AI Generativa nei processi core: 7 regole d’oro per il successo

“Scrivimi il verbale di questo meeting e invialo a tutti i partecipanti”. Per quelli di noi che hanno già iniziato a utilizzare l’AI Generativa, questo è uno degli utilizzi che dà più soddisfazione. Un comando (prompt, in gergo) digitato su una finestra sullo schermo nel notebook et voilà… Nel giro di pochi secondi ecco pronto il testo del debriefing di una riunione che si è appena conclusa, con i punti salienti evidenziati, già pronto per essere spedito agli indirizzi di posta elettronica dei nostri colleghi. Un bel risparmio di tempo, senza dubbio, per un’attività che solitamente invece richiede parecchio impegno per essere “smarcata”.

La verità, però, è che l’Intelligenza Artificiale Generativa ha un ambito di applicazione potenzialmente molto più ampio dell’automazione intelligente di task tutto sommato semplici come quello appena descritto. Questa tecnologia, ormai è chiaro, si candida al ruolo di acceleratore dell’innovazione a 360° nel mondo aziendale, trasformando completamente il modo di lavorare e il concetto stesso di produttività.

La sfida per le organizzazioni al momento è quella di prepararsi a dovere ad accogliere questa ondata di automazione intelligente e pervasiva, che permetterà di aumentare la reattività e la resilienza del business fino a livelli mai sperimentati finora.

L’obiettivo? Il dato certificato

Le aziende sono ecosistemi che pullulano letteralmente di dati. Una proliferazione di record che rappresenta un vero e proprio paradosso, perché la maggior parte delle organizzazioni non è capace di trasformare questo “tesoro” in un asset strategico per il business.

Il risultato è che, come emerge da un recente studio di Forrester, meno del 10% delle aziende dimostra di avere capacità data-driven che possano considerarsi “avanzate” e che solamente il 35% dei C-level ha piena fiducia nei dati che ha a disposizione per prendere decisioni cruciali per il futuro dell’azienda.

La capacità di integrare tutti i dati e i flussi di lavoro che si generano soprattutto nelle applicazioni chiave per il business – come ERP, CRM, Business Intelligence – garantendo Governance e Data Quality è un aspetto che travalica ormai la sfera di competenza del team IT per arrivare in cima ai pensieri di tutta la C-suite, e del CEO in particolare.

Sarebbe impensabile ridisegnare i processi all’insegna dell’automazione intelligente senza sottoporre a revisione l’architettura dati che di queste applicazioni rappresenta la spina dorsale, con l’obiettivo di garantire un’integrazione fluida delle diverse applicazioni core e dei dati che vi transitano.

Quali sono i benefici di una data strategy efficace

I benefici del definire e attuare una data strategy efficace a supporto della Generative AI sono diversi.

• Fiducia: il CEO, gli altri C-level e le loro prime linee potranno essere certi che i dati che vengono utilizzati in azienda per prendere decisioni rilevanti sono dati di qualità, certificati, univoci e sempre aggiornati.
• Conoscenza diffusa ed efficienza: creare un’architettura dati di qualità elimina i problemi legati a interpretazioni diverse dello stesso dato, che possono influenzare l’output dei sistemi di AI Generativa ma anche l’interpretazione delle metriche e dei KPI di business rilevanti. Inoltre, rappresenta il punto di partenza per la creazione di una knowledge base, di una base di conoscenza diffusa e trasversale nell’organizzazione.
• Precisione dei risultati: una data foundation di qualità, basata su dati certificati, permette di garantire risultati più precisi e affidabili, contenendo il fenomeno delle “allucinazioni”. Inoltre, consente di addestrare i modelli molto più rapidamente, accelerando di diversi ordini di grandezza il ritorno sugli investimenti in AI Generativa.

