Un webinar è un evento online interattivo che consente di comunicare, presentare e condividere informazioni in tempo reale tramite internet. Infatti, spesso è definito anche videoconferenza e come tale ha un pubblico più o meno numeroso, a seconda della tipologia di evento.
Solitamente viene utilizzato per scopi educativi, formativi o promozionali. Durante un webinar, i partecipanti possono seguire una presentazione, ascoltare un relatore, porre domande e interagire con gli altri partecipanti tramite chat o altre funzioni di comunicazione. I webinar sono un modo efficace per raggiungere un pubblico ampio e globale senza la necessità di spostarsi fisicamente in un luogo specifico.
Che cosa significa webinar
Webinar è un neologismo nato dall’unione di due termini inglesi: web e seminar. Un seminario online, quindi, che porta etimologicamente con sé un concetto di formazione. Queste sessioni educative o informative, a cui è possibile accedere da remoto da un qualsiasi dispositivo collegato alla Rete, sono diventate però anche strumenti di digital marketing utili per chiunque si occupi di organizzazione eventi online.
Cos’è un webinar e come si partecipa
Solitamente si tratta di eventi online gratuiti che si possono seguire in diretta. Per partecipare non occorre alcuna competenza tecnica: basta solo iscriversi compilando un breve form di registrazione oppure ricevere un invito diretto dall’azienda che tiene il seminario.
Un webinar è una riunione o una presentazione online tenuta via Internet in tempo reale, un evento online capace di collegare persone anche da tutto il mondo. Questa sua caratteristica, cioè abbattere le barriere fisiche e mettere in connessione in modo semplice e immediato, ne fa un efficace strumento di marketing e lo ha reso un canale di comunicazione essenziale – come, in generale, tutti gli eventi digitali – durante il periodo del lockdown, in un momento in cui conferenze fisiche, seminari in aula e fiere sono off-limits.
Tipologie di webinar
Esistono diverse formule di webinar, cui sono associati gradi differenti di interazione e flessibilità di fruzione, che possono essere utilizzate in base alle esigenze e agli obiettivi specifici di comunicazione:
- webinar in diretta, in cui il relatore o i presentatori tengono la presentazione in tempo reale e i partecipanti possono interagire sempre in real time attraverso una chat. Questo tipo di webinar è consigliato per mantenere l’attenzione e l’interesse degli utenti, offrendo loro la possibilità di interagire con il relatore e ricevere un feedback immediato;
- webinar automatizzato, che viene pre-registrato e trasmesso in streaming in un momento successivo. Nonostante la presentazione sia registrata, i partecipanti possono comunque porre domande nella chat e ricevere risposte in tempo reale. Questo tipo di webinar è particolarmente adatto se l’obiettivo è permettere all’utente di guardare il webinar quando preferiscono, seguendo i propri ritmi;
- webinar Just In Time (JIT), una sottocategoria di webinar registrato a cui i partecipanti possono accedere al momento della registrazione o quando lo desiderano. Questo tipo di webinar risulta particolarmente utile per soddisfare le esigenze degli utenti che hanno poco tempo a disposizione, che possono collegarsi al momento preciso dell’inizio, seguire per un po’ e poi riprendere con comodo la fruizione dell’evento in un momento successivo.
Le caratteristiche principali del webinar
La caratteristica principale dei webinar dal vivo è l’interattività e la capacità di discutere, inviare e ricevere informazioni in tempo reale, grazie alla possibilità di condividere lo schermo, di registrare gli interventi per poi poterli rivedere successivamente, di intervenire con domande in chat e creare vere lavagne virtuali dove spiegare concetti e prendere appunti.
Altro vantaggio da non sottovalutare è il contenimento dei costi e lo sforzo organizzativo minimo: non serve più investire budget e tempo per affittare location, scegliere il catering e organizzare i trasferimenti: tenere una conferenza è facile come fare clic con il mouse, basta scegliere la piattaforma giusta e invitare la platea più adatta.
Proprio per questa sua semplicità di accesso, paradossalmente riesce a radunare quasi più persone rispetto a un evento fisico: quindi, accanto a un minore costo/sforzo organizzativo, porta anche più ospiti ad accedere. E non solo, porta anche a una maggiore interazione, perché la possibilità di fare domande in remoto, magari a camera spenta, rende proattivi anche i più timidi – che non si alzerebbero mai in piedi per porre un quesito in una stanza gremita di persone.
Come funziona il webinar: accesso e interazione
In genere poco prima dell’inizio del webinar si riceve una e-mail contenente il link che permette di connettersi e accedere alla piattaforma prescelta per assistere alle presentazioni dei relatori. Il relatore espone la sua presentazione, spesso accompagnata da slides in condivisione schermo.
