Il valore della progettazione per accelerare la crescita: strategie e buone prassi 

È possibile costruire una casa senza disegnare la planimetria, senza avere una visione chiara dello sviluppo impiantistico, senza dimensionare correttamente le fondamenta o individuare i materiali più adatti per costruirla – ovvero saltando a piè pari tutta la fase di progettazione? La risposta è, ovviamente, no. Il risultato sarebbe, nella migliore delle ipotesi, una costruzione costosa e caotica, se non addirittura pericolosa e destinata a collassare in poco tempo.

Ora provate a trasferire questo scenario nel mondo del business: la mancanza di una progettazione accurata non solo aumenta il rischio di fallimento di qualsiasi iniziativa, ma rischia anche di drenare risorse preziose per la crescita, di minare la fiducia dell’organizzazione e, nei casi più gravi, di penalizzare irrimediabilmente l’immagine dell’azienda e dei suoi brand.

Ecco perché, investire tempo ed energie nella progettazione non è un’opzione, ma una necessità strategica per qualsiasi azienda che ambisca a un successo duraturo.

Significato di progettazione

La progettazione aumenta la qualità di prodotti e servizi perché lavora con una prospettiva centrata sull’utilizzatore finale e fornisce soluzioni verificate sulla base di dati oggettivi. Questo approccio sistemico permette alle aziende di realizzare soluzioni, digitali e non, che non solo soddisfino le esigenze funzionali, ma che siano anche intuitive, scalabili e sostenibili nel tempo.

La progettazione rappresenta, a conti fatti, il collante che unisce la visione tecnologica con la componente più “umana” dei progetti, la condizione indispensabile per permettere alle aziende di realizzare soluzioni, digitali e non, che non solo soddisfino le esigenze funzionali, ma che siano anche intuitive, scalabili e sostenibili nel tempo.

In un contesto dove la competizione è sempre più accesa e le aspettative degli utenti sono in costante evoluzione, investire in un un percorso di progettazione ben concepito ed eseguito non è solo un valore aggiunto, ma una necessità imprescindibile per guidare il cambiamento e rimanere competitivi.

Ma cosa significa di preciso progettazione? «Personalmente – sottolinea Carlo Alberto Campione, Digital Business Consultant della practice CX, il polo d’eccellenza di Impresoft Group per la Customer Experience –, preferisco riferirmi al termine anglosassone design che, a mio avviso, esprime meglio il concetto. Si tratta della fase iniziale di un progetto durante la quale si coinvolgono tutti gli stakeholder che hanno un ruolo decisionale, operativo o di advisor per quell’iniziativa, con l’obiettivo di acquisire tutte le informazioni e gli elementi necessari per passare poi agli step successivi, quelli operativi e realizzativi verificando gli assunti con analisi quali-quantitative».

I passi fondamentali del percorso

Il principio alla base della progettazione è, secondo il manager, la consapevolezza. «È questa, infatti, la qualità necessaria per valutare, soppesare e mitigare rischi e benefici di un progetto e stimare in modo il più possibile preciso l’impatto che avrà sui processi interni e sul business. Essere consapevoli significa porsi degli obiettivi chiari ma anche lavorare sulla maturità culturale dell’organizzazione, fondamentale per garantire che i percorsi identificati siano poi, a conti fatti, effettivamente seguiti».

Quattro gli step essenziali del processo:

• Analisi preliminare: ascolto delle esigenze dei decisori e dei key user, valutazione del contesto aziendale – maturità organizzativa e culturale -, definizione dello scenario competitivo e di mercato.

• Pianificazione e progettazione: utilizzo di metodologie di design, predisposizione di una roadmap che identifichi in modo chiaro tutti i passi da compiere per raggiungere gli obiettivi identificati.

• Implementazione e monitoraggio: definizione degli indicatori (KPI) più idonei a valutare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi, misurazione continuativa delle performance e predisposizione dei correttivi del caso.

• Formazione e coinvolgimento: predisposizione di iniziative di formazione e reskilling, così come di percorsi di Change Management.

I 5 pilastri di un design di successo

Ma quali sono, a conti fatti, gli elementi irrinunciabili di una progettazione efficace? Attingendo alla propria esperienza sul campo e alle best practice codificate da Impresoft Engage, Campione suggerisce di prestare attenzione soprattutto a questi elementi:

1. Ascolto delle esigenze dei diversi stakeholder. «Che significa – sottolinea il manager – saper fare le giuste domande, acquisire informazioni dettagliate, approfondire anche al di là di quanto l’interlocutore è in grado di raccontare. Vuol dire essere in grado di intercettare il significato reale di quello che viene detto per comprendere non solo gli obiettivi ma anche le frizioni che potrebbero compromettere il buon risultato del progetto».

2. Percorsi di co-design. «Intesi non solo come capacità di progettare tenendo in considerazione i punti di vista dei diversi stakeholder, ma anche di individuare quelle figure chiave, come i champion o gli ambassador, che aiuteranno a diffondere l’innovazione all’interno dell’organizzazione».

3. Multidisciplinarietà. «La nostra esperienza ci suggerisce che è indispensabile creare in azienda team misti, per tener conto dei diversi punti di vista che arricchiscono sempre il percorso progettuale».

