Un corretto approccio alla SAP System Conversion è essenziale per dare vita a una Smart Supply Chain e imprimere alla logistica la spinta innovativa che serve per affrontare i nuovi scenari di business. Attenzione: non parliamo ‘semplicemente’ dei noti vantaggi che derivano dalla digitalizzazione delle funzioni e dall’adozione di tecnologie di frontiera. Le piattaforme di Smart Supply Chain, opportunamente integrate nei processi esistenti, offrono prima di ogni altra cosa l’opportunità di far evolvere l’organizzazione in modo agile, sia sul piano della ricerca e sviluppo sia in funzione delle richieste dei clienti e dei trend di mercato.
Si tratta di suite – in alcuni casi veri e propri ecosistemi, come quello creato da SAP – che concentrano best practice a livello globale intorno alle quali ruotano partner implementativi in grado di lavorare anche con un approccio agnostico. Dunque, soprattutto per le aziende che vogliono cogliere la sfida dell’internazionalizzazione potendo contare su prodotti standard e localizzati, ottenere una soluzione su misura risulta sempre più semplice.
Eppure, molte organizzazioni – specie quelle meno strutturate – continuano a rimandare progetti di SAP System Conversion che porterebbero benefici immediati. Perché? «Spesso l’ostacolo principale è il Change Management. Passare da software legacy e in molti casi pesantemente customizzati a soluzioni standard suscita non poche remore. E poi c’è un tema di capacità di System Integration. Non tutti i reseller di tecnologia dispongono delle competenze necessarie a integrare le macchine presenti in azienda con le suite che propongono i vendor, così si tende ad agganciarle a sistemi di gestione del magazzino (Warehouse Management System – ndr) esterni. Questo porta inevitabilmente più complessità, limitando le soluzioni alle funzionalità di base e impedendo all’ecosistema di sprigionare tutto il proprio potenziale». A parlare è Dario Marini, Supply Chain Expert & SAP delivery manager di Beta 80 Group, tech company che sul fronte dell’implementazione di sistemi di magazzino e di Supply Chain Management ha scelto la tecnologia SAP, di cui è partner storico.
Accelerare la SAP System Conversion con un approccio integrato
«L’approccio che proponiamo ha tutto ciò che occorre per accelerare la SAP System Conversion e trasformare rapidamente il modo in cui le aziende gestiscono la Supply Chain – spiega Marini -.
Prima di ogni altra cosa, il processo viene integrato nella suite SAP Extended Warehouse Management, il che significa che siamo in grado di sviluppare un’interfaccia centralizzata e user friendly attraverso cui diventa possibile gestire le operazioni di magazzino, anche di grandi volumi, e far collimare la complessa logistica della Supply Chain con le procedure di stoccaggio e distribuzione. Si garantisce così la massima visibilità su ciascuna fase, anche e soprattutto in caso di automazione del magazzino, con la possibilità di introdurre regole di slotting intelligenti per ottimizzare l’utilizzo dello spazio, e lasciando comunque ampio margine per logiche di miglioramento continuo». È esattamente ciò che serve a chi ha sistemi informativi disomogenei gestiti da diversi fornitori, che implicano molteplici interfacce da monitorare e conseguenti rimbalzi di responsabilità, che rendono difficoltosa l’identificazione dei problemi.
In un progetto di SAP System Conversion gestito a quattro mani con un main contractor che opera a 360 gradi come Beta 80, a queste caratteristiche si aggiungono i vantaggi che derivano dal fatto di poter contare, per l’implementazione e l’evoluzione della piattaforma, su un unico interlocutore. Con in più la totale libertà di effettuare ulteriori integrazioni, per esempio inserendo nell’ecosistema tecnologie di automazione fornite – perché no – da altri vendor.
La roadmap per un progetto di SAP System Conversion di successo
«Nelle suite SAP, d’altra parte, c’è tutto quello che occorre per semplificare la gestione di impianti anche molto complessi – rimarca Marini -. Oltre a fornire in modo predefinito dashboard e control tower che fanno leva su un repository univoco per effettuare analisi end-to-end e attività di reportistica avanzate, SAP offre anche dati preformati, tool e connettori che consentono di integrare use case non nativamente previsti dalla suite. E potendo fare riferimento a un ampio catalogo di casi d’uso già messi in produzione in tutti gli angoli del globo, persino nel momento in cui si riscontra una criticità sul piano della System Conversion si può star certi che qualcun altro, altrove, l’ha già risolta».
Resta comunque da affrontare un iter tutt’altro che semplice: in che modo, dunque, è meglio procedere per garantire una migrazione non traumatica? «La prima mossa consiste nel disaccoppiare la parte logistica dal sistema ERP, evitando di sviluppare interfacce su misura sui vari gestionali – spiega il manager -. Ma ancora prima di muoversi, è essenziale chiarire quale è l’obiettivo finale della trasformazione, e disegnare una roadmap che preveda una serie di progetti con rilasci incrementali, ciascuno in grado di generare benefici tangibili fin dal rollout».
Secondo Marini, infatti, non conviene procedere con un approccio Big Bang: «Per garantire la scalabilità della piattaforma sono indispensabili analisi accurate dei processi esistenti. E per la SAP System Conversion, nell’ottica di semplificare lo scenario applicativo, consigliamo sempre di mettere preliminarmente in sicurezza la logistica prima di migrare le componenti relative all’amministrazione e adottare gli standard SAP».
Gestire il cambiamento: l’approccio consulenziale di Beta 80
Questo per quanto concerne l’ambito più tecnico della migrazione. Ma resta aperta la questione del Change Management, che tocca invece aspetti decisamente più umanistici. Dopo essere stata implementata, una piattaforma come SAP EWM deve infatti essere conosciuta, accettata e soprattutto utilizzata dalla popolazione aziendale.
«Ecco perché è fondamentale cogliere la spinta al cambiamento impressa dal top management o dalla proprietà ponendo precisi vincoli metodologici, che non solo tengano conto delle istanze dei collaboratori, ma che le includano nella definizione degli obiettivi della trasformazione – nota Marini -. Questo significa coinvolgere le persone, mettersi nei loro panni e, più di ogni altra cosa, far sì che l’adozione del nuovo sistema risulti semplice, in linea con le aspettative degli utenti senza mai banalizzare le richieste che arrivano dal fronte operativo».
Ma perché una System Conversion dell’apparato logistico abbia pienamente successo serve un altro ingrediente: «Il partner deve porsi come un consulente, il che significa che all’occorrenza bisogna anche saper dire dei no. È nell’indole umana tendere a replicare quello che già si conosce. Ecco perché non basta limitarsi a fare pedissequamente quello che richiede il cliente. Ponendo i giusti paletti, con estrema morbidezza, è necessario far valere sia la conoscenza del prodotto che si va a proporre sia la competenza sui processi che si intendono trasformare – avverte il manager -. E se una richiesta non è fattibile, o presuppone soluzioni differenti da quelle su cui siamo specializzati, noi preferiamo dirlo. Non dobbiamo obbligatoriamente vendere qualcosa, quello che ci interessa è fidelizzare il cliente, crescere con lui costruendo rapporti di lunga durata. E per ottenere questo risultato non possiamo far altro che promuovere in modo continuativo un approccio realmente win-win»
