Lo stato d’avanzamento del Processo Civile Telematico è ancora parziale presso molti tribunali italiani e questo rende difficile informatizzare maggiormente il lavoro dell’avvocato.
Nei tribunali meno informatizzati permane la necessità di dover gestire gli atti cartacei con grande dispendio di risorse e soprattutto di tempo per lo studio legale, ma l’informatica consente comunque di organizzare meglio il lavoro e di rendere più efficace la collaborazione con i clienti. Ne parliamo con Paolo Lessio, contitolare dello studio Cislaghi Lessio Associati.
Quali sono i vantaggi derivanti dall’informatizzazione dei tribunali?
Non usare penna e calamaio fa recuperare tempo e risorse all’avvocato. Non c’è solo il vantaggio economico, ma la possibilità di migliorare la qualità nel lavoro delle persone. Se il tribunale consente di depositare gli atti in modo informatizzato non occorre mandare un praticante o una segretaria a fare code di 2-3 ore presso gli uffici. Si risparmiano soldi, ma soprattutto le persone possono limitarsi a fare cose più professionalizzanti, inoltre questo modus operandi è particolarmente remunerativo non dovendo perder tempo in coda spesso solo per far mettere dei timbri.
Come si convive con situazioni differenti tra un tribunale e l’altro?
Dobbiamo per forza adattarci allo stato dei singoli tribunali. Recuperiamo efficienza nei tribunali meglio informatizzati – come Milano, Torino o Firenze – e rallentiamo dove è necessario usare la carta. Al nostro interno cerchiamo di operare sempre in modo digitale, ma dobbiamo comunque essere preparati a gestire atti in forma cartacea. Talvolta, anche quando si opera nelle sedi più avanzate, può arriva il momento in cui la procedura deve spostarsi in un altro foro e quindi tramutarsi in cartacea per poter accogliere il timbro di un cancelliere.
Dov’è possibile informatizzare lo Studio?
Il primo aspetto riguarda la comunicazione interna per ottenere una migliore condivisione delle risorse tra soci, collaboratori, praticanti e il personale amministrativo. Questo riguarda soprattutto la condivisione dei documenti in tempo reale per allineare meglio il lavoro delle persone sulle pratiche in corso. L’informatizzazione serve moltissimo anche all’esterno, per la gestione dei rapporti con il cliente e permette di essere più veloci e trasparenti nei suoi confronti.
Che aspettative ha il cliente nei riguardi dello Studio?
Nel nostro caso, il cliente è spesso un imprenditore, una persona consapevole del differente livello d’efficienza tra lo Studio con cui è in contatto e l’istituzione della Giustizia. Quando fa una richiesta allo Studio si aspetta una risposta entro le 24 ore, mentre è rassegnato a tempi più lunghi per tutto ciò che dipende dal tribunale. Ho clienti che conoscono bene le differenze tra il tribunale di Milano e altri meno avanzati. A volte tribunali piccoli sono ugualmente informatizzati ed efficienti, in generale le situazioni peggiori sono nel Sud Italia.
In quale altro modo è possibile sfruttare l’IT per ottenere efficienza?
Abbiamo esperienze di smaterializzazione degli atti con notifica attraverso la PEC. C’è la possibilità di estrarre la copia autentica di un atto e attestarla come conforme all’originale. Il problema è nel fatto che la normativa è ancora giovane e da collaudare. Cerchiamo di usare queste modalità tutte le volte che è possibile, ma sappiamo che dei rischi finché la Cassazione non si sarà pronunciata sulle possibili interpretazioni.
Quali sono i vantaggi economici e temporali?
Dal punto di vista del cliente, l’uso del sistema telematico su procedure comuni come i decreti ingiuntivi comporta un risparmio di circa il 50% rispetto alla carta. Nel caso di una controparte solvibile, il cliente incassa i suoi soldi dai 3 ai 6 mesi prima, con evidenti vantaggi economici e di bilancio. Una pratica recupero crediti cartacea, in assenza d’opposizione o altri blocchi della controparte si risolve in un anno e mezzo circa, che diventano 12 mesi o meno con procedura telematica. Anche nel caso di un debitore fallito il cliente ottiene comunque il vantaggio di poter recuperare l’IVA più velocemente.
E’ opportuno sfruttare per scopi professionale i tool della rete o su cloud?
Non abbiamo grandi timori su come il provider memorizza i nostri dati perché sfruttiamo sistemi idonei a garantire, in ogni caso, sicurezza, privacy e disaster recovery.
