Come organizzare l’ufficio acquisti: guida alle normative e al nuovo codice appalti

Come organizzare l’ufficio acquisti in modo più efficiente? Il modo migliore è quello di gestire correttamente l’intero processo di approvvigionamento avendo ben chiare non solo le attività da svolgere, ma anche quali sono le priorità e le normative da rispettare.

Acquistare al miglior prezzo e al miglior servizio, infatti, non basta. Esistono tutta una serie di normative che, con l’entrata in vigore del nuovo Codice degli appalti per la PA, avranno presto una ricaduta anche sul resto delle imprese. Il Governo, facendosi promotore di una digital transformation del Sistema Paese, ha iniziato a definire le linee guida del cambiamento per portare trasparenza, tracciabilità e rintracciabilità a tutti i processi, iniziando a normalizzare la PA per poi traslare metodologia e strategia anche nel mondo privato.

La digitalizzazione del processo di acquisto, nota come e-procurement, aiuta un’organizzazione ad acquistare un prodotto o un servizio che risponda alle esigenze aziendali, al miglior prezzo rispetto ai requisiti qualitativi desiderati. Il tutto con una capacità di presidio che solo gli strumenti automatizzati sono in grado di dare.

Come organizzare l’ufficio acquisti usando le tecnologie digitali

Questo perché la progressiva digitalizzazione delle informazioni e delle procedure comporta nuove  direttive per chi si occupa di governance. I requisiti  dei sistemi a supporto del processo di  acquisto end-to-end devono essere allineati a una compliance normativa nazionale e internazionale, soggetta per altro a continue evoluzioni. Si parla sempre più spesso di gestione del rischio, e non a caso, ma tutto parte da una buona gestione delle informazioni e dei dati. È proprio per questo motivo che le imprese pubbliche e private stanno adottando soluzioni elettroniche, affidando una parte della complessità a sistemi automatici studiati per semplificare l’operatività, armonizzare le procedure e garantire quella tracciabilità e quella trasparenza dei processi che può aiutare le organizzazioni a operare nel modo migliore.

L’e-procurement semplifica le attività, consentendo alle aziende pubbliche e private di gestire l’intero processo di acquisto di beni e servizi dalla nascita della richiesta o fabbisogno, passando attraverso la negoziazione o gara telematica, fino alla formalizzazione del servizio e relativo ordine-fattura. I sistemi di approvvigionamento elettronico aiutano i responsabili degli uffici acquisti in tutte le fasi organizzative, ovvero a:

• Selezionare, qualificare e valutare i migliori fornitori per la propria azienda
• Applicare correttamente gli aspetti legali necessari alla definizione di contratti di acquisto completi
• Valutare gli strumenti e le metodologie legate all’ascolto del cliente interno
• Classificare, razionalizzare e definire gli obiettivi economici ed operativi legati alle aspettative delle funzioni interne dell’azienda
• Confrontare e riflettere sulla propria realtà in relazione al processo di acquisto ideale

Indipendentemente dalla dimensione e dalla tipologia di azienda, organizzare un ufficio acquisti non può prescindere da un’analisi dei bisogni interni per capire come formalizzare al meglio la definizione delle specifiche e le richieste di offerta. In realtà, l’intero processo di procurement è composto da più fasi critiche. Di seguito 5 suggerimenti pratici, utili dal punto di vista legale e operativo.

