Il processo di trasformazione digitale rappresenta un passaggio decisivo che le aziende si trovano ad affrontare in un’ottica di adeguamento a uno scenario economico sempre più mutevole e competitivo. Il focus, a livello di business, si concentra su efficienza e flessibilità. Sotto un profilo più pratico, il perno centrale intorno a cui ruota il cambiamento è il dato.
Nella dimensione digitale, qualsiasi informazione può essere trattata più velocemente e messa a valore per ottenere gli insight indispensabili per adattare l’attività produttiva in qualsiasi ambito. La digitalizzazione documentale aziendale, in quest’ottica, è un elemento di fondamentale importanza per avere successo nel processo di modernizzazione, aprendo la strada all’adozione di strumenti innovativi.
Una digitalizzazione di qualità: attenzione alla compliance
Quando si parla di gestione dei documenti in azienda è indispensabile implementare una strategia che poggi su basi solide, in particolare per quanto riguarda la sicurezza e la conformità normativa dei documenti stessi. «Una corretta gestione del ciclo di vita dei documenti in formato digitale richiede un controllo sui contenuti e sui processi di lavorazione, approvazione e condivisione», spiega Andrea Barbizzi, Business Consultant Channel & Alliance – Siav Spa.
«Per ottenere questo risultato è indispensabile integrare le tecnologie digitali fin dalla creazione del documento, in modo che il ciclo sia sempre controllabile».
Sotto il profilo della conformità normativa, le aziende hanno oggi a disposizione una serie di strumenti che consentono di garantire la validità dei documenti digitali con estrema efficacia. «Firma elettronica, marca digitale e posta elettronica certificata (PEC) consentono di generare documenti digitali con caratteristiche identiche a quelli tradizionali» sottolinea Gabriele Quercetani, Enterprise Solution Manager Trust Services – Aruba SpA.
«Questi Trust Services permettono di snellire e semplificare i processi aziendali, anche a livello di rapporto con la Pubblica Amministrazione».
Un uso ottimale di questi strumenti richiede però la disponibilità di una piattaforma tecnologica che consenta di ottimizzarne il funzionamento e sfruttarne al massimo le potenzialità. «Un ecosistema basato su tecnologie cloud offre quanto necessario per implementare funzionalità più efficienti» spiega Andrea Barbizzi. «In quest’ottica, l’utilizzo di applicazioni containerizzate offre una serie di vantaggi in termini di rapidità di implementazione, ma anche un modo per ridurre al minimo i requisiti a livello di consumo di hardware e, di conseguenza, i costi».
Anche questo aspetto, che apparentemente tocca aspetti esclusivamente tecnologici, interseca però la dimensione normativa. «Quando si parla di cloud, è fondamentale tenere in considerazione alcuni aspetti delle soluzioni infrastrutturali che si utilizzano» sottolinea Gabriele Quercetani di Aruba. «Oltre alla sicurezza informatica, è importante considerare il luogo in cui i dati aziendali sono conservati. Il tema della sovranità del dato, soprattutto in ambito PA, la geolocalizzazione dei dati è regolata da norme puntuali, che devono essere rispettate in maniera rigorosa».
Dall’automazione alla transizione verso processi intelligenti
Il maggior vantaggio competitivo offerto dalla digitalizzazione riguarda il miglioramento dei processi in termini di efficienza. La parola chiave, spiega Lorenzo Della Vedova, Product Manager – Siav Spa, è l’automazione.
«L’adozione di strumenti tecnologici avanzati permette di sgravare il personale da compiti noiosi e ripetitivi, consentendogli di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto» sottolinea il manager. «In ambito fatturazione, per esempio, la digitalizzazione consente di aumentare il livello di controllo sulla gestione dei documenti fiscali, mitigando il rischio di problemi a livello legale».
Se digitalizzazione e automazione sono elementi indispensabili per avviare il processo di modernizzazione, l’ultimo fattore che compone l’equazione interessa l’organizzazione stessa dell’azienda, soprattutto per quanto riguarda i processi. «Serve evitare equivoci» spiega Emanuel Sette, Product Manager – Siav Spa. «L’adozione di strumenti digitali non è automaticamente garanzia di un’efficace modernizzazione. È necessario ottimizzare le attività in azienda in modo di arrivare ad adottare processi realmente ‘intelligenti’, partendo da una puntuale analisi dello status quo».
Un’evoluzione che, il manager di Siav, collega direttamente le persone e richiede un coinvolgimento diretto di chi sarà coinvolto nel cambiamento. «È fondamentale, da questo punto di vista, evitare che il percorso incontri resistenze. Per raggiungere l’obiettivo è utile fare in modo che tutti i soggetti in azienda possano ‘toccare con mano’ fin da subito i vantaggi concreti di cui possono godere».
Il ruolo dell’Intelligenza Artificiale
Ben più che un semplice hype dettato dal successo di ChatGPT e soci, l’AI è destinata a ritagliarsi un ruolo di primo piano nella gestione dei documenti digitalizzati in azienda. E se l’attenzione dell’opinione pubblica tende a concentrarsi sull’AI come uno strumento per la generazione di contenuti, Emanuel Sette preferisce evidenziare quelle caratteristiche dell’Intelligenza Artificiale che garantiscono il migliore impatto a livello di efficienza.
«Strumenti come quelli legati alla ricerca delle informazioni all’interno degli archivi aziendali permettono di snellire notevolmente i processi. Le caratteristiche dei chatbot basati su AI generativa consentono di eseguire queste ricerche con modalità estremamente ‘naturali’, come se avessimo a che fare con un collega o un assistente» spiega Sette.
Il manager, però, pone l’accento anche sulla necessità di implementare gli strumenti di AI adottando una strategia che ne massimizzi l’efficacia e riduca il rischio di “allucinazioni” o errori nell’elaborazione dei dati. «In ambito aziendale è consigliabile adottare modelli molto specifici e addestrarli utilizzando informazioni nel contesto d’interesse» sottolinea Emanuel Sette. «Fondamentale, infine, definire policy e regole che garantiscano la riservatezza dei dati aziendali, soprattutto quelli business critical» conclude.
