In quanto centro di costo, l’IT è sempre più sotto pressione per ridurre le spese. E anche la stampa non fa eccezione. IDC stima che nel 2023, considerando solo il formato A4, nelle aziende italiane siano stati prodotti circa 60 miliardi di stampe. Un dato che conferma come la stampa influisca ancora significativamente sulle attività aziendali, incidendo sia sulle prestazioni produttive sia sui consumi e, di conseguenza, sui costi. Inoltre, un aspetto sicuramente da non trascurare è l’impatto ambientale.
A ciò va poi aggiunto che, sebbene le aziende continuino a stampare in A3, il volume di stampe spesso non giustifica l’investimento in un dispositivo specifico, anche se sono ancora molte le realtà che la considerano fondamentale.
Un approccio efficace per aumentare la produttività e risparmiare sui costi, migliorando oltretutto l’impatto ambientale, è il ricorso al Balanced Deployment.
Balanced Deployment, cosa è e come si realizza
Si potrebbe pensare che una semplice centralizzazione della gestione della stampa possa già essere un efficace metodo per ridurre i costi. Tuttavia, se fine a sé stessa, la gestione accentrata potrebbe invece avere un effetto opposto e comportare un aumento delle spese. Ma anche produrre perdite di tempo, una riduzione della produttività e persino problemi di sicurezza, a causa di dati non protetti.
Puntare sul un Balanced Deployment significa, invece, andare oltre la sola centralizzazione, garantendo alle persone in azienda di avere le stampanti giuste nei posti giusti. Infatti, alla base di questa metodologia c’è la valutazione di come ognuno lavora e utilizza effettivamente le macchine, così da posizionarle strategicamente nelle aree dell’azienda o dell’ambiente di lavoro in cui sono più adatte alle specifiche esigenze delle persone.
Esigenze diverse per team differenti
Per esempio, il reparto Marketing può avere bisogno di stampare e scansionare a colori, mentre chi opera nelle risorse umane può necessitare solo di stampe in bianco e nero. Ma entrambi potrebbero voler evitare di attraversare tutta l’azienda per andare a prendere i loro documenti stampati in una stanza lontana, a causa del fatto che la gestione è stata centralizzata e la stampante è stata relegata in un angolo nascosto perché ingombrante, rumorosa ed esteticamente poco attraente.
Così, invece di condividere tutti la stessa stampante, il Marketing potrebbe avere un proprio multifunzione a colori e il reparto risorse umane una stampante monocromatica. Tutti e due i reparti potrebbero poi stampare dati riservati perché sono conservati in modo sicuro sulla macchina grazie a funzioni specifiche che impediscono a chi non è autorizzato di venirne in possesso. Un fatto da non sottovalutare se si considera che, secondo i dati riportati nel rapporto Global Print Security Landscape 2023 condotto da Quocirca, lo scorso anno il 27% degli incidenti di sicurezza informatica ha riguardato documenti cartacei e il costo medio di ogni violazione è stato di 717.000 euro.
In questo modo, grazie al Balanced Deployment, si massimizza il livello di efficienza e si aumenta la produttività.
L’equilibrio perfetto tra i bisogni dell’azienda e quelli degli utenti
Il Balanced Deployment mira essenzialmente a bilanciare l’efficienza e l’efficacia della stampa. Il punto di partenza è un’analisi delle esigenze dei vari dipartimenti aziendali e delle stampanti già presenti così da realizzare una struttura con una distribuzione delle macchine ottimizzata in funzione delle specifiche necessità. E siccome spesso il parco stampanti è il risultato di acquisti che si sono succeduti negli anni, un accurato assessment porta facilmente a scoprire che è molto costoso e inefficiente, perché alcune delle macchine più grandi sono utilizzate da una sola persona e di alcune delle opzioni più costose non si avvale mai nessuno.
Anche i costi secondari si riducono
Il Balanced Deployment permette, invece, di ottimizzare il parco stampanti in modo che le funzioni siano adattate alle esigenze specifiche di ciascun team o utente. Inoltre, porta a una riduzione dei costi secondari, come il tempo dei dipendenti. Questo è un aspetto spesso sottovalutato, ma la presenza di più stampanti aumenta la disponibilità dei servizi di printing (se una stampante centralizzata si guasta, di solito non ci sono alternative, il che significa che i documenti critici non possono essere stampati). E anche la loro efficienza. Spesso accade, infatti, che, quando i dipendenti si recano alle grandi macchine centralizzate, si intrattengono con qualcuno lungo il percorso oppure sono costretti a mettersi in fila per ritirare i documenti. Anche se di per sé il caso singolo può sembrare poco rilevante, nel corso del tempo causa inefficienze più o meno sensibili che incidono sulla produttività. Per non parlare, poi, dei documenti inviati in stampa e non ritirati, che producono alti rischi di sicurezza e inutili costi.
I benefici di un servizio di stampa gestita
Il Balanced Deployment, tra i suoi vantaggi, annovera anche il fatto di poter essere fruito come servizio di stampa gestita – come nel caso dell’offerta erogata da Brother. Questo comporta ulteriori vantaggi in termini di efficienza e riduzione dei costi. Infatti, a fronte di un assessment iniziale, viene distribuito in modo più efficiente il carico di lavoro delle stampanti, evidenziando anche i dispositivi che richiedono una rotazione per ridurre al minimo la manutenzione e massimizzare la loro durata. Funzionalità come la stampa pull contribuiscono, inoltre, a ridurre il numero di lavori stampati e mai ritirati, diminuendo così gli scarti e aumentando la sicurezza (e il livello di sostenibilità).
Avvalersi di un servizio di stampa gestita permette poi agli amministratori IT di avere la completa trasparenza sull’utilizzo della stampa, sui requisiti e sui costi potendosi avvalere di una manutenzione e un monitoraggio proattivi. Questo si traduce in interventi meno frequenti e più mirati, perché eventuali guasti possono essere prevenuti, e nella possibilità di avere i materiali di consumo ordinati automaticamente prima che si esauriscano, e in tempo utile per evitare di rimanere senza inchiostro o toner. Viene, così, anche eliminata la necessità di stoccaggio di materiale in azienda, mentre del riciclo di cartucce e altri consumabili si occupa direttamente chi fornisce il servizio.
Va da sé che avere macchine sempre efficienti posizionate nei punti giusti in azienda permette di limitare i consumi e gli sprechi, a tutto beneficio di produttività, costi e impatto ambientale.
