La Fase 1 della diffusione del Covid-19 ha visto i CIO e le funzioni IT delle aziende rispondere prontamente e con efficacia al repentino cambiamento delle modalità lavorative imposte dal distanziamento sociale, dalla chiusura dei luoghi di lavoro e dalla riorganizzazione dei servizi di pubblica utilità.
I CIO sono stati chiamati in prima linea a sostenere una crescita senza precedenti delle esigenze aziendali di connettività e di dotazioni di personal computer portatili, facendo fronte spesso, in assenza di policy precedenti, all’utilizzo di dispositivi privati (BYOD) per accedere ai servizi e ai sistemi informatici aziendali. Un’azienda ha anche recentemente testimoniato di aver dovuto estendere i collegamenti in VPN dai 70-80 usuali a ben 4000. In molti casi le aziende produttive hanno riconvertito le proprie produzioni a servizio della sanità: mascherine, camici, disinfettanti. Possiamo immaginare gli impatti sui Sistemi ERP di manufacturing e sulle supply chain sia inbound che outbound.
Tutto questo sta succedendo e non solo continuerà a dover essere gestito ma, probabilmente, diventerà uno degli aspetti del “nuovo normale” che le aziende saranno chiamate ad affrontare. Non ci è dato di sapere con certezza quando questa fase emergenziale terminerà. Questo sforzo eccezionale continuerà a essere richiesto e il drammatico impatto economico che la pandemia sta infliggendo alle aziende richiede da subito una riflessione: anche ai CIO.
I CIO sono abituati a pianificare le proprie risorse rispetto a scenari diversi, predisponendo alternative su piani di investimento , piani di progetti, programmazione delle risorse, bilanciamento fra risorse interne ed esterne. Sono tutti strumenti manageriali che appartengono al ruolo. E’ bene quindi iniziare da subito a preparare la funzione IT alle azioni che le aziende richiederanno, in modo da conciliare le opportunità di breve con le necessità di medio-lungo termine.
Occorre essere realisti: la riduzione della spesa IT farà parte dei piani di recovery delle aziende a sostegno del conto economico. L’IT spesso è rappresentata come un centro di costo e una funzione di staff, per cui – giusto o sbagliato che sia – rientra immediatamente nelle policy di “cost saving” aziendali.
Gli obiettivi del Piano IT di Fase 2
Nel predisporre il piano di azioni, è utile esplicitare i principali obiettivi da raggiungere in modo che ciascuna azione sia finalizzata al raggiungimento dell’obiettivo e quindi condivisa con la Direzione aziendale e con i colleghi delle funzioni di business.
Continuità del Business e relativa mitigazione dei rischi IT
I sistemi devono continuare a funzionare, seppure in prospettiva fossero utilizzati da un minor numero di utenti, e le infrastrutture tecnologiche devono essere presidiate. I rischi sono collegati principalmente a due aree.
Dipendenza da fornitori esterni e da servizi esternalizzati
Tutte le aziende sono colpite dall’impatto economico della pandemia, anche quelle fornitrici di software e di servizi di IT operations e system integration. Occorre valutare il grado di dipendenza dai fornitori esterni, predisporre alternative di fornitura in caso di chiusura/inadempienza del fornitore esistente, re-internalizzare ove possibile i servizi essenziali facendo leva sulle competenze interne esistenti.
Sicurezza informatica ed esposizione agli attacchi informatici
Il remote working di tanti colleghi delle funzioni di business in aggiunta al ridotto dialogo diretto fra le risorse IT, che lavorano anch’esse da remoto, può comportare un rilassamento delle procedure di sicurezza informatica o una minore tempestività di intervento in caso di necessità. Nel 2018 le aziende italiane, come tutte le aziende della UE, hanno investito e lavorato sulla sicurezza informatica per la compliance al GDPR, che non ha indirizzato esclusivamente la privacy dei clienti e dei dipendenti. Emerge quindi l’opportunità di rivalutare ed eventualmente attualizzare le procedure e gli strumenti adottati per il GDPR nella nuova ottica di securitizzazione delle operazioni IT in un ambiente più fragile ed esposto del precedente.
