Riduzione dei costi, innovazione della linea di business e potenziamento del Risk Management nei processi di dematerializzazione delle polizze nelle fasi di ricezione, trattamento dei documenti, outbound e conservazione sostitutiva. Ecco cosa è riuscita a ottenere Euler Hermes Italia, società specializzata nell’assicurazione crediti di Allianz, grazie alla soluzione sviluppata da Gruppo CMT. Il progetto ha risposto all’esigenza di Euler Hermes di semplificare il meccanismo di emissione delle polizze di cauzione, garantendo la forma scritta e il valore probatorio dei documenti e al tempo stesso i vantaggi di efficienza di un processo digitale. La soluzione adottata consente infatti di creare un vero e proprio ecosistema di gestione delle comunicazioni e del trattamento della polizza con funzioni e ambienti digitali peculiari: servizio remoto di firma digitale automatica massiva, di marca temporale e di timbro digitale, utili al trattamento dei file; conservazione sostitutiva delle pratiche per l’archiviazione conforme alla normativa vigente; sistema di invio dei documenti; un’area Web per gestire in autonomia i propri certificati digitali .
In particolare l’area Web abilita il download o la verifica dei documenti digitali di polizza e un servizio di riconoscimento e registrazione del titolare di firma, mentre la trasparenza e la standardizzazione offerte dalla soluzione favoriscono un maggior controllo del processo, rispetto al quale gli utenti possono interagire attraverso notifiche e dashboard direzionali. All’installazione del prodotto è seguita inoltre una sessione di training organizzata da Gruppo CMT dedicata all’usabilità del processo e all’assistenza del sistema.
Dal canto suo, Euler Hermes ha già registrato i primi risultati attesi in termini di risparmio sui costi, efficienza e funzionalità grazie all’ottimizzazione delle risorse, alla riduzione degli sprechi nella produzione dei documenti cartacei e dei costi di dispatching e naturalmente all’eliminazione completa delle risorse da impiegare per l’archiviazione fisica. Sono stati inoltre ridotti i rischi di non conformità dei contratti per assenza della firma e di smarrimento dei documenti e i disturbi di comunicazione tra stakeholder, migliorando la user experience e abbattendo i tempi di approvazione. Tutto questo si ripercuote su un’organizzazione di 400 collaboratori e 27 agenzie dislocate sul territorio italiano che servendo 4.500 imprese ha generato nel 2015 un giro d’affari di oltre 246 milioni di euro. «Adottare un sistema di gestione documentale e di firma digitale è un aspetto delicato e critico soprattutto per il mercato finanziario, assicurativo o del retail», dice Roberto Rocchetti, amministratore delegato del Gruppo CMT. «Le aziende hanno a disposizione indicatori di performance facilmente misurabili sull’efficacia della soluzione come, ad esempio, tempi di approvazione più rapidi, maggiore inquadramento delle risorse interne su attività ad alto valore e la riduzione dell’impatto ambientale».
