Come noto, con “ciclo dell’ordine” ci si riferisce all’insieme delle diverse interazioni che caratterizzano una transazione tra partner di business: un cliente e un fornitore.
Digitalizzando il ciclo dell’ordine si possono dematerializzare i documenti che lo compongono e passare a una gestione elettronica integrata dell’intero flusso informativo che si snoda attraverso le fasi di Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento.
Questo percorso può avvenire attraverso un’integrazione diretta supportata da sistemi EDI (Electronic Data Interchange, ovvero – come recita la Raccomandazione 94/820/CE, “il trasferimento elettronico, tra sistemi informatici, di dati commerciali e amministrativi, mediante una norma concordata tra le parti coinvolte per strutturare messaggi”).
I collegamenti EDI consentono la trasmissione di informazioni strutturate che i sistemi informativi di mittente e ricevente, una volta appositamente allineati, sono in grado di gestire in una relazione generalmente definita come “application-to-application” (A2A, cioè senza l’intervento diretto di un’interazione umana salvo quando esplicitamente richiesta).
Gli elementi fondamentali
Secondo le analisi riportate dal “Quaderno del FARE – Digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine, gli elementi fondamentali che caratterizzano uno scambio in formato elettronico strutturato EDI possono, in linea di massima, essere riassunti in due gruppi:
- Infrastruttura di comunicazione – consente alle imprese di scambiare flussi di informazioni strutturate (direttamente elaborabili dai sistemi informativi aziendali) con le controparti commerciali. Le tipologie di documenti scambiati comprendono, essenzialmente, i documenti del ciclo transazionale ordine-consegna-fatturazione-pagamento (ordini di acquisto, conferme d’ordine, documenti di trasporto, fatture, anagrafiche prodotti ecc.).
- Protocolli e codifiche di comunicazione – i messaggi EDI sono scritti in base a protocolli di comunicazione che utilizzano codifiche/formati di comunicazione (in grado di definire la struttura dei messaggi, in termini di campi e record che devono contenere) che possono essere standard definiti a livello internazionale. Il principale standard di comunicazione utilizzato nel nostro paese è l’UN/EDIFACT (standard di comunicazione proposto dalla Commissione Economica delle Nazioni Unite) – di cui esistono numerose varianti o “dialetti” – ma non è altresì da escludere l’utilizzo di tracciati di comunicazione proprietari.
Realizzare le infrastrutture di comunicazione, il ruolo dei VAN EDI
Le infrastrutture di comunicazione possono essere realizzate come integrazione diretta (senza l’intermediazione di alcun provider) tra le imprese oppure essere costituite da vere e proprie reti di provider (i cosiddetti Value Added Network EDI) che possono effettuare:
- attività di trasmissione dei messaggi EDI da azienda mittente (Fornitore) ad azienda destinatario (Cliente)
- attività di traduzione (nel caso in cui mittente e destinatario utilizzino standard di comunicazione differenti).
L’attivazione di una relazione EDI che coinvolge imprese e una rete di comunicazione non prevede l’obbligo di definizione di accordi formali tra le parti che esplicitano dettagliatamente le procedure tecniche utilizzate; tuttavia non sono rari i casi in cui le controparti coinvolte nella relazione si tutelano vicendevolmente definendo delle Norme contrattuali atte a fornire garanzie sul servizio erogato e sulla sicurezza del canale di comunicazione.
Per ovviare alla frequente mancanza di dettagli negli accordi – spiegano i ricercatori dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione – le imprese ricorrono tipicamente a una serie di “controlli di processo”, che comprendono una fase di test iniziale (della durata anche di diversi mesi) seguita da una valutazione dei risultati e da una, eventuale, approvazione ed entrata in esercizio del sistema di comunicazione.