Come introdurre l’AI generativa in azienda in 7 mosse

La verità è che l’adozione dell’AI Generativa non può essere ricondotta a una semplice questione tecnologica. È, invece, un cambio di paradigma della produttività che coinvolge tutta l’organizzazione. Introdurre questa tecnologia in azienda rischia di rivelarsi un percorso accidentato se non si adotta l’approccio giusto. Un buon metodo, secondo gli esperti di P4I – Partners4Innovation, prevede di:

1. Identificare i bisogni di automazione intelligente relativamente a una o più aree di processi core e capire come la Generative AI li può soddisfare.
2. Selezionare i business case più rilevanti, quelli per i quali il ritorno sugli investimenti (ROI) – in termini di ottimizzazione dei processi, riduzione dei costi, aumento delle opportunità di business – è più immediato. Un buon principio per orientare la scelta è quello dell’equilibrio tra automazione ed empowerment. In alcuni casi, infatti, la scelta migliore è di automatizzare tutti i processi, in altri, invece, l’AI Generativa rappresenta un supporto efficace al giudizio e all’esperienza dell’operatore che in quel momento la utilizza.
3. Creare un vademecum di prompt predefiniti: per iniziare a sperimentare sui business case identificati. I prompt sono, in gergo, le richieste formulate agli algoritmi di Generative AI in linguaggio naturale. Per esempio: “indica le principali problematiche riscontrate con questo cliente e fornisci un elenco delle possibili soluzioni da proporgli” oppure “scrivi il testo di una eMail da inviare a tutti gli utenti che hanno visitato il nostro sito web e sono arrivati fino alla pagina del prodotto XY”.
4. Definire programmi (brevi) di formazione
   Per sua natura, la Generative AI non richiede competenze straordinarie per essere utilizzata con successo, sarà sufficiente un paio d’ore per farne comprendere i benefici e permettere agli utenti di iniziare a familiarizzare con l’interfaccia degli strumenti selezionati.
5. Identificare i champion e creare un team trasversale
   Il Change Management è un aspetto fondamentale per la buona riuscita di un progetto di Generative AI. Creare un team cross-funzionale, che faccia da catalizzatore delle richieste degli utenti relativamente ai problemi riscontrati con i prompt o i risultati è sicuramente auspicabile. Questo gruppo dovrà selezionare al proprio interno un numero ristretto di figure particolarmente coinvolte e ingaggiate rispetto agli obiettivi che si vogliono ottenere, alle quali attribuire il ruolo di sperimentatori, fornendogli “carta bianca”. In questo modo sarà possibile identificare in fretta nuovi possibili utilizzi dell’AI Generativa anche rispetto a compiti e flussi di lavoro inizialmente non preventivati.
6. Condividere le best practice e favorire la contaminazione: prevedere dei momenti di confronto informale in cui i membri del team si confrontano mettendo a fattor comune la propria esperienza.
7. Misurare con continuità i risultati ottenuti e aggiustare il tiro: monitorare i KPI rilevanti – in termini di tempo risparmiato, riduzione dei costi/uomo necessari per svolgere uno specifico task, miglior soddisfazione del cliente. Sottoporre a revisione periodiche il vademecum e i casi d’uso sulla base dei feedback ottenuti dagli utenti.

Come prepararsi (bene) all’AI Generativa, l’approccio Alterna

Gli algoritmi e i modelli linguistici più avanzati non sono sufficienti da soli a garantire i risultati promessi dalla Generative AI. Servono fondamenta solide, un’architettura dati perfettamente integrata tra le applicazioni core – ERP, CRM, Business Intelligenze e strumenti di produttività individuale in testa – e la capacità di trattare ogni record rilevante come un dato certificato. Un dato, quindi, validato nella sua consistenza e veridicità a prescindere da chi lo interroga.

Un aspetto, questo, che vede Alterna impegnata in prima linea, con la convinzione che non può esistere una strategia di AI Generativa di successo senza una data strategy ben concepita e un Change Management strutturato. Solo contemplando entrambi gli aspetti, quello tecnologico e quello organizzativo, nell’ambito di un approccio olistico è possibile sfruttare pienamente il potenziale dell’IA Generativa nei processi core.

Questi temi di strettissima attualità verranno approfonditi il prossimo 30 novembre alle 12 durante il webinar “AI Generativa: il futuro è adesso, la tua azienda è pronta?” organizzato dal Gruppo Digital360 in collaborazione con Alterna. Nel corso della diretta potrete capire meglio quali sono i benefici più rilevanti della Generative AI nell’ambito dei processi core e come prepararvi al meglio a questa ondata di automazione intelligente con una data strategy efficace.