occupa della distribuzione e rivendita di materiale elettrico con
all’attivo circa 4.000 clienti per un fatturato che nel
2008 ha raggiunto i 45 milioni di Euro. Per ridurre la
complessità delle attività di back-office, di invio e
archiviazione delle fatture, l’azienda ha deciso
di affiancare alla gestione tradizionale una soluzione di
fatturazione elettronica affidandosi ad un Service Provider
esterno: Cime infatti gestisce e invia annualmente circa 40.000
fatture all’anno corrispondenti a oltre 20.000 ordini. Tali
ordini in parte vengono confermati all’Ufficio commerciale
via telefono e fax e in misura minore via web. Dopo averne
verificato la correttezza, qualora il cliente desideri
l’invio cartaceo del documento, il sistema gestionale
stampa le fatture che vengono piegate, imbustate e postalizzate
dagli impiegati amministrativi. Ai clienti che hanno accettato
l’invio di fatture elettroniche, la fattura XML generata
dal sistema viene trasmessa via web al Service Provider:
ogni cliente in automatico tramite mail è informato
della disponibilità del documento sul proprio portale web che
attraverso nome utente e password può scaricare in formato
elettronico.
Il Provider del servizio, inoltre, si occupa di gestire
l’archiviazione elettronica dei file, restituendo a Cime i
DVD contenenti i documenti. Attualmente circa 250 clienti
su 4.000 hanno accettato l’invio elettronico dei
documenti. Grazie al nuovo servizio si prevede in breve
di ridurre considerevolmente il tempo dedicato ad attività a
basso valore aggiunto, migliorando nel contempo il tempo di
consegna delle fatture e diminuendo gli errori grazie ad una
gestione completamente automatica. Il nuovo servizio ha permesso
anche di migliorare le performance del ciclo
attivo di Cime, grazie all’automazione e
all’outsourcing di parte delle attività di back-office
relative all’invio delle fatture. Grazie alla conservazione
attraverso DVD, le fatture possono ora venire salvate in cartelle
server in luogo dei precedenti archivi cartacei, permettendo la
navigazione e il reperimento più veloce delle informazioni.