Per chiunque sia iscritto, come detto in precedenza la partecipazione è solitamente gratuita, tranne nei casi in cui i webinar sono meeting privati e richiedono il pagamento di una quota di ammissione.
Iniziato il webinar, è possibile intervenire con domande dirette oppure, come si usa oggi per “etichetta digitale”, non interrompere lo speaker ma appuntare i propri quesiti nella chat: a fine intervento, i relatori si impegnano a rispondere puntualmente a tutti, spesso con l’aiuto di un moderatore della sala virtuale.
Un webinar può durare da una a due ore, di norma non più,e la registrazione resta a disposizione anche dopo la diretta, diventando un contenuto premium di grande valore, comodamente fruibile in ogni momento.
Quale piattaforma scegliere per erogare webinar
Le piattaforme che consentono di erogare webinar possono essere gratuite o a pagamento. Solitamente le piattaforme gratuite pongono limiti al numero di partecipanti ed a alcune funzionalità. Le piattaforme a pagamento, al contrario, sulla base di un abbonamento propongono connessioni multiple di utenti (anche migliaia) e molte funzioni utili, come un controllo regia dei video e audio.
Zoom
È diventato estremamente popolare negli ultimi anni ed è ampiamente utilizzato per webinar, conferenze, riunioni virtuali e altro ancora. Offre funzionalità gratuite tra cui la condivisione dello schermo, la chat, la registrazione, le notes e posta elettronica e calendario, la partecipazione di 100 persone al massimo per 40 minuti. La versione a pagamento di Zoom prevede 4 piani: Zoom Pro a 139,90 euro all’anno e 30 ore di videoconferenza; Zoom Business a 189,90 euro all’anno e aperta a 300 partecipanti per videoconferenza per un massimo di 30 ore al mese; Zoom Business Plus e Zoom Aziende che hanno piani personalizzati in base alle esigenze aziendali.
GoToWebinar
Piattaforma webinar creata da LogMeIn. Offre strumenti per organizzare webinar interattivi, gestire le registrazioni, coinvolgere il pubblico con sondaggi e domande, e molto altro ancora. Il piano dei prezzi propone quattro soluzioni: basic fino a 250 partecipanti per 44 euro al mese; Standard fino a 500 partecipanti a 99 euro al mese; Pro fino a 1.000 partecipanti a 199 euro al mese e Enterprise fino a 3.000 partecipanti a 329 euro al mese.
Cisco Webex
È un’altra piattaforma popolare per i webinar. Offre funzionalità come videoconferenze, condivisione dello schermo, chat, sondaggi e registrazione dei webinar. Il piano gratuito consente di ospitare fino a 100 partecipanti con un tetto di 40 minuti a webinar; il piano Webex Starter conta fino a 150 partecipanti e 30 ore di trasmissione mensili e costa 13,50 euro al mese; il piano Webex Business approva fino a 200 partecipanti e costa 19 euro al mese. Infine, il piano Webex Enterprise fino a 1.000 partecipanti viene confezionato su misura.
Microsoft Teams
È una piattaforma di collaborazione e comunicazione aziendale che comprende anche funzionalità per organizzare webinar. È particolarmente utile se si utilizza già Microsoft Office e si desidera integrare i webinar con altre attività di lavoro di un team. Sono disponibili tre piani: Microsoft Teams Essentials con collegamenti fino a 300 persone e 30 ore di trasmissione al prezzo di 3,70 euro mese/utente (esclusa IVA); Microsoft 365 Teams Business Basic che include sempre 300 utenti ma ha anche 1 TB di spazio cloud di archiviazione e costa 5,60 euro utente/mese e infine Microsoft 365 Business Standard che include la funzione hosting webinar sempre per 300 utenti e 30 ore di trasmissione e costa 11,70 euro (senza IVA) utente/mese.
Livestorm
Piattaforma per webinar basata sul Cloud con funzionalità di coinvolgimento del pubblico, condivisione dello schermo e registrazione. Offre anche integrazioni con strumenti di marketing e CRM. Ha una versione free che limita gli accessi a 10 persone, un piano Premium fino a 250 persone che cosa 109 dollari che salgono a 229 dollari fino a 1.000 partecipanti. Dai 3.000 partecipanti in su si dovrà scegliere il piano Enterprise con costi personalizzati.
Come declinare questo format nel piano di Marketing
Di solito il webinar online offre formazione su un particolare tema o su una tematica, e i partecipanti, proprio come in un’aula, seguono la “lezione” del relatore in una room virtuale.
