Le soluzioni informatiche di analytics e Big Data hanno ormai una sofisticazione tale da offrire ottimi strumenti per difendersi dai rischi di frode nelle supply chain, ma poche aziende le sfruttano in questo senso. Per la precisione poco più di un quarto (26%), secondo quanto emerge da una recente indagine online di Deloitte su 2600 executive dei settori manufacturing, public, financial services, media e telecom. Un altro 13% dispone di soluzioni analytics ma sta imparando a usarle, mentre il 22% non ha nessun software analitico nei suoi sistemi informativi.
«Molte aziende leader di mercato utilizzano strumenti avanzati di data analytics e di contabilità forense per individuare anomalie nei loro dati transazionali, riducendo così i rischi di frodi, sprechi e abusi», spiega Mark Pearson, principal di Deloitte Financial Advisory Services LLP. Tuttavia un gran numero di manager, continua Pearson in un’intervista a Forbes, non avendo grandi conoscenze di IT, non capiscono “la potenza degli analytics”, e quindi non pensano a sottoporre le fatture e i contratti in ambito supply chain al necessario livello di analisi.
Il problema è anche dovuto alla natura “big data” dei dati relativi alle transazioni di supply chain, che rende difficile l’estrazione di informazioni di valore. Le organizzazioni in generale, spiega Pearson, stanno facendo un buon lavoro nell’individuare trend di alto livello nei flussi di fatture, ma non sono altrettanto attente sui contenuti della singola fattura, dove statisticamente si annida gran parte delle truffe.
Le frodi tentate dai fornitori e dai loro subappaltatori possono avere molte forme. Il tipo peggiore nasce da collusioni con un dipendente interno, di solito con un ruolo negli approvvigionamenti. Un’altra possibilità è quando una persona interna “crea” un falso fornitore inesistente sottoponendo fatture a suo nome, mentre il caso forse più difficile da individuare è quello del fornitore che “gonfia” le ore di lavoro o inserisce voci di pagamento per prestazioni o beni inesistenti.
La frode diventa statisticamente più probabile quando la supply chain comprende più livelli di fornitori. Un’azienda capofiliera conosce direttamente il fornitore con cui ha un contratto, ma in che misura quel fornitore presidia completamente il processo? E se sono coinvolti dei subfornitori, quanto i loro obiettivi e interessi coincidono con quelli del capofiliera?
Un altro problema è la disomogeneità tra l’estrema cura che un’organizzazione tipicamente mette nel valutare le offerte e nel negoziare il contratto, e l’attenzione decisamente minore con cui monitora il rispetto dei termini del contratto stesso. Sul lato back-end, quando è il momento di fare una fattura si lavora su dati molto aggregati che è difficile ricollegare al contratto, anche perché sono cose di cui si occupano dipartimenti completamente diversi.
D’altra parte il lavoro deve partire molto prima, e cioè dalla selezione dei fornitori. I controlli in tale fase dovrebbero essere molto più severi: «Il miglior modo per prevenire le frodi è evitare che le “mele marce” abbiano a che fare con la vostra organizzazione», dice Pearson. Il procurement manager dovrebbe poi far controllare regolarmente i fornitori, ma la ricerca di Deloitte evidenzia che, per quanto riguarda frodi, abusi e inefficienza, il 12% analizza le terze parti solo ogni trimestre, e il 13% addirittura ogni anno. «È poco probabile che un fornitore azzardi una frode nei confronti di un cliente da cui si vede controllato regolarmente e continuamente».
Le soluzioni analitiche di oggi possono aiutare molto nel controllo e nella prevenzione in questo senso, sia grazie alla grande abbondanza di dati rispetto a qualche anno fa, sia grazie a funzionalità sofisticate capaci di individuare i più tipici meccanismi di frode.
Quel che serve ovviamente è che le aziende siano ben disposte e interessate a usare questi strumenti, e le competenze specialistiche di fraud detection a essi legate che sempre più si stanno affacciando sul mercato, per monitorare in modo continuativo i loro rapporti di fornitura. Ma Pearson di Deloitte sull’argomento è ottimista: «È un tema che ultimamente emerge sempre nelle conversazioni con i clienti: la consapevolezza cresce, e questo è motivo di ottimismo».
