di Igor Marcolongo, Senior Consultant InfoCert
1.Definire la strategia
È essenziale che rispondere alla domanda: “perché una soluzione paperless?”. Saving? Maggiori vendite? Sicurezza? Ripensamento strategico? Dalla risposta scaturiscono i requisiti di business, che è essenziale siano chiari prima di affrontare i temi tecnologici.
2.Ottenere commitment
Dematerializzazione comporta business process reengineering. Quindi è necessario un commitment alto che consenta di operare sull’organizzazione in maniera ampia, insieme a una visione d’insieme del progetto e dei suoi impatti, pena l’aumento di stress e fibrillazioni della struttura, che vanno gestiti.
3.Legali al momento giusto
L’oggetto della dematerializzazione è il documento a valore legale. È quindi necessario coinvolgere i legali al momento giusto: se il legale detta i requisiti al business, deve essere un alleato e partecipare fin dall’inizio. Se invece è il business che guida è utile sottoporre al legale alcuni scenari da far validare.
4.Coinvolgere i soggetti con potere di ostacolo
Non vanno dimenticati anche ulteriori soggetti su cui il nuovo processo impatta, come ad esempio la società di recupero crediti o la compagnia di assicurazioni collegata.
5.Ripensare end-to-end
Il processo documentale è un unicuum che va approcciato con una visione ampia e ripensato end-to-end, dalla produzione (o ricezione), al back-office, alla spedizione, conservazione e reperimento del documento nell’archivio.
6.Attenzione alla sicurezza
L’adozione del documento informatico richiede robuste politiche di sicurezza informatica e modalità sicure di accesso alle informazioni.
7.I fornitori non sono tutti uguali
Questo progetto è nativamente diverso rispetto ai progetti IT o BPR classici in quanto la componente di compliance è pervasiva. È opportuno scegliere fornitori di soluzioni (e non di prodotti), verificando le effettive competenze e l’esperienza necessaria per trattare i temi paperless anche dal punto di vista della legalità.
8.Far emergere le responsabilità
L’adozione di strumenti paperless può implicare l’insorgere di nuove responsabilità pertanto è cruciale la riflessione sul quadro delle responsabilità e il sistema di tutele.
9.Conoscere la propensione al rischio
Deve essere eseguita una attenta analisi dei potenziali rischi connessi al progetto, in coerenza con la propensione al rischio di tutte le figure coinvolte.
10.Ma soprattutto… non è un progetto solamente IT!
La trappola più grande è comunque una: considerare la dematerializzazione un progetto IT. Questo porta a perdere la tridimensionalità del problema, smarrendo i dettagli di compliance che sono il vero valore aggiunto della soluzione. Devono inoltre essere gestiti i temi di change management e misurare gli enormi benefici della dematerializzazione, costruendo un business case.
Per maggiori informazioni: http://www.infocert.it/servizi/consulenza-dematerializzazione/
