L’Avvocatura dello Stato è un organo tecnico statale che si occupa delle questioni legali delle amministrazioni statali quali Ministeri, Enti pubblici, scuole, università, ecc. L’organizzazione dell’Avvocatura è su base territoriale: l’Avvocatura generale dello Stato ha sede a Roma mentre le 25 Avvocature distrettuali risiedono presso le Corti d’Appello locali. In Puglia sono presenti due Avvocature distrettuali a Lecce ed a Bari.
I sistemi informativi dell’Avvocatura di Bari gestiscono, oltre al protocollo informatico di primo livello predisposto dall’Avvocatura generale per la protocollazione degli atti, anche le informazioni relative alla vita dei fascicoli quali, ad esempio, l’autorità giudiziaria, il nome del giudice, le udienze e le scadenze. La prima fase del progetto ha previsto l’integrazione del sistema informatico di protocollazione con un repository digitale che contiene le immagini degli atti, dei documenti e degli allegati inviati e ricevuti dall’Avvocatura di Bari, ottenendo l’esatta replica digitale di ogni fascicolo cartaceo per un totale di 380.000 documenti archiviati. La fase successiva ha previsto l’adozione di moduli software a supporto della collaborazione tra il personale addetto per la gestione delle attività legate a ciascun fascicolo digitale a garanzia di un recupero di efficienza per il personale amministrativo stimato in circa il 25%.
Valter Campanile, Avvocato di Stato, afferma che “ciascun avvocato grazie al nuovo sistema può reperire in modo rapido i fascicoli di interesse, visualizzando a video le informazioni, senza dover richiedere di volta in volta in archivio i volumi in formato cartaceo a garanzia di una diminuzione consistente del tempo di risposta da parte degli avvocati, con un conseguente aumento della produttività dell’Avvocatura e della qualità del lavoro dei dipendenti”. La drastica riduzione della movimentazione dei fascicoli e la diminuzione dell’impatto sui processi interni dell’Avvocatura di attività a basso valore aggiunto quali, ad esempio, la ricerca dei volumi cartacei e l’attività di fotocopiatura ha permesso di riqualificare parte del personale dedicato agli archivi che attualmente conta 11 avvocati e 28 impiegati amministrativi ministeriali per un totale di 39 dipendenti.
Infine, la gestione digitale dei processi lavorativi consente la tracciabilità delle attività svolte da tutti i dipendenti dell’Avvocatura, contribuendo a migliorare il controllo sui processi interni e la pianificazione del lavoro.
