L’implementazione di sistemi informativi aiuta le aziende ad aumentare la produttività dei dipendenti, riducendo i costi operativi e gli errori associati ai processi manuali. Tuttavia ancora la maggior parte delle pratiche amministrative – come l’archiviazione dei contratti, l’elaborazione degli ordini e la registrazione nel database delle informazioni contenute nei biglietti da visita – vengono svolte manualmente.
A evidenziarlo una ricerca condotta da Lexmark su 714 impiegati di 12 Paesi inclusi Belgio, Francia, Germania, Ungheria, Italia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Sudafrica, Spagna e Regno Unito.
Il 70% del campione ha ribadito che il tempo dedicato alle pratiche amministrative è aumentato negli ultimi 5 anni anziché diminuire – sottolineando il fatto che le aziende obbligano il personale a sottrarre tempo prezioso al proprio lavoro -. Il 50% invece ritiene che tali pratiche richiedono troppo tempo per essere completate, e il 59% ha risposto senza indugio che i processi amministrativi sono troppo complicati e articolati.
Dallo studio emerge anche un’interessante correlazione tra la complessità delle procedure e il tempo speso per portarle a termine. Un terzo degli impiegati trascorre almeno tre ore a settimana nel districarsi in mansioni amministrative.
È proprio da questi fattori che nasce l’esigenza di semplificare e standardizzare le procedure, per eliminare quelle esistenti, antiquate e improduttive.
Tuttavia, le implicazioni legate alla gestione manuale delle pratiche amministrative sono ancora più rilevanti per l’azienda e vanno ben oltre la mera produttività dei dipendenti. Un quarto degli intervistati ha infatti dichiarato che la più grande criticità è rappresentata dalla tendenza a commettere errori, che come rilevato dai due terzi di loro ha addirittura causato l’addebitamento di costi imprevisti.
Imprecisioni di questo tipo per le aziende possono essere foriere di conseguenze rilevanti per l’azienda: la scorretta registrazione di una fattura può sia causare ritardi nei pagamenti e l’addebito di penali, sia il pagamento di fatture che invece andrebbero risolte. Nel peggiore dei casi, un’inesattezza può anche provocare la rottura di rapporti con clienti, fornitori o vendor.
«Questa indagine è un campanello d’allarme per le imprese di tutta Europa. I risultati dimostrano chiaramente che molte aziende sono ancora lontane dall’era digitale e che ancora non sfruttano tutte le tecnologie disponibili per sostenere la produttività dei propri dipendenti e dei flussi di lavoro», ha dichiarato Giancarlo Soro, Country Operations Manager di Lexmark Italia. «Se le aziende non vogliono restare indietro, devono necessariamente iniziare a guardare verso processi automatizzati e ottimizzati in grado di migliorare l’efficienza lavorativa dei propri dipendenti, considerando anche le piccole pratiche amministrative quotidiane. Per questo è opportuno che le imprese rivedano il proprio approccio ai dati aziendali e l’utilizzo che ne viene fatto quotidianamente».
