnare compiti ai vari destinatari, per gestire il processo approvativo attraverso una lunga serie di scambi con l’effetto di “seminare” nelle caselle di posta svariate versioni del documento prima di arrivare alla sua forma finale. «Questo approccio destrutturato non solo è poco efficiente, ma aumenta anche i rischi legati alla scarsa capacità di monitorare i file lungo il processo di modifica e approvazione del contratto».
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Emanuel Sette
Una logica accentrata, come quella su cui si fonda Archiflow, l’Information Service Platform di Siav, che consente invece di mantenere una unica versione del documento costantemente aggiornata, un unico flusso approvativo che non prevede lo scambio di e-mail, e un’unica versione finale. Gli utenti possono collaborare prendendo parte alla stesura, alla modifica e all’approvazione del contratto – in tempi differiti o lavorando contemporaneamente sul medesimo file – grazie a un sistema di notifiche che evidenziano i task da eseguire nei tempi previsti dall’owner del processo e lo smarcamento dei vari passaggi.
«La piattaforma Archiflow», conclude Sette, «permette di gestire l’intero ciclo di vita dei contratti digitali, dalla redazione alla conservazione, tenendo traccia di tutti gli step che sono occorsi per arrivare al risultato finale, incluse le delicate e cruciali fasi di firma. Archiflow integra, infatti, soluzioni per la firma da remoto, che consentono ad ogni utente, interno o esterno all’Organizzazione, di poter sottoscrivere un documento, rendendo fluidi, semplici ed efficienti i processi e garantendo una user experience di qualità. Questo è possibile grazie a strumenti click to sign che si adattano all’interfaccia dell’utente e che, essendo web-based, non richiedono alcun requisito tecnico particolare né tanto meno l’installazione di alcun software». Con Archiflow, tutti questi processi avvengono in modo trasparente e totalmente digitale.