Ma sono tante le esigenze di comunicazione che possono essere gestite in formato webinar, ad esempio:
- Speech formativi e didattica a distanza
- Conferenze stampa con giornalisti
- Convegni e tavole rotonde
- Presentazioni di nuovi prodotti
- Presentazione di risultati di ricerche di mercato e analisi di settore
- Speech istituzionali, come quelli governativi a cui abbiamo assistito durante l’emergenza
- Workshop pratici e lab interattivi
Perché includere i webinar nei piani di Lead Generation
Utilizzare i webinar per fare Lead Generation è un’ottima strategia perchè permette di mettere in campo un tipo di comunicazione altamente professionale, esaustiva e al tempo stesso dinamica e interattiva.
Il brand che tiene un webinar si pone in modo autorevole, ma disponibile al dialogo con i possibili clienti interessati. Non è un caso che il Content Marketing Institute lo annoveri come secondo strumento per capacità di conversione, secondo solo agli eventi e incontri di persona.
Durante un webinar è possibile creare una connessione molto potente con i partecipanti e avviare una vera e propria relazione.. Si tratta di fiducia e costruzione del rapporto, ed è per questo che si avvicina agli incontri in presenza. Il webinar permette inoltre di attrarre solo i partecipanti realmente interessati alla tematica trattata: in un continuo flusso di overload informativo, il filtro è multiplo e passa dalla pagina di iscrizione, alla thank you page, alla effettiva partecipazione. Non meno importante, è una tipologia di contenuto che presenta un funnel molto versatile in quanto si integra perfettamente con diversi altri strumenti sia come prodotto di front-end, sia come strumento di livello più avanzato e, addirittura, come prodotto a pagamento.
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Il ruolo dei webinar nel Marketing B2B
Anche Digital360, editore di Digital4, propone un piano di servizi per organizzare eventi online, in particolare in ambito B2B, e ha sviluppato un vero e proprio kit di intervento per digitalizzare gli appuntamenti già in calendario invece di cancellarli, convertendo appunto in webinar eventuali speech, seminari e conferenze.
Digital360 ha organizzato e continua a organizzare centinaia di Webinar per i propri clienti, curandone tutti gli aspetti, a partire dai contenuti.
Migliaia di utenti hanno potuto ascoltare esperti e testimonianze sui più vari aspetti della digital transformation, senza che nessuno lasciasse la propria abitazione o ufficio, nel rispetto delle norme di sicurezza. Un’occasione unica per approfondire le proprie conoscenze e per interagire in diretta con gli speaker, attraverso la chat.
Digital360: i webinar chiavi in mano
Anche Digital360 propone ai suoi clienti l’organizzazione di webinar. Nel corso del 2022, Digital360 ha consolidato il trend ascendente relativo al numero di eventi digitali organizzati, superando l’anno precedente nel quale aveva raggiunto quota 580.
I webinar, che hanno visto la partecipazione di migliaia di manager e professionisti, hanno consentito alle imprese clienti di consolidare le attività di comunicazione, di marketing e di business development, oltre che di sperimentare con successo nuove forme di coinvolgimento.
Digital360 fornisce ai suoi clienti un servizio “chiavi in mano” per l’organizzazione di questi eventi, con format e soluzioni innovative e diversi l’uno dall’altro, definendone il taglio a seconda delle specifiche esigenze.
Nel corso di questi ultimi anni sono stati realizzati sia webinar “verticali” dal target specialistico, tipicamente della durata di un’ora, sia webinar pari a grandi eventi digitali della durata di un intero giorno, con tavole rotonde, presentazioni, analisi di caso.
Non mancano eventi con format di tipo “televisivo” e cicli di appuntamenti settimanali con approfondimenti su temi specifici. Quelli più articolati hanno visto la partecipazione di migliaia di persone, con decine di relatori collegati a distanza da tutto il mondo.
«L’emergenza sanitaria e l’esigenza di lavorare da remoto hanno fatto scoprire alle imprese la grande utilità, versatilità ed efficacia degli eventi digitali e questi rimarranno uno strumento fondamentale di posizionamento e di lead generation anche oltre la pandemia», sottolinea Raffaello Balocco, CEO di Digital360.
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Piattaforma webinar di Digital360: personalizzazione e innovazione
Digital360 ha anche messo a disposizione una specifica piattaforma tecnologica che offre ai partecipanti non solo modalità di interazione “classiche”, ma anche la possibilità di tenere business meeting in stanze riservate, fissare appuntamenti in tempo reale e accedere agli eventi visitando “luoghi virtuali” attraverso rendering 3D di spazi fisici.
Articolo originariamente pubblicato il 31 Mag 2022
