Negli ultimi tempi, specie con la diffusione dell’AI Generativa in azienda, sentiamo parlare sempre più spesso di Workflow Management o gestione dei flussi di lavoro. Questa, infatti, è proprio una delle aree che meglio si candidano a essere ottimizzate con l’ausilio degli strumenti di GenAI, garantendo maggior efficienza e liberando tempo prezioso per gli operatori coinvolti a vario titolo in questi processi.
Il ruolo della Generative AI nel Workflow Management
Il Workflow Management si riferisce all’uso di strumenti software per gestire in modo automatizzato, e il più possibile autonomo, dati e attività tra loro correlate – che si riferiscono a processi e operatori interconnessi – in linea con i principi e le regole stabilite a livello aziendale. Costruire queste “routine” e mapparle è spesso un’attività che porta via parecchio tempo: bisogna stabilire una sequenza ottimizzata di procedure, definire le relazioni di causa/effetto, acquisire dati, condividere informazioni, assegnare responsabilità a specifiche figure e/o reparti… Si tratta solitamente di un lavoro “da tecnici” che Alterna è però riuscita a semplificare – rendendolo alla portata di qualsiasi utente aziendale – con la nuova App Quick Flow.
Come nasce Alterna Quick Flow
L’App è frutto del lavoro del team R&D dell’azienda – sette persone altamente qualificate guidate dal Responsabile della Delivery e Chief Operating Officer di Alterna, Mirco Giorgini. «Si tratta – spiega – di una soluzione low-code e no-code pensata per creare workflow, approvativi e non, collegati alle diverse entità di Microsoft Dynamics 365 Business Central, come documenti e anagrafiche».
Who's Who
Mirco Giorgini
Responsabile della Delivery e Chief Operating Officer di Alterna
In pratica, è un motore di gestione automatizzata dei flussi di lavoro, completamente configurabile e richiamabile dall’utente direttamente dall’ERP, che sfrutta le potenzialità di tutta la platform Microsoft – non solo Dynamics 365, ma anche gli strumenti di sviluppo come Power Automate, e tutti i progressi ottenuti nell’evoluzione della tecnologia dell’AI Generativa.
L’integrazione con Copilot
La creazione dei workflow è affidata direttamente all’utente, attraverso setup e parametrizzazioni che non richiedono lo sviluppo di codice software – cosa solitamente necessaria per creare flussi di lavoro personalizzati nell’ambiente standard di Business Central.
L’integrazione con Copilot riguarda sostanzialmente due funzionalità:
- Creazione assistita di workflow attraverso l’utilizzo del linguaggio naturale. A fronte dell’input da parte dell’utente, Copilot elabora la richiesta e propone la creazione di un flusso con gli opportuni cambi di stato. Nella finestra di Copilot l’utente ha la possibilità di visualizzare la rappresentazione grafica del diagramma di flusso della proposta e decidere se accettarla o meno.
- Suggerimento dei campi obbligatori da inserire nei cambi stato di un workflow.
Efficienza e agilità operativa
Ma quali vantaggi ottengono in concreto gli utenti di questa soluzione? «Il risparmio di tempo – sottolinea il manager – al momento è nell’ordine di 1:5 e mano a mano che l’algoritmo viene addestrato si avvicinerà sempre più a 1:10. Questo vuol dire che sostanzialmente si libererà il 90% del tempo dedicato a queste attività. C’è, poi, un altro aspetto importante da considerare, legato all’autonomia degli operatori, che non sono più costretti a rivolgersi a noi o all’IT per creare questi workflow». Senza dimenticare i tempi di risposta più veloci a qualsiasi cambiamento, perché con l’AI Generativa è tutto molto più rapido e intuitivo.
«La questione vera per noi – conclude Giorgini – è riuscire a plasmare la GenAI per dare degli scopi precisi agli utenti. Pensiamo di esserci riusciti bene con Quick Flow e ora stiamo allenando l’algoritmo per estenderne l’uso a setup più complessi. A breve sarà disponibile un configuratore di prodotto con cui l’utente potrà interagire attraverso il linguaggio naturale, ma questo è solo il primo passo perché l’obiettivo è di attivare questa logica su tutti i nostri verticali. Il prossimo step è integrare l’IA Generativa nel mapping del magazzino e parallelamente sviluppare anche alcune soluzioni extra ERP, a partire dai chatbot per il Modern Workplace, che aiutano dipendenti e collaboratori a migliorare diversi aspetti della vita lavorativa».