1. Definizione dei fabbisogni – Riguarda la necessità di tracciare l’esigenza di un approvvigionamento e permette di raggiungere una corretta identificazione del fabbisogno manifestato da una risorsa aziendale e quindi, in ultima analisi, di compilare una richiesta di offerta conforme al bisogno. Si consiglia di prevedere la formalizzazione dell’esigenza e la sua condivisione con tutti i soggetti coinvolti, responsabili dei vari livelli autorizzativi.
2. Valutazione, selezione e monitoraggio dei fornitori – Rientra nella necessità di tracciare il percorso di selezione di un fornitore, per dare riscontro del percorso valutativo eseguito dai vari soggetti intervenuti in modo del tutto trasparente anche nel confronto di potenziali competitor. Il suggerimento degli esperti sulle aziende è di prevedere e aggiornare un elenco dei fornitori qualificati, almeno per i fornitori ritenuti strategici e critici, di cui venga effettuata la valutazione anche sotto il profilo della vendor compliance, nel rispetto dei requisiti di etica, professionalità e competenza. Questo garantisce di instaurare rapporti con i soli fornitori che, oltre ad offrire la qualità richiesta, possano garantire la non esposizione dell’azienda al rischio di commissione di uno dei reati disciplinati dal d.lgs.231/2001. La tracciabilità del percorso valutativo dei fornitori garantisce anche il rispetto del principio della trasparenza e della governance, potendo motivare e documentare la scelta compiuta. Si sottolinea inoltre l’importanza del costante monitoraggio e valutazione delle performance del parco fornitori nel corso del rapporto contrattuale, prevedendo clausole contrattuali 231 e legge 81 che obblighino alla comunicazione da parte del fornitore di tutti i dati legati  agli aspetti di responsabilità amministrativa e Salute e Sicurezza nel mondo del lavoro (ad esempio: Dichiarazione Idoneità Tecnico Professionale, Estratto Libro Unico Lavoratori dei soggetti impiegati nell’Appalto).
3. Negoziazione – A questo proposito, tracciare la fase di negoziazione di un contratto permette il controllo del percorso di maturazione della trattativa, e dei contributi forniti dai vari soggetti intervenuti, in particolare i fornitori e i decisori lato committente (potendo altresì assicurare che nella conduzione della trattativa siano state evitate situazioni nelle quali i soggetti coinvolti siano o possano apparire in conflitto di interesse).  Si consiglia di prevedere la condivisione costante della corrispondenza e delle informazioni tra i vari soggetti che intervengono nella negoziazione, evitando di lasciare autonomia operativa, autorizzativa e di verifica, in capo a un unico soggetto.
4. Ordine e contratto – Tracciare l’invio di un ordine al fornitore e regolare per iscritto tutte le forniture di servizi, consente di comparare l’ordine con la fattura emessa dal fornitore. A tal fine si suggerisce di emettere ordini solo tramite l’utilizzo di un software aziendale (che prevede l’inserimento in anagrafica del soggetto, tracciandone la presenza), e di regolare per iscritto tutte le forniture di servizi. I contratti/mandati dovrebbero essere formalizzati e dovrebbero indicare chiaramente l’oggetto del servizio richiesto (o dell’incarico professionale conferito), compenso pattuito incluso. Inoltre prevedere nei contratti la richiesta e aggiornamento costante da parte del fornitore di tutta la documentazione legata alla Sicurezza sul Lavoro – D.Lgs. 81/2008 Art. 26 e Responsabilità Solidale – Circolare 5/2011 Ministero del Lavoro – permettono all’azienda di ottemperare ai requisiti di legge e garantire piena governance e tutela dell’intero processo di vendor compliance.
5. Verifica della prestazione – Tracciare l’avvenuta erogazione di un servizio o la consegna di un prodotto, permette di provare che il pagamento della fattura corrisponda a una esigenza reale, coerente con quanto ordinato. Elemento ancor più importante è quello di verificare e tracciare le performance del servizio prodotto offerto dal fornitore, ad esempio qualità nella consegna, tempi, disponibilità del fornitore e via dicendo, attraverso indicatori sintetici e immediati. Questo permette all’azienda di garantire una corretta verifica tra la qualità richiesta del servizio/prodotto e la qualità effettivamente offerta avendo la governance dei processi e attuando le eventuali azioni correttive verso il fornitore.

Nell’ambito dei processi di acquisto, l’e-procurement è dunque un passaggio tecnologico che garantisce massima funzionalità ed efficienza della catena di approvvigionamento, ottemperando a tutti quei requisiti di sicurezza, di trasparenza e di tracciabilità fortemente voluti dal legislatore.

Decreto legislativo 50 del 2016: il vecchio codice degli appalti nel settore pubblico…

L’art. 38, nel disciplinare il procedimento di qualificazione delle stazioni appaltanti e delle centrali di committenza, stabilisce quale requisito premiante la “disponibilità di tecnologie telematiche nella gestione di procedure di gara” (art. 38, comma 5 lett. b) punto 3), e cioè il livello di digitalizzazione della stazione appaltante.

Un secondo elemento innovativo del nuovo codice degli appalti risiede nella prevista obbligatorietà dell’uso dei mezzi telematici negli scambi di informazioni tra PA e operatori economici (art. 40), seppure sia intervenuto l’art. 52 per mitigarne la portata, prevendo ipotesi derogatorie specifiche. L’art. 40, infatti, introduce l’obbligo (e non più la mera facoltà) di utilizzare mezzi di comunicazione elettronici nello svolgimento delle procedure di aggiudicazione. In particolare, il legislatore ha fissato il 18 ottobre 2018 quale data a decorrere dalla quale questo obbligo diventerà effettivo, nell’ambito delle procedure svolte dalle stazioni appaltanti (comma 2).

… e le ricadute nel settore privato

Come nel settore pubblico anche in quello privato si sta assistendo al diffondersi del fenomeno di digitalizzazione delle procedure di acquisto. La gestione prevede senz’altro una maggiore flessibilità organizzativa ma è comunque necessario rispondere ad esigenze operative, finanziarie e strategiche) che devono sempre e comunque mantenere tutti i requisiti di legalità attraverso l’adesione alle molteplici prescrizioni, previste da regolamenti di settore, normative e standard internazionali.

