Come si stanno muovendo le aziende per gestire i viaggi di lavoro e i relativi costi crescenti?
Quando si parla di Travel Expenses Management si identificano generalmente due aree principali di intervento:
- l’introduzione di procedure e travel policy che regolamentino il comportamento di spesa dei viaggiatori aziendali;
- l’adozione di strumenti software in grado di supportare i processi di business travelling e fornire un’analisi puntuale delle spese di trasferta.
I software tradizionali di gestione delle note spese mettono a disposizione report e modelli di analisi sempre più articolati con l’intento di controllare i costi, descrivendo i comportamenti di spesa dei viaggiatori in azienda; tuttavia l’efficacia di tali strumenti si basa sulla descrizione di eventi di spesa già avvenuti, ovvero dove si sia già manifestato un costo per l’azienda.
Oggi è possibile ricorrere all’applicazione di tecniche di cognitive computing ai dati di spesa per i viaggi d’affari. I sistemi cognitivi rientrano in una categoria di tecnologie in grado di utilizzare il linguaggio naturale e l’apprendimento automatico per analizzare grandi moli di dati e identificare correlazioni statistiche tra essi, definendo modelli non soltanto di analisi, ma anche previsionali.
CST Consulting ha sperimentato sul campo l’impiego di tali strumenti per prevedere i comportamenti di viaggio di oltre 17.000 dipendenti di aziende clienti attraverso MyTravelTool, prodotto proprietario per la gestione delle trasferte e delle note spese.
Partendo dall’evidente correlazione tra costi di trasferta oltre la media aziendale e assenza di una pianificazione preventiva di tali costi (supportata dal sistema di reporting tradizionale integrato nel tool), è stato generato con tecniche computazionali cognitive l’albero decisionale relativo alla mancata pianificazione delle trasferte da parte dei viaggiatori, indagando contemporaneamente su differenti criteri di analisi quali fattori personali (età, sesso, ecc.), ambientali (luogo di residenza, luogo di lavoro, ecc.), aziendali (data di assunzione, dipartimento, società, inquadramento, ecc) e di viaggio (tempistiche di prenotazione dei servizi, distanza della destinazione da casa, periodo dell’anno, ecc).
Il risultato ha portato alla luce l’esistenza di variabili decisionali differenti in base a diverse società, non applicabili nello stesso modo all’intera popolazione viaggiante e difficilmente prevedibili mediante i modelli di analisi tradizionali.
Il modello previsionale che ne consegue permette di fatto alle aziende di concentrare le proprie azioni preventive (e non più correttive) in modo puntuale su interi gruppi di viaggiatori, massimizzando il beneficio di tali azioni proprio dove sia più efficace farlo, ovvero prima che la spesa venga sostenuta.
Gli impieghi del Cognitive Computing al Business Travelling sono solo all’inizio: si apre così un nuovo capitolo nell’ottimizzazione dei costi dei viaggi d’affari.
CST ha ideato prodotti per la gestione delle trasferte di lavoro e delle note spese che utilizzano le tecnologie di cognitive computing: MyTravelTool e MTTBox.
CST Consulting è una azienda di Consulenza IT, System Integration & Technology e Servizi alle Imprese, focalizzata nella progettazione, sviluppo e gestione di soluzioni altamente innovative per governare al meglio informazioni e processi aziendali.
Per ulteriori informazioni: www.cstconsulting.net
