Oggi il tema della dematerializzazione dei documenti è più che mai in primo piano per l’imminente obbligo di fatturazione solo digitale verso la PA centrale, ma ci sono realtà che già da tempo hanno digitalizzato l’intero processo di bollettazione verso milioni di clienti. Una di queste è A2A, multiutility tra le più grandi (6,5 miliardi di euro il fatturato 2012) e diversificate in Italia, dove è il secondo produttore d’energia elettrica, nonché protagonista nei settori ambientale, gas e teleriscaldamento.
«Proprio l’eterogeneità del gruppo, fatto di oltre 30 società con business e sistemi informativi molto diversi, ha introdotto complessità nel progetto: definire per ogni società come procedere in funzione delle sue esigenze di dematerializzazione è stata la criticità più grande», ci spiega Stefano Perfetti, Responsabile IT Corporate, Marketing e Vendite di A2A. La spinta iniziale è nata dal duplice obiettivo di ridurre i costi del processo (archiviazione, stampa, spedizione, ecc.), e dare maggior qualità al servizio al cliente, permettendogli l’accesso da web all’archivio delle sue fatture.
Ma il volume d’attività è stato decisivo. «Processiamo 40-60mila bollette al giorno, e la conservazione cartacea richiedeva ormai archivi fisici enormi, con tutte le complessità e costi del caso – precisa Sirio Antonellini, responsabile e PM progetti di dematerializzazione e document management di A2A -. Il progetto è stato iniziato nel 2006 da Aem Milano, poi con la creazione di A2A si è esteso a tutto il gruppo».
La scelta di conservare la singola bolletta
Due importanti scelte iniziali sono state la cadenza giornaliera dell’invio in conservazione, e la digitalizzazione della singola bolletta, invece della “distinta meccanografica”, un tabulato riassuntivo che era il requisito minimo di legge. «Il giorno come unità di misura è un buon compromesso tra ciò che prevede la legge (15 giorni, ndr), e le necessità di quadratura del business, con il confronto tra numero di bollette emesse e numero di bollette consegnate al cliente».
La seconda scelta, continua Antonellini, è legata alla decisione di inviare al cliente la bolletta in pdf e di lasciarla disponibile sul portale web: il pdf va creato comunque, ed è logico utilizzarlo anche per la conservazione. «Inoltre il Garante dell’energia e del gas impone severi requisiti di trasparenza e chiarezza dei dati in bolletta: la distinta meccanografica non ha questi requisiti, il pdf della singola bolletta sì».
Il processo di fatturazione digitale inizia dai sistemi fatturanti: «Il principale è SAP, ma nel gruppo ne abbiamo almeno 13, sia custom che di mercato». Il loro output (in alcuni casi dopo alcuni passaggi intermedi) è un file pdf accompagnato da un tracciato dati che contiene i metadati associati alla bolletta/fattura: quelli imposti dalla legge per la conservazione sostitutiva, e altri, utili per esempio per facilitare la ricerca degli utenti.
Oltre 15 milioni di documenti all’anno
Tutti i pdf vengono poi processati da alcuni server HSM di firma digitale massiva, dove sono installate le firme delle persone A2A titolari dei dati contenuti nelle fatture, nonché quella del responsabile della conservazione sostitutiva, che viene apposta solo sul lotto documenti che raccoglie tutte le fatture del giorno, insieme alla marca temporale. Poi i metadati del documento e del lotto sono inviati al sistema di conservazione sostitutiva (Legal Archive di Ifin Sistemi), mentre il pdf viene archiviato nel sistema Documentum, in uno spazio disco non riscrivibile su una macchina Centera EMC.
«Il progetto è partito dalle bollette, poi s’è esteso ad altri tipi di documenti con numeri minori ma di grandi dimensioni singole, dai registri contabili alle fatture passive, e ora si sta ampliando anche all’ambito commerciale – a cominciare dai contratti, sia attivi sia passivi -, e alla corrispondenza PEC».
Ogni anno il gruppo A2A gestisce digitalmente circa 15 milioni di documenti attivi, più 120mila fatture passive, 200mila contratti attivi e circa 3000 passivi (approvvigionamenti), e qualche centinaio di registri. Il processo di conservazione è affidato a Ifin Sistemi, che dal 2013 ne ha assunto anche la responsabilità legale.
In precedenza, sottolinea Perfetti, il processo era affidato a terzi nell’ambito di un contratto di manutenzione applicativa, e ad A2A restava solo la responsabilità della correttezza del processo, a cui però non corrispondeva una reale possibilità di controllo come impone la legge: «È impensabile che un amministratore delegato o un direttore generale possa verificare cose come la leggibilità del documento a 5 anni dall’emissione: per questo abbiamo delegato la responsabilità a chi si occupa direttamente del processo».
Scadenza 6 giugno, tre fronti aperti
Infine l’imminente obbligo di fatturazione elettronica verso la PA. «Anche A2A emette bollette verso enti pubblici centrali: il numero di questi clienti è esiguo – spiega Antonellini -, ma ci stiamo comunque preparando per il 6 giugno, tenendo conto che nel 2015 l’obbligo s’estenderà anche alla PA locale».
A2A sta lavorando su tre fronti. «Uno è l’adeguamento dei sistemi fatturanti, con etichettatura dei clienti PA, inserimento dei nuovi dati imposti da Sogei, e così via: lo stiamo gestendo con le software house produttrici dei sistemi, che stanno collaborando attivamente».
Il secondo fronte è la capacità di generare la fattura nel formato xml richiesto da Sogei. «Questo è un aspetto complesso, che stiamo gestendo internamente con modifiche ai sistemi fatturanti ove possibile, o adottando sistemi di “traduzione” dove non lo è: oltretutto la legge sulla fatturazione elettronica prevede un tracciato dati abbastanza semplice, mentre la normativa del mercato energia e gas impone vincoli molto più rigidi, per cui un punto molto delicato è stato conciliare queste esigenze contrastanti».
Il terzo aspetto riguarda la trasmissione della fattura al SdI (Sistema d’Interscambio) di Sogei. «Per questo abbiamo fatto leva sul rapporto con Ifin Sistemi, acquisendo il loro prodotto Invoice Channel, pensato proprio per interagire con il SdI per l’invio fatture e la gestione di tutti i flussi di notifiche».
Oltre agli importanti risparmi conseguiti e al miglioramento del servizio al cliente finale, conclude Perfetti, un risultato rilevante è il controllo di quadratura sui flussi: quando i volumi in gioco sono così importanti e la mappa applicativa così complessa, è cruciale essere sicuri che gli output attesi siano stati tutti prodotti, gestiti e archiviati correttamente. «In passato ci siamo trovati più volte a dover intervenire su reclamo di un cliente, soprattutto business, recuperando in fretta e furia qualche documento che non era stato correttamente gestito. Oggi questi casi sono totalmente scomparsi: sappiamo esattamente ciò che è stato gestito e archiviato, e possiamo fornire concreta evidenza al business molto velocemente».
