La digitalizzazione e il ridisegno dei processi aziendali aiuta a garantire continuità operativa ed elevata efficienza dei servizi anche in contesti lavorativi più fluidi. Al di là della presa di consapevolezza del ruolo del digitale nell’ambito della pandemia, in cui si è imposto un nuovo paradigma che ha visto nello Smart Working la colonna portante di aziende e professionisti, è importante comprendere come una workforce distribuita supportata dalla giusta tecnologia renda le organizzazioni competitive sul mercato, efficaci nel proprio business e innovative nella gestione delle attività sia interne che esterne. In questo quadro, il cloud è la chiave per abilitare modalità di lavoro più snelle e puntare a un incremento delle proprie performance.
Lo scenario: come la workforce distribuita supporta la business continuity
In qualsiasi settore siano, le imprese producono valore se operano con processi efficienti e integrati. In molte realtà, però, si rileva un’organizzazione basata su silos funzionali: ciò significa che ogni compartimento dell’azienda vede come sezioni a sé stanti quelli adiacenti, una condizione che non permette di essere competitivi e di rispondere alle esigenze dei clienti in modo rapido ed efficace, in quanto le informazioni rilevanti per il business non possono essere adeguatamente diffuse.
Nonostante la vicinanza fisica, non è detto che le persone si scambino in maniera corretta le informazioni e spesso le modalità con cui operare sono prassi ferme nelle menti del management, ideali che faticano a tradursi in realtà. La conseguenza di questa situazione è che i clienti non ricevono risposte o, quando le ottengono, sono contrastanti. Inoltre, i vertici aziendali rischiano di perdere il controllo sui processi stessi.
La situazione attuale di Smart Working dettata dall’esigenza ha però spinto molte realtà a lavorare con una workforce distribuita, evidenziando i limiti dell’approccio tradizionale appena descritto. Per semplificare, quando tutti i lavoratori erano sotto lo stesso tetto, le conseguenze dell’approccio per silos erano mitigate, ma con una workforce distribuita i problemi di questo modello si sono amplificati. Sono poche le organizzazioni che hanno realmente messo in atto una vera digitalizzazione dei processi passando a una visione organica del proprio business model.
Spesso sussistono informative verticali, le aziende adottano gli ERP o software che risolvono problemi di varia natura, ma il ruolo di “collante” per rendere efficienti i flussi lavorativi è affidato a strumenti di produttività individuale, come email, messaggistica istantanea, soluzioni di videoscrittura o di calcolo. Questi vengono utilizzati per sopperire all’assenza di un vero supporto ai processi dell’organizzazione, che potrebbe essere fornito dalle metodologie di Business process management (BPM).
Del resto, va ricordato che digitalizzare non consiste mai in una banale conversione di un processo analogico in uno informatico, ma in un ripensamento totale del modo di lavorare, un percorso complesso che non parte dai tecnici ma dal management e che punta a ridefinire il modus operandi dell’impresa cercando di avere una visione olistica.
I vantaggi del cloud
Alla luce di queste considerazioni, è rilevante come il cloud sia una scelta quasi obbligata nell’ambito di una workforce distribuita. Questo perché, grazie al cloud, anche le piccole o microimprese con limitate capacità di investimento possono disporre delle stesse tecnologie che un tempo potevano essere adottate solo dalle grandi organizzazioni, in quanto i costi da affrontare sono inferiori rispetto a soluzioni on premise che richiedono budget sostanziosi.
Inoltre, il cloud consente da subito una soluzione all inclusive: acquistando il servizio, si avrà l’appoggio del provider che lo fornisce per aspetti quali l’adeguamento alle norme sulla data protection, gli aggiornamenti dei sistemi e la risoluzione di eventuali guasti. Questo è un punto fondamentale da tenere a mente, in quanto affidare la governance del servizio a una realtà esterna rappresenta una vera garanzia di continuità operativa.
Come digitalizzare i processi in ottica workforce distribuita: un esempio pratico
Per capire l’importanza di questo approccio, è utile valutare un caso pratico. Si pensi per esempio all’avvio di un progetto aziendale che prevede il coinvolgimento di un certo numero di persone chiamate a eseguire diversi compiti. L’approccio più banale è quello di creare un foglio di calcolo e una cartella e cominciare a mandare mail a tutte le persone coinvolte per farle collaborare. Tuttavia, questo approccio non rappresenta una vera digitalizzazione del processo: si fa uso del cloud e di strumenti tecnologici, ma non si sta modificando il processo in ottica di efficienza. Basti pensare che qualcuno deve essere preposto a scrivere le mail, controllarle e rispondere o mandarle nuovamente se qualcuno ha perso i messaggi, magari causando ritardi.
Invece, digitalizzando il processo si realizza un nuovo modello mettendo in relazione le persone: si può adottare ad esempio un approccio per cui chi avvia l’attività può attribuire in maniera dinamica i task e le operazioni da eseguire, sfruttando un motore centralizzato basato sulla piattaforma cloud che governa il processo e consente un monitoraggio costante delle attività. In questo modo si riducono i rischi legati alla sicurezza, agli errori umani e all’effort della persona incaricata di gestire il progetto, rendendo possibile allo stesso tempo l’allineamento del personale coinvolto nelle attività.
Il caso di Openwork
Openwork ha fatto di questi temi la propria missione, portando sul mercato una tecnologia offerta come servizio cloud che permette di fornire contemporaneamente al management e al settore IT uno strumento di disegno per rappresentare le problematiche e ridefinire i processi senza la necessità di conoscere linguaggi di programmazione. Il principio alla base di Jamio, la piattaforma cloud di Business process management di Openwork, è il “no code”, cioè la possibilità di usare diagrammi invece di codici, per fare in modo che le diverse unità aziendali riescano a comprendersi tra di loro.
Infatti, le organizzazioni si ritrovano a dover intraprendere percorsi di change management in modo rapido, ma questa necessità contrasta con il problema dello skill shortage: non si trovano sul mercato i tecnici che possono supportare questi cambiamenti. Una piattaforma come Jamio diventa un asset importante nelle mani degli imprenditori proprio per sopperire a questo problema, in quanto chiunque, anche senza nozioni di programmazione, può realizzare business applications su misura per i propri processi.