Con l’entrata in vigore del d.lgs.231/2001, ad esempio, nel nostro ordinamento giuridico è stato introdotto un nuovo concetto di responsabilità d’impresa lungo tutta la catena di fornitura e subfornitura, derivante dalla commissione di determinati reati dai quali venga conseguito un vantaggio per l’azienda nel settore privato e, in modo trasversarle, ad ogni settore merceologico ed economico. Si tratta di una diffusa una politica di contrasto alla criminalità d’impresa che sta influenzando tutti i principali processi aziendali. Fin dalle prime formulazioni dei Modelli Oganizzativi e dei protocolli di legalità, adottati ai sensi del d.lgs. 231/2001, è stato ritenuto critico il processo di approvvigionamento, in quanto foriero del rischio di commissione di numerosi reati, tra cui, la corruzione, l’induzione indebita a dare o promettere utilità, la corruzione tra privati, la ricettazione, il riciclaggio, l’impiego di utilità di provenienza illecita nonché l’autoriciclaggio, la falsificazione dei bilanci e persino l’associazione per delinquere.

EMAS e ISO 14001

Va ricordato anche come le imprese stiano sempre più implementando Sistemi di Gestione Ambientale integrati nella propria organizzazione, nel rispetto delle disposizioni ISO 14001 e del Regolamento EMAS, al fine di gestire con maggiore efficienza e sistematicità i problemi e le opportunità in campo ambientale. Anche in ambito di gestione della contabilità e dei flussi monetari e finanziari, in materia di revisione contabile, la corporate governance passa attraverso la corrispondenza alle normative di settore, nazionali ma anche internazionali (ove necessario) quali, ad esempio, le SOX o normative affini che tendono a garantire la trasparenze delle scritture contabili. Anche in questo contesto un sistema di e-procurement aiuta l’ufficio acquisti ad avere pieno presidio dei processi e possibilità di avere al momento opportuno la documentazione necessaria in caso di verifiche e di controlli.

Decreto legislativo 36 del 2023: i riflessi del nuovo codice appalti sul lavoro dell’ufficio acquisti

È entrato in vigore il 1 aprile 2023 il nuovo codice appalti, che manda in pensione il Dlgs 50/2016 dopo 7 anni.

Uno dei punti focali della normativa è il principio della digitalizzazione di tutto il ciclo dell’appalto. Il nuovo impianto prevede l’obbligo di migrare a piattaforme interoperabili aperte (BIM), adottare metodi e strumenti di gestione informativa digitale delle costruzioni, della progettazione e realizzazione di opere di nuova costruzione e degli interventi sulle costruzioni esistenti per tutti gli appalti con valore a base di gara superiore al milione di euro.

Il codice entra in vigore il 1 aprile 2023, tuttavia le sue disposizioni acquistano efficacia solo a partire dal 1 luglio 2023 e si applicano a tutti i procedimenti nuovi e a quelli già in corso. Questo significa che per bandi e avvisi pubblicati prima di tale data si continuano ad applicare le regole previste dal vecchio codice appalti.

La normativa prevede un regime transitorio fino al 1 gennaio 2024, periodo durante il quale i due codici coesisteranno.

L’ecosistema nazionale di approvvigionamento digitale

La digitalizzazione, nell’impianto del nuovo codice appalti, è il presupposto fondamentale per la realizzazione di un vero e proprio ecosistema nazionale di approvvigionamento digitale, composto da diversi elementi:

• Banca dati nazionale di tutti i contratti pubblici;
• Fascicolo virtuale dell’operatore economico, reso operativo dall’ANAC, Autorità Nazionale Anti Corruzione;
• Piattaforme di providing digitale, ovvero l’insieme delle tecnologie, sistemi informatici e servizi, interconnessi e interoperanti, utilizzati dagli enti e dalle aziende appaltanti per gestire le attività previste;
• Procedure automatizzate lungo tutto il ciclo di vita dei contratti pubblici.

Anche l’accesso agli atti, in linea con le procedure di affidamento ed esecuzione dei contratti pubblici, dovrà avvenire in modo digitale.

I vantaggi dell’e-procurement per l’ufficio acquisti

Concludendo, è sempre più evidente come il raggiungimento di eccellenti livelli di corporate governance negli acquisti debba necessariamente passare dalla preliminare fase di definizione delle specifiche esigenze di un’azienda (ovvero dell’adeguamento a tutte le variabili normative specifiche del settore di appartenenza, ma anche agli standard che un’azienda vuole adottare), a cui dovrà seguire l’implementazione di un processo di approvvigionamento in grado di assicurare la compliance rispetto a tali parametri.

Alla domanda Come organizzare l’ufficio acquisti nel modo migliore?, dunque, la riposta sembra avere nell’e-procurement un fattore decisamente abilitante, in un’ottica di innovazione consacrata ai massimi livelli di efficienza e sicurezza.

*Si ringrazia per la consulenza il team di P4I  e, in particolare, l’Avv. Jennifer Basso Ricci e l’Avv. Guglielmo Troiano, Senior Legal Consultant

Articolo originariamente pubblicato il 31 Mar 2017