Un processo aziendale basato su carta può rappresentare una sfida considerevole per la conformità normativa, specie per le realtà che operano nel settore alimentare. In questo video, Rossella Valerio, Responsabile Qualità di Bencarni, ci spiega come la sua azienda ha trasformato completamente la gestione della Quality Assurance attraverso la digitalizzazione di processi e flussi di lavoro ottenuta con l’adozione M-Files, l’Enterprise Content Management di Konica Minolta.
Chi è Bencarni
Con sede a Nogarole Rocca, in provincia di Verona, Bencarni è una realtà che opera nella preparazione e distribuzione di carni bovine e suine – macellazione, sezionamento, lavorazione e confezionamento. La capacità produttiva dell’azienda è notevole e raggiunge i 500 capi bovini al giorno, testimoniando l’efficienza e la capacità di scala delle operazioni, in grado di soddisfare le esigenze di una vasta clientela che include sia la Grande Distribuzione Organizzata (GDO) sia la Grande Distribuzione Specializzata (GDS).
Tracciabilità e sicurezza al cuore della Quality Assurance
Bencarni pone grande enfasi sulla sicurezza alimentare, implementando un rigoroso sistema di autocontrollo basato sui principi HACCP, in conformità con le normative europee e nazionali in materia di igiene e sicurezza alimentare.
La tracciabilità è un altro aspetto chiave della compliance: l’azienda utilizza sistemi avanzati che permettono di seguire il percorso di ogni prodotto dalla sua origine fino alla distribuzione finale. Questa capacità di tracciare in modo dettagliato la provenienza e il percorso delle carni non solo soddisfa i requisiti normativi, ma offre anche un valore aggiunto significativo ai clienti, che possono fornire informazioni complete e trasparenti ai consumatori finali, ormai sempre più attenti all’origine di quel che mettono in tavola.
Il ruolo di M-File nella gestione dei processi di qualità di Bencarni
Con l’obiettivo di gestire efficacemente la sicurezza e la qualità dei fornitori, Bencarni ha gettato le basi di un nuovo progetto digitale che mirava a «creare un sistema più armonioso e uniforme di raccolta dei documenti che hanno a che fare con i fornitori, semplificando la gestione di schede tecniche, certificazioni e reportistica», spiega in questo video Rossella Valerio, Responsabile Qualità di Bencarni.
Prima del progetto, l’azienda gestiva la qualità utilizzando dei fogli Excel in cui inseriva l’elenco delle certificazioni con le rispettive scadenze; gli operatori manualmente si occupavano di mandare le e-mail per chiedere l’aggiornamento e la produzione dei documenti. La stessa cosa veniva fatta per gli ingredienti degli allergeni, che venivano redatti presso gli stabilimenti produttivi dei fornitori. I documenti relativi erano archiviati all’interno delle stesse cartelle condivise in rete. L’impegno per gestire il processo era molto elevato e alta era anche la possibilità di errore.
«Nel momento in cui ci siamo resi conto di questa necessità – prosegue Valerio –, abbiamo contattato alcune software house chiedendo loro di prepararci una demo: quella della soluzione M-Files di Konica Minolta si è rivelata la più adatta alle nostre esigenze. Abbiamo apprezzato in particolare la facilità d’uso della piattaforma, che non avevo visto in altre soluzioni simili. La struttura è molto semplice e molto pulita, intuitiva, e questo ci ha conquistato subito».
I benefici ottenuti
Oggi, gli operatori dell’ufficio qualità di Bencarni hanno a disposizione tutte le informazioni necessarie per svolgere la propria attività, anche in virtù dell’integrazione di M-files con il sistema AS/400 in uso. «La possibilità di migrare in automatico i dati al nuovo sistema ci ha permesso di guadagnare molto tempo – ammette Valerio –. Infatti, in soli tre mesi siamo riusciti a utilizzare il programma con un impegno tutto sommato contenuto, che posso quantificare in una ventina di giornate-uomo di servizi professionali».
Riorganizzando e centralizzando la gestione delle informazioni, la ricerca dei documenti risulta oggi più rapida. «Inoltre, finalmente riusciamo a lavorare contemporaneamente alla stessa attività, cosa impossibile quando si operava su fogli Excel – conclude la manager –. Un altro vantaggio evidente è che la gestione delle richieste di aggiornamento dei documenti è immediata e automatizzata e questo ci ha permesso di recuperare il tempo che le nostre risorse dedicavano a questa attività per convogliarlo verso task a maggior valore».
L’automazione dei processi di Quality Assurance ha permesso non solo di razionalizzare il lavoro dei collaboratori, ma anche di creare un sistema di monitoraggio efficace: in qualsiasi momento, infatti, l’operatore sa in che stato si trova il flusso di lavoro e se ci sono ritardi, e questo consente una governance puntuale di tutto il processo.
I risultati ottenuti hanno spinto Valerio a rivolgersi a Konica Minolta anche per i nuovi progetti che prevedono la creazione automatica delle schede tecniche di prodotto e la gestione degli ordini con correlazione automatica rispetto ai sistemi di campionamento.
