Ripensare alla “collaboration” aziendale in virtù dei nuovi trend che vedono la mobility diventare sempre più importante per il settore IT. È uno dei punti sui quali si focalizza l’Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS), definizione usata da Gartner per indicare tutti quei servizi on-premise o cloud-based che permettono di sincronizzare e condividere documenti, foto, video e file tra diversi device presenti in azienda, come smartphone, tablet e pc, all’interno o all’esterno (per esempio con partner e clienti). Monica Basso, research vice president di Gartner, durante l’evento organizzato da AirWatch a Londra, ha spiegato che l’aumento di device mobili come shadow IT sta rivoluzionando l’ambiente di lavoro, il quale necessita ora di nuove architetture non solo per proteggere i dati ma anche per facilitare l’accesso ad essi e favorire la produttività.
Il potenziale di crescita del BYOD (bring your own device) è molto elevato: secondo Gartner, entro il 2017, il 50 per cento dei datori di lavoro chiederà ai dipendenti di usare i propri smartphone e il 38 per cento delle società pensa di interrompere, entro il 2016, la fornitura di dispositivi mobili aziendali. “Se si portano i propri smartphone in ufficio, questi hanno già servizi di file sync & share integrati – ha detto la Basso – ad esempio Apple ha iCloud, Android ha GDrive, Windows ha One Drive. Poi ci sono i servizi cross-platform, come Drop Box, usati già in azienda per esigenze di produttività. Si capisce bene che si crea un problema di sicurezza, ma anche di frammentazione. Di fatto si genera un nuovo deposito di dati, spesso in cloud, e il rischio è di perdere la gestione centralizzata, di aumentare la complessità e i costi dell’IT”.
Per questo motivo è necessario valutare con accuratezza le soluzioni EFSS più adatte alle proprie aziende, considerando quattro aspetti fondamentali. “Il primo suggerimento – ha continuato la research vice president di Gartner – è di valutare bene i servizi di file sync & share basati su public cloud, cercando un’integrazione con il back-end aziendale, rendendo disponibili i depositi di dati preesistenti (share point, file server, etc.) ai device mobili”.
L’aspetto della sicurezza rimane fondamentale nell’EFSS, perché quando si caricano file riservati su public cloud ci si espone alla perdita di informazioni e alla violazione della compliance. “La frammentazione nell’archiviazione di dati – ha spiegato Monica Basso – complica le operazioni di controllo. Le aziende dovrebbero, prima di ogni scelta, fare un accurato check dei rischi ai quali si espongono, considerando tutti gli aspetti. Ad esempio, non si possono sottovalutare le implicazioni della migrazione di grossi terabyte di dati su cloud”.
Il terzo aspetto da considerare è la collaboration. “L’esigenza che i lavoratori manifestano rispetto al file sync & share – ha sottolineato Monica Basso – non è soltanto di accedere ai documenti in mobilità, ma anche di poterli lavorare, creando così un processo collaborativo con altri membri del team. Quindi, quando si scelgono piattaforme di file sync & share, bisogna anche valutare se supportano il content editing e content manipulation e se ne assicurano riservatezza e protezione”.
Il quarto consiglio di Gartner è strategico. “Non bisogna cercare di standardizzare con un’unica soluzione di EFSS per tutta l’azienda – ha spiegato la research vice president – ma bisogna capire le esigenze dei dipendenti e dei vari reparti. Si rischia, altrimenti, di fare il deployment di un servizio inadeguato oppure di fare un over-deployment per tutta l’azienda, investendo in maniera significativa, e scoprendo in seguito che soltanto un’area specifica necessitava di tale soluzione”. Per evitare questa dispersione di energie e investimenti, occorre prima considerare gli use case che possono realmente beneficiare di EFSS, sceglierne magari soltanto uno per partire con l’implementazione e valutare i limiti e le esigenze.