4. Approccio orientato al miglioramento continuo. «Bisogna impegnarsi in un monitoraggio costante dei dati di performance in base ai quali svolgere un fine tuning periodico. Basare le proprie scelte strategiche su dati “sporchi” e incompleti prima o poi crea problemi irreversibili», mette in guardia Campione.

5. Coinvolgimento degli utilizzatori finali. «È fondamentale ascoltare il punto di vista di chi utilizzerà la soluzione o il prodotto, per allineare gli obiettivi aziendali alle loro necessità. Bisogna fare user test, user research, raccogliere e confrontare dati e poi passare alla progettazione vera e propria con la massima consapevolezza, definendo obiettivi, step, tempi e budget».

Tutti i vantaggi di una buona progettazione

New Business e Operation, Marketing ed eCommerce, innovazione e comunicazione, sono solo alcuni degli ambiti che possono trarre vantaggio da un percorso di progettazione propedeutico all’implementazione effettiva di un nuovo servizio, prodotto o di una nuova tecnologia. «La verità è che spesso, invece, le aziende vedono la progettazione come un mero costo. Il cliente non capisce perché dovrebbe affidarsi a qualcuno che lo aiuti a mettere a fuoco le istanze dei diversi portatori di interesse. Però è un dato di fatto che, spesso, chi è dentro il progetto ha una visione parziale e non nitida della situazione. Il risultato è che spesso focalizza la sua attenzione sulla tecnologia senza considerare che aspetti come l’analisi dei processi e delle interazioni tra i diversi stakeholder o la corretta comunicazione del cambiamento, se non correttamente identificati e risolti, possono minare l’esito di qualsiasi iniziativa moltiplicando, a valle, i costi iniziali».

Come realizzare un’analisi preliminare efficace

La convinzione comune è che una progettazione accurata sia oltremodo costosa e necessiti di strumenti sofisticati per essere realizzata. «In Impresoft Engage utilizziamo modelli che hanno dato prova di essere efficaci, come Design Thinking e Revenue Operations, che permettono di porre solide basi seguendo un approccio strutturato basato sull’acquisizione ed analisi di dati oggettivi. Durante i workshop, spegniamo telefoni e computer per utilizzare dei semplici post-it per coinvolgere tutti gli interlocutori nella condivisione delle esigenze e degli obiettivi di un progetto». Una capacità che non si improvvisa e che richiede l’abilità di saper presidiare tutta la catena del valore del progetto, mettendo a fattor comune competenze tecnologiche, certo, ma anche soft skill e una conoscenza trasversale dei processi di business. «Quello che a mio avviso può fare la differenza tra una società di consulenza e un’altra è l’abilità di aggregare e mettere in pratica esperienze maturate in ambiti diversi. Più che la specializzazione, in questo caso, è la la contaminazione tra figure professionali differenti a rappresentare un valore aggiunto Un altro aspetto da valutare è la capacità del partner di garantire un approccio agnostico. All’interno di Impresoft Group abbiamo competenze che spaziano dal manifatturiero al medicale, dall’agrifood al benessere e copriamo tutta la filiera di un progetto, dall’infrastruttura alle applicazioni, alla sicurezza. Siamo, quindi, in grado di attivare tutte le sinergie necessarie per trovare sempre la soluzione migliore in grado di soddisfare gli obiettivi del cliente».

Conseguenze del non progettare bene

Procedere in autonomia nella fase di progettazione o, peggio, bypassare questa fase cruciale, espone l’azienda a rischi seri. Le conseguenze principali riguardano l’allungamento del Time-to-Market, con interruzioni e ritardi dovuti a una cattiva pianificazione; l’aumento dei costi operativi, legati a inefficienze, errori e duplicazioni; la perdita di opportunità rilevanti – di innovazione, di mercato -, connessi a ritardi nell’aggiornamento tecnologico e colli di bottiglia nei processi decisionali; il peggioramento dei KPI di Marketing, a causa di prodotti che non rispondono alle aspettative dei clienti o servizi gestiti in modo inefficiente; i danni alla Brand Reputation, che possono compromettere la capacità dell’azienda di affermarsi sul mercato e reperire i capitali necessari a far crescere le proprie attività.

Ecco perché investire in una progettazione accurata significa, in buona sostanza, costruire fondamenta più solide per la competitività dell’azienda. Questo vale a maggior ragione se si considerano i benefici diretti legati all’ottimizzazione e all’efficientamento dei diversi parametri di un progetto, che emergono proprio nella fase di design: «Molte volte – conclude Campione – ci capita di partire da un brief del cliente e arrivare a proporre una soluzione parzialmente o completamente diversa, che genera da subito maggiore efficienza. Una volta, per esempio, siamo stati interpellati per la progettazione di un display a bordo macchina. Dopo l’acquisizione dei requisiti e il colloquio con gli utilizzatori dello strumento, siamo giunti alla conclusione di tagliare il 25% delle funzionalità inizialmente richieste, che erano in realtà superflue, per semplificare l’interazione con lo strumento e migliorare la User Experience. Quanto è quantificabile questo in termini di risparmio? Sicuramente molto più di quello che il cliente ha investito nella fase di progettazione iniziale».