Gestire ordini e fatture, rinegoziare i contratti di acquisto, raccogliere informazioni sui fornitori, tenere sotto controllo le spese. Sono tutte sfide e attività che ogni giorno le aziende affrontano, generalmente con un approccio a silos: la divisione Acquisti, l’area Finance, la Logistica seguono ciascuno la propria area di attività, in autonomia. Ora però lo scenario sta cambiando rapidamente. Come? Lo spiega Stefano Gentilini di BravoSolution, società leader nell’ambito delle piattaforme software per la digitalizzazione dei processi di Procurement end-to-end, con importanti clienti in tutto il mondo.
«Le barriere di un tempo fra le diverse funzioni aziendali sono state abbattute. Le organizzazioni più mature da un punto di vista organizzativo e tecnologico si muovono in modo deciso verso un approccio integrato al processo, noto come Source-to-Pay», spiega il manager. Che significa, dunque, Source-to-Pay? È il processo di business che parte dal sourcing strategico per gli approvvigionamenti e arriva fino al pagamento, passando per la definizione dei fabbisogni, gli acquisti, la contrattualizzazione e la gestione del ciclo passivo.
Come viene approcciata oggi nelle aziende la digitalizzazione della filiera di fornitura, ovvero il processo Source-to-Pay?
Sempre più questa tipologia di progetti, soprattutto in organizzazioni complesse, ha una valenza interfunzionale e coinvolge attori diversi rispetto al passato. Il nostro interlocutore è un team che comprende Procurement, Finance, Logistica e altri top manager che lavorano in modo coordinato lungo tutta filiera di fornitura. I clienti non ci chiedono quindi solamente di fornire una tecnologia abilitante efficace, ma la capacità di progettare e realizzare la trasformazione, un deployment che sia anche supportato da conoscenze di processo e forti competenze di ridisegno organizzativo. Se infatti si adotta una piattaforma tecnologica senza intervenire parallelamente sul layer organizzativo e di processo non è facile ottenere risultati apprezzabili.
Quali sono i primi passi da compiere?
Si parte da una fase di Assessment, importante per capire la maturità dell’ecosistema aziendale e dei principali fornitori di riferimento al fine di individuare i principali gap da colmare, in termini di funzionalità e di expertise di processo. Poi si progetta l’intero processo Source-to-Pay con ottica integrata: tanto più si allarga lo scope del progetto, tanto più ampi sono i benefici correlati.
La tecnologia arriva dopo: la nostra soluzione – BravoAdvantage – prevede infatti un insieme di feature che vengono attivate in funzione delle future esigenze del cliente che siamo andati a mappare, sia in termini di funzionalità che di integrazione con i sistemi legacy aziendali.
Quali vantaggi si possono ottenere?
Una piattaforma di Procurement online crea mediamente un fattore moltiplicativo fino a 3: significa che le stesse persone arrivano a gestire 3 volte ordini e fatture rispetto alle aziende che operano in modalità tradizionale. È un’opportunità di riorganizzare il lavoro e orientare le persone verso attività a più alto valore aggiunto: invece della verifica di conformità fra un ordine e una fattura, si può ad esempio dedicare più tempo al marketing d’acquisto o all’analisi dei rischi di fornitura.
Ci sono poi vantaggi intangibili come la maggiore collaborazione interfunzionale e con i fornitori, la condivisione di conoscenza fra le diverse aree aziendali: ad esempio, le informazioni sulla negoziazione o i feedback sui fornitori diventano un valore condiviso, disponibile a tutte le aree coinvolte.
Un altro vantaggio riguarda l’analisi dei dati, tema di grande attualità. Gli Analitycs possono creare poco valore e non generare capacità predittiva se non si applicano al ciclo completo Source-to-Pay in maniera integrata: solo così è possibile valutare i reali impatti sul business.
La fatturazione elettronica che ruolo ha in questo processo?
È molto importante, ma per generare un vero beneficio tutto il processo deve essere interamente digitalizzato: dematerializzare il solo documento fattura rischia di creare solo un ulteriore carico di lavoro. Ricordo che la fatturazione elettronica verso la PA è già obbligatoria e che quella B2B, fra privati, è oggetto di un iter normativo già avviato, con una spinta anche a livello europeo. Chi si attiva oggi sarà avvantaggiato nel prossimo futuro.
Chi è di solito lo sponsor interno di questi progetti di digitalizzazione?
In generale, i progetti hanno successo se hanno un commitment che parte dalla direzione generale. Un tempo erano iniziative spinte dagli acquisti o dall’IT, ora in prima battuta nascono dalle funzioni di business. Chi genera il bisogno spesso sono le funzioni aziendali a valle, come la produzione, che hanno vantaggi indotti consistenti se viene snellito il processo a monte.
Guardando nel complesso al mercato italiano, a che punto sono le aziende rispetto a questo tipo di iniziative?
L’Italia, è un mercato a due velocità. Per molte grandi aziende la digitalizzazione del processo Source to Pay è un dato di fatto, un modo di agire ormai consolidato, mentre nelle PMI troviamo ancora un approccio non progettuale ma tecnologico. I benefici non sono percepiti globalmente e l’ufficio acquisti si focalizza principalmente sulla negoziazione dei contratti con i fornitori, per spuntare i prezzi migliori possibili. È un retaggio culturale che va superato. BravoSolution si propone di individuare il percorso migliore e stabilire un obiettivo realistico, dando indicazioni del ROI di progetto, ma andando al di là della singola attività negoziale. Predisponiamo cioè il cosiddetto Proof of Concept, partendo non dalla tecnologia ma dalle esigenze di business e dai processi del cliente. In altre parole, il cliente vede mappati i suoi processi “as is” e “to be” sulla nostra piattaforma e riesce a coglierne in tempo reale tutti i benefici correlati tramite le simulazioni di processo che siamo soliti effettuare, andando oltre la classica “demo standard”.
Le aziende chiedono di ottenere benefici anche nel breve periodo. Come si concilia questa esigenza con l’approccio che guarda alla digitalizzazione dell’intero processo end-to-end?
Ci sono due strade. La prima prevede di avviare un progetto pilota per dimostrare nel breve il beneficio e successivamente allargare lo scope di progetto. Un secondo approccio, più frequente, prevede di segmentare il progetto in “wave”, per processi, geografia, divisione aziendale o categoria merceologica. Ad esempio, si comincia con il Sourcing dei materiali indiretti: una volta rinegoziati i contratti, si ottengono risparmi che permettono di finanziare l’ampliamento del progetto, approcciando per esempio le fasi di gestione ordini e fatture.
Una volta percepiti i benefici della Digital Transformation sia di carattere economico che organizzativo in un contesto competitivo difficile come quello italiano, i possibili dubbi generalmente svaniscono. I fornitori, se correttamente coinvolti, spesso sono un importante fattore di cambiamento.
Ci sono poi anche aziende, soprattutto quelle grandi, che affrontano il processo di innovazione nella sua globalità, ovviamente supportando risorse interne e mercato di fornitura con adeguati programmi di onboarding dell’iniziativa.
In quali modalità rendete disponibile il vostro software al cliente?
La piattaforma BravoAdvantage può essere fruita as-a-service, in cloud, oppure con una soluzione ibrida, tramite appliance: questa modalità – che di fatto ha le stesse caratteristiche del software as a service – consente alle aziende che lo desiderano di iscrivere la tecnologia a bilancio come capex, una opportunità che per molte aziende può agevolare l’avvio di progetti di innovazione.
