Gli uffici sono sempre più social: gli strumenti per la comunicazione digitale hanno raggiunto il più alto livello di integrazione di sempre nel modo di lavorare delle organizzazioni. Lo rivela l’ultimo sondaggio di McKinsey Global sull’utilizzo delle applicazioni per la collaborazione, la messaggistica e le videoconferenze in azienda. In particolare, nelle organizzazioni in cui si sono diffuse le piattaforme message-based, la comunicazione tra dipendenti o con i manager avviene più spesso con i sistemi social che tramite telefono e email. I prodotti sono ormai molti: fra i più noti ed estesi ci sono Office 365 di Microsoft, G Suite di Google, Facebook Workplace. Le implicazioni del loro impeigo sono anche a livello organizzativo e produttivo: laddove le piattaforme di messaggistica sono consolidate, viene favorita una maggiore e più efficiente interazione tra i dipendenti e migliorano la capacità di coordinarsi dei team. Il lavoro si organizza efficacemente intorno ai progetti anziché spezzettarsi tra diversi dipartimenti. Lo smart working viene dunque agevolato, in uno scenario di organizzazione collaborativa in cui la Direzione HR riveste un ruolo fondamentale per favorire il cambiamento.
Tecnologie social integrate nel quotidiano in quasi metà delle aziende
Non che gli strumenti di comunicazione social al lavoro siano predominanti: sono ancora definiti un “supplemento” e quasi tre quarti degli executive sentiti da McKinsey ammette di basarsi sull’uso di tecnologie più vecchie, come email, Sms, telefonate. Tuttavia, il 45% del campione afferma, riferendosi alla situazione del 2016, che le tecnologie social sono “molto” o “estremamente” integrate nel lavoro quotidiano (contro il 33% del 2015); solo nel 3% dei casi queste tecnologie non sono integrate “per niente”.
Le piattaforme di messaggistica business agevolano l’uso dei tool social
L’utilizzo dei nuovi strumenti è particolarmente comune nelle aziende che hanno adottato piattaforme message-based – una quota di intervistati che è più che raddoppiata tra il 2015 e il 2016. In queste aziende la probabilità di aver integrato al massimo gli strumenti social per comunicare in ufficio è due volte e mezzo più alta della media e, ovviamente, scende di pari passo l’utilizzo di email e telefono. Se infatti per il totale delle aziende intervistate il 71% della comunicazione aziendale si fa con gli strumenti tradizionali e il 29% con quelli innovativi, in quelle che usano piattaforme message-based il 62% della comunicazione è con mezzi tradizionali e il 38% con social network e app per la collaborazione. Inoltre, nelle organizzazioni dove sono consolidati i prodotti di messaggistica la probabilità di connettersi con i colleghi usando strumenti interattivi e in tempo reale come applicazioni di team collaboration e editing collaborativo di documenti è doppia rispetto alla media complessiva.
Anche nei processi di Procurement e Supply Chain
Le tecnologie social hanno un utilizzo prevalentemente interno: nell’85% dei casi si applicano alla comunicazione tra colleghi e team dentro l’organizzazione. Ma c’è una quota crescente di executive che dice che vengono usate anche per comunicare con i partner: il 59% nel 2016, contro il 49% del 2015. Aumenta anche il numero di processi aziendali interessati dalle nuove tecnologie per la comunicazione e la collaborazione. L’uso è più comune in “processi che si interfacciano con l’esterno, come le pubbliche relazioni, il recruiting o la gestione delle relazioni con i clienti“, osserva Mckinsey, ma si registra “un balzo notevole nell’utilizzo dei social tools anche in processi operativi prima non toccati da questi strumenti, come procurement, gestione della supply chain, ricerca e sviluppo, servizi post-vendita”.
Comunicazione più informale, team più autonomi
Per gli executive intervistati, il primo vantaggio dell’adozione degli strumenti di comunicazione social, collaboration e videoconferenza è la riduzione dei costi, ma è molto apprezzato anche il miglioramento dell’efficienza nella collaborazione, in particolare per la possibilità di interagire in tempo reale, di parlarsi e vedersi anche se ci si trova in posti distanti e con fusi orari diversi. Gli executive sottolineano come gli strumenti social rendono la comunicazione più spontanea e aiutano le persone ad auto-organizzarsi e coordinarsi. Sono gli stessi vantaggi attesi per il prossimo futuro ed è prevedibile che le aziende continueranno ad estendere l’utilizzo dei social tools per l’interazione e la produttività.
