Digitalizzare significa trasformare documenti, suoni e altro materiale “offline” in una sequenza di numeri, espressi in formato binario (ovvero un insieme di 0 e 1). Questi numeri possono quindi essere modificati tramite computer, e quindi archiviati direttamente all’interno di un database e/o su computer.
Le opportunità di miglioramento legate all’adozione delle ICT in maniera consapevole, pervasiva, integrata e strategicamente legata al business possono rappresentare un nuovo paradigma organizzativo, che consente di affrontare con consapevolezza le evoluzioni e i potenziali rischi del futuro e non più un mero differenziale competitivo di breve-medio termine per muoversi in modo più efficiente in un contesto noto.
Si tratta di un cammino necessario per passare da organizzazioni “chiuse” – orientate alla creazione di efficienza prevalentemente nei propri processi – a imprese “aperte” agli ecosistemi in cui operano: in grado di creare vantaggi competitivi nell’integrazione e nella collaborazione, sia con clienti e fornitori sia – in alcuni casi – con i “competitor”.
In questo percorso, la digitalizzazione è un importante atout.
Digitalizzare le attività aziendali significa progettare e gestire in modo integrato e collaborativo i processi interni (per esempio, che coinvolgono più funzioni nella stessa organizzazione) ed esterni (verso clienti o fornitori), idealmente attraverso la condivisione delle logiche di gestione di ciascun processo e delle principali informazioni che lo caratterizzano (in forma elettronica strutturata elaborabile).
Digitalizzazione del Paese e Pubblica Amministrazione (PA)
Una misura del potenziale di miglioramento legato alla “Digitalizzazione” del Paese è rappresentata da un dato eclatante stimato dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano: sono oltre 600 miliardi i fogli e 45 miliardi i documenti di “business” che potrebbero essere dematerializzati in Italia.
Una decisa accelerazione verso una “Italia digitale” permetterebbe alla pubblica amministrazione italiana di ottenere risparmi di circa 20 miliardi di euro/anno e alle imprese di risparmiarne altri 20 miliardi nei loro processi di interazione con la pubblica amministrazione e circa altri 160 miliardi nei processi interni e di relazione verso clienti e fornitori (60 miliardi di euro, per esempio, dalla “sola” adozione estesa dei modelli di Digitalizzazione del ciclo Ordine-Pagamento).
Questi benefici sono essenzialmente legati a un recupero di produttività del personale che – se anche non fosse impiegato per ridurre realmente i costi – potrebbe generare un enorme bacino di “capacità” per migliorare l’efficacia dei processi a parità di risorse operative. La digitalizzazione diventa quindi importante per lo sviluppo, sia in azienda che per l’intero Paese.
In altre parole, si potrebbero liberare la creatività e la capacità di innovazione che, invece, sono oggi imbrigliate nell’esecuzione di attività a scarso/nullo valore aggiunto. Quasi 10 miliardi di ore/anno sono “perse” in compiti a basso valore.
Digitalizzare (e dematerializzare) i processi è possibile
In alcuni casi le imprese guardano ancora con scetticismo alla Digitalizzazione dei processi, sia interni sia esterni.
Tale comportamento è dovuto al timore di fare qualcosa di “non coerente con la normativa” e con i regolamenti aziendali obsoleti o, addirittura, di non poter più ricorrere a prassi operative consolidate ma mai realmente definite, chiudendo spesso le porte alle opportunità offerte dalla dematerializzazione e dalla digitalizzazione.
Tuttavia, il quadro normativo risulta, nel suo insieme, completo e tendente a un livello di armonizzazione crescente, già in grado di consentire la dematerializzazione di moltissime tipologie di documenti, con poche peculiari eccezioni, insignificanti per il business.
Naturalmente, a variare da caso a caso è la complessità dei diversi progetti necessari per realizzare una completa digitalizzazione dei processi.
In definitiva, la normativa consente di dematerializzare i documenti (per poi conservarli in formato digitale, in modalità sostitutiva) e mette ordine dando “certezze” sull’opponibilità a terzi anche in sede giudiziaria: offre, dunque, molteplici opportunità rispetto a quanto è già tecnologicamente possibile fare.
La gran parte degli strumenti informatici abilitanti è, infatti, disponibile da tempo, pienamente affidabile e accessibile.
Si pensi, per esempio, alla firma digitale, alla marca temporale, ai sistemi di gestione massiva dei documenti (document management), agli storage sicuri, alle soluzioni di scansione, ai software di riconoscimento automatico e Data Capturing, ai molteplici canali di comunicazione utilizzabili (EDI, Extranet, PEC e via dicendo), agli standard esistenti per lo scambio di informazioni strutturate, così come alle molteplici soluzioni che rendono tra loro interoperabili standard diversi.