Riduzione Costi IT
Talvolta la riduzione della spesa IT viene applicata in modalità “reattiva” a fronte di una richiesta esplicita e urgente della Direzione aziendale, espressa attraverso una diminuzione percentuale attesa rispetto al livello di spesa approvato in fase di budget, lasciando ai CIO le modalità con cui operare i tagli. È possibile anticipare la decisione aziendale e fornire gli elementi per l’assunzione di una maggiore consapevolezza e condividere gli impatti della riduzione della spesa informatica: adottando nuovi livelli di servizio o rivedendo i piani dei progetti.
Adottare nuovi Livelli di Servizio
È opportuno calcolare innanzitutto la soglia della spesa IT sotto la quale non è possibile garantire il funzionamento dei servizi di base, quindi vanno affrontati i livelli di servizio. Per ridurre i costi non è infatti possibile garantire gli stessi servizi allo stesso livello di quanto erogato in precedenza: occorre definire una “forbice” dei Livelli di Servizio (incluso lo “shut down”) per ciascuna applicazione e servizio infrastrutturale, valutarne l’impatto economico e condividere i nuovi livelli di servizio con le funzioni aziendali utilizzatrici.
Revisione Piano Progetti
Va analizzato criticamente il Portafoglio Progetti e individuati i progetti non essenziali nel breve/medio termine che possono di conseguenza essere ripianificati e quindi posticipati. Gli eventuali contratti in essere con fornitori e consulenti vanno rinegoziati e il piano dei lavori dilazionato/rinviato nel tempo. Ciò comporta la decisione congiunta ai principali stakeholders aziendali su quali progetti rinviare e fino a quando.
L’agenda dei CIO per predisporre al “nuovo normale”
Le economie derivanti dal raggiungimento dell’obiettivo di riduzione costi contribuiranno a finanziare nel medio periodo il “nuovo normale” che richiederà più automazione, più tecnologia e più competenze. Le aziende, progressivamente, riprenderanno produzione e vendita, esploreranno nuovi mercati e nuovi modelli di business, nonostante probabilmente l’esperienza Covid-19 indurrà cambiamenti permanenti nelle modalità lavorative e negli assetti del business. La Funzione IT si predispone quindi facendo leva sull’asse più strategico a sua disposizione: le risorse.
Ri-allocazione delle competenze interne
La necessità di ridurre la spesa esterna, e comunque di mantenere le competenze interne critiche per il “nuovo normale” che seguirà, richiede una tempestiva azione di riconfigurazione organizzativa della Funzione IT. Al di là dei paradigmi agile, scrum, ecc. occorre riallocare le risorse:
- rafforzando i team maggiormente soggetti alla pressione delle nuove modalità lavorative: help desk, Infrastructure Operations, Critical Application operations , Data management (Data Warehouse, Reporting systems, ecc.);
- predisponendo l’acquisizione di conoscenze sui sistemi/processi critici per la ripresa, attraverso l’affiancamento ai team maggiormente esposti su sistemi e progetti per il business (distribuzione, canali on-line, risk management, ecc.)
Allineamento continuo e condivisione delle priorità con le Funzioni di Business
I cambiamenti saranno numerosi e richiederanno tempestività nella risposta da parte della Funzione IT aziendale. Per i CIO, partecipare al tavolo delle decisioni sarà fondamentale come non mai, per contribuire e per avere una presa diretta sui cambiamenti in atto e sulle priorità aziendali. Priorità che andranno di conseguenza riflesse sul Piano IT e sull’assetto delle competenze. La condivisione degli obiettivi e delle priorità sui progetti in corso e futuri introducono un’ulteriore forte collaborazione fra la Funzione IT e le Funzioni di Business dell’azienda.
La Trasformazione Digitale
Le iniziative condotte negli anni volte alla automazione delle operazioni e alla digitalizzazione dei processi creano il presupposto per rileggere criticamente sia le modalità di erogazione dei servizi della Funzione IT aziendale che il proprio contributo alla innovazione dei Modelli di Business dell’azienda stessa. La Trasformazione Digitale della IT e della Azienda si inserisce come capitolo costante nel Piano IT.
Il “nuovo normale” richiederà ai CIO e alle funzioni IT lo stesso sforzo profuso nella Fase 1 e in più potrebbe aprire all’opportunità di un rinnovato modello di collaborazione all’interno dell’azienda.
